Форма пояснювальної записки. Пояснювальна записка

Про те (приклад, зразок) людина задається цим питанням, у тому випадку, якщо порушила трудову дисциплінусвого підприємства, наприклад, запізнився працювати чи прогуляв робочого дня, а як і став мимовільним свідком недбалості робочого персоналу з виробництва. Однак якщо з якихось причин, співробітник не бажаєте цього робити, можна посилатися на закон трудового кодексу, згідно з яким працівник підприємства не зобов'язаний доповідати керівництву про порушення з боку інших співробітників. У такому разі роботодавцем складається певний акт, який свідчитиме про відмову.

Для того, щоб , необхідно дотримуватись відповідних вимог, а ось зміст пояснювальної записки законом не регламентується, в результаті написання пояснювальної записки відбувається в довільній формі.

Приклад пояснювальної записки або як правильно вона оформляється

1. Необхідно звернути увагу на обсяг пояснювальної, він не повинен бути більше ніж половина листа.За допомогою комп'ютера, ви зможете в майбутньому, уникнути не правильного трактування вашого почерку, в результаті чого позбавите читача від розшифровування записів. Якщо ж конфліктна ситуація, має серйозний характер, то для того, щоб написати пояснювальну записку, зверніться до професійному юристу, Він допоможе, правильно скласти, даний виддокумента.

2. Щоб текст у пояснювальній був сумбурним, скрупульозно підбирайте слова.Дотримуйтесь головного правила при написанні пояснювальної записки – послідовність викладу, лаконічність та чіткість. Написання слід починати з повного описущо склалася ситуації, вказуються обставини, склад учасників, а також час і дата подій, що відбуваються. Далі потрібно розповісти про причини, які призвели до цього порушення, а також пояснити вашу поведінку і аргументувати її, чому ви вчинили так, а не інакше.

3. Не варто забувати про правильному оформленнізаписки.У шапці вказується, кому адресована, дана пояснювальна записка і від кого: ПІБ та посада співробітника. Ставиться дата та розпис.

Корисні порадипри написанні пояснювальної записки

Постарайтеся, щоб написаний вами текст був однозначний, стриманий і послідовний. Будьте дуже переконливо, проте не виправдовуйтеся. Якщо це необхідно, визнайте свою провину, але обов'язково аргументуйте свої дії. Будьте об'єктивні, даючи оцінку ситуації, що сталася. Будь-що, не перекладайте відповідальність за те, що сталося, на своїх колег. Не використовуйте в тексті прохальну інтонацію - напевно, це не сподобається вашому роботодавцю, який безумовно налаштований на конструктивний лад.

Якщо за будь-яких обставин, вам знадобилося дізнатися, як написати пояснювальну записку(Приклад, зразок), скористайтеся порадами нашої статті, за допомогою них, ви зможете написати правильну пояснювальну і вийти з неприємно ситуації, що склалася, з найменшими втратами для вас, при цьому не забувайте, як ви поведете себе, так і будуть характеризувати ваш професіоналізм.

Завантажити зразок пояснювальної записки

пояснювальної записки може знадобитися у певних ситуаціях. Вміння правильно оформити пояснення буде не зайвим для кожного. Які неодмінні атрибути повинні бути присутніми у цій формі ділового листування?До як правильно писати пояснювальну ? Нижче ви знайдете відповіді на ці питання, основні правила складання пояснювальної записки, а також приклади пояснювальнихна роботу та до школи.

Як пишеться пояснювальна записка?

Пояснювальна записка- це особлива форма ділового документа, що застосовується у випадках, коли необхідна всебічна оцінка ситуації, для чого і беруться пояснення з учасників інциденту. Важливо розуміти, що Пояснювальна записка— це не те саме, що доповідна чи заява. Ви нічого не заявляєте, не просите керівництво розглянути якусь спірну ситуацію, не робите висновків, а просто відбиваєте те, що сталося.

Прикладами випадків, коли від вас може знадобитися написання пояснювальної записки, можуть бути запізнення, прогул, невиконання завдання або порушення термінів його виконання тощо.

При цьому не всі знають, як правильно пишеться цей документ. Для вирішення питання можна:

• задати пошуковий запит « як написати пояснювальну зразок » та спробувати вибрати серед результатів потрібний варіант;
• або просто скористатися нашими порадами та прикладами та дізнатися, як писати пояснювальнуз різних приводів.

І основним правилом буде те, що при складанні пояснювальної застосовуються типові правила ділового листування:

• діловий стиль викладу; відсутність ненормативної, просторічної лексики;
• стислість викладу, достовірність інформації, що викладається;
• документ пишеться від першої особи, пропозиції вибудовуються логічно, послідовно, у хронологічному порядку;
• наприкінці обов'язково проставляються особистий підпис та дата написання.

Форма та бланк пояснення — наскільки вони потрібні?

Бланк пояснювальноїофіційно не затверджено, тому пишеться вона зазвичай у вільній формі. Якщо ж ви не знаєте, як правильно писати пояснювальну на роботі(або в іншому місці), то вам може бути корисним , наявний на нашому сайті.

Однак слід врахувати і те, що локальними актами організації може бути встановлений свій бланк пояснення. Таке буває рідко, але законом не заборонено, і якщо там, де ви працюєте, такий бланк встановлений, то доведеться користуватися саме ним.

Зразок пояснювальної записки начальнику на роботу про запізнення або прогул

З правилами розібралися, тепер розповімо конкретно, як писати пояснювальну записку (зразок)на роботу. Припустимо, ви запізнилися або навіть взагалі не вийшли на роботу. Як написати пояснювальну записку начальникув цьому випадку?

1. У правому верхньому куті вкажіть ім'я керівника або іншої посадової особи, якій ви пояснюєте. Наприклад: «Директору ТОВ «Ромашка» Булочкіну Василю Леонідовичу».
2. Нижче, під адресатом, вказуєте своє ім'я та посаду: від старшого інженера Сидорова Петра Івановича.
3. По центру вказуєте найменування документа: "Пояснювальна".
4. В основній частині вашої пояснювальної записки йдеться про виклад конкретних фактів, які призвели до ситуації, що вимагає роз'яснень. Ось приклад пояснювальної: «21.01.2014 я не вийшов на роботу через те, що в мене вдома прорвало трубу холодного водопостачання. Викликавши аварійну службу, я вживав заходів для того, щоб зупинити потік води, а також мінімізувати збитки. З невідомих мені причин аварійна служба прибула на об'єкт лише за 4 години після дзвінка, тобто о 12:00. Ремонтна бригада перекрила водопостачання та приступила до ремонтним роботамо 12:30. У зв'язку з тим, що порив був сильним, загальна тривалість робіт зайняла 3,5 години, тобто закінчилися вони лише о 16:00. Весь цей час я не міг покинути квартиру через те, що живу один, і забезпечити доступ працівників у квартиру більше не було кому. Ремонтна бригада зібрала обладнання та поїхала лише о 16:30. Зважаючи на те, що робочий день закінчується о 17:00, я вирішив не виходити на роботу в цей день. Зателефонувати і повідомити про те, що трапилося, я не міг, тому що у зв'язку з снігопадами відбувся порив на лініях зв'язку, і стаціонарний телефон не працював, а мобільного телефонуя не маю. До пояснювальної додаю довідку, що підтверджує факт аварії і проведення ремонтних робіт».
5. У самому кінці пояснювальної записки про запізнення на роботупроставляєте дату подання документа та свій особистий підпис: «22.01.2014, Сидоров П. І.».

Ось так виглядає зразок пояснювальної записки. Далі вона передається на розгляд керівнику (уповноваженій посадовій особі), де він проставляє свою резолюцію щодо подальших дійщодо працівника. У разі якщо керівник приймає рішення про застосування щодо працівника заходів дисциплінарного стягнення, подана пояснювальна записка прикладається до справи як доказ.

Тепер ви знаєте, як писати пояснювальну на роботі, та наведений вище приклад пояснювальної запискидопоможе вам за необхідності правильно скласти цей документ.

Як писати пояснювальну записку до школи (приклад)

Пояснювальна записка до школи мало чим відрізняється від тієї, яку ми навели вище. Відмінність полягає лише в адресаті, яким може бути одна з наступних посадових осіб:

• класний керівник;
• директор;
• завуч.

Як правильно написати пояснювальнув цьому випадку?

У «шапці» ви напишіть, наприклад: «Директору гімназії №1 Баталову Сергію Сергійовичу». Від кого: від учня 10 «А» класу Іванова Максима Анатолійовича» або «від гр. Іванової Світлани Ігорівни» - у разі, якщо пояснювальна записка пишеться кимось із батьків учня.

В основному викладаються обставини, які вимагають пояснення. Важливо: якщо пояснювальна подається батьком, то в основній частині має бути відповідне пояснення.

Ось зразок пояснювальноїдо школи: «Я, Іванова Світлана Ігорівна, мама учня 10 «А» класу Іванова Максима Анатолійовича щодо пропуску їм занять 21.09.2014 року можу пояснити наступне. Коли син почав збиратися до школи, відчув себе погано, про що сказав мені. Вимірявши йому температуру, я з'ясувала, що її підвищено. У зв'язку з цим мені довелося звернутися до Швидку допомогу. Лікар надав допомогу, порекомендувавши синові спокій. Тому я наполягла на тому, щоб він пропустив заняття. На підтвердження своїх слів додаю довідку, видану фельдшером Швидкої допомоги».

Як бачите, жодних глобальних відмінностей між двома видами пояснювальних записок немає. Головне, не забувати, що перед тим як написати пояснювальнуспочатку потрібно розібратися, на чиє ім'я вона пишеться. За несерйозних порушень внутрішнього шкільного розпорядку спілкування між батьками та школою зазвичай протікає через класного керівника.

Письмове надання пояснень стає обов'язковим лише деяких випадках. Найпоширеніше – в оцінці поважності причин дисциплінарного проступку працівника (порушення працівником трудових, посадових обов'язків). Це вимагає процедура накладання дисциплінарного стягнення за ст. 193 Трудового кодексу(Далі – ТК РФ), яке може вилитися не тільки в зауваження або догану, а й у звільнення. Все залежить від обставин, у яких потрібно розібратися. Пояснювальна записка у разі документує, доносить до керівництва позицію працівника, його бачення ситуації, його аргументи.

Фрагмент документа

Трудовий кодекс РФ. Стаття 193 "Порядок застосування дисциплінарних стягнень"

До застосування дисциплінарного стягнення роботодавець повинен зажадати від працівника письмове пояснення. Якщо після закінчення двох робочих днів зазначене пояснення працівником не надано, складається відповідний акт.

Ненадання працівником пояснення є перешкодою застосування дисциплінарного стягнення.

Дисциплінарне стягнення застосовується пізніше місяця з дня виявлення провина, крім часу хвороби працівника, перебування їх у відпустці, і навіть часу, який буде необхідний врахування думки представницького органу работников.

Дисциплінарне стягнення не може бути застосовано пізніше шести місяців з дня скоєння провини, а за результатами ревізії, перевірки фінансово-господарської діяльності або аудиторської перевірки – пізніше двох років з дня його скоєння. У зазначені терміни не включається час провадження у кримінальній справі.

За кожен дисциплінарна провинаможе бути застосовано лише одне дисциплінарне стягнення.

Наказ (розпорядження) роботодавця про застосування дисциплінарного стягнення оголошується працівнику під розпис протягом трьох робочих днів із дня його видання, крім часу відсутності працівника на работе. Якщо працівник відмовляється ознайомитись із зазначеним наказом (розпорядженням) під розпис, то складається відповідний акт.

Дисциплінарне стягнення може бути оскаржено працівником до державної інспекції праці та (або) органів з розгляду індивідуальних трудових спорів.

Але пояснювальні можуть складатися і з інших причин, хоча при цьому зберігається аспект "необхідності виправдатися" (адже в інших випадках використовуються службові та доповідні записки). Наприклад, у ході розслідування обставин заподіяння шкоди майну роботодавця та визначення його розміру за ст. 247 ТК РФ.

Потреба письмових пояснень

Отже, «до застосування дисциплінарного стягнення роботодавець має зажадати від працівника письмове пояснення». Як бачите, закон не вказує точно, чи має вимога пояснень відбуватися в усному чи письмовому вигляді. Особливо складних випадках, коли і працівник, і роботодавець налаштовані дуже серйозно і мають намір йти, як то кажуть, до переможного кінця, роботодавець повинен запитати у працівника пояснення письмово, щоб потім мати можливість підтвердити дотримання процедури, запропонованої для накладання дисциплінарних стягнень статтею 193 ТК РФ (Приклад 1) . Затвердженої форми цього кадрового документа ніколи не існувало, тому в кожній організації його оформлюють на свій лад. Навіть вид документа для цього використовують різний (повідомлення, вимога, лист та ін.), хоча коректніше називати його саме «вимогою», тому що в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говориться у тому, що треба «вимагати» письмове пояснення. Повідомлення за змістом має інший відтінок – відбувається інформування і немає вимоги щось зробити. Лист – вихідний документ, який надсилається до сторонньої організації або фізичній особі, а працівник не така вже «чужа» людина.

Слід пам'ятати, що «дисциплінарне стягнення застосовується пізніше місяця з дня виявлення провина» (год. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт його виявлення підтверджується актом, а чи не вимогою. Тому від дати виявлення (яка в ідеалі має збігтися з датою складання акта) і слід відраховувати цей місяць, а не від дати запиту письмових пояснень.

Від дати вимоги відраховується інший термін – 2 дні для надання письмового пояснення (див. Приклад 3). Тому важливо як оформити вимога, а й довести, що його було вручено працівникові чи він відмовився від його отримання. Для цього внизу аркуша можна відразу зробити відповідні заготівлі (позначені цифрами 1 і 2 у Прикладі 1): якщо не оформляється перша (підпис про отримання вимоги), то оформляється друга (свідки підтверджують факт відмови працівника отримати цей документ, дана позначка позбавляє необхідності складати окремий акт із цього приводу).

Письмова вимога пояснень у працівника

Текст вимоги пояснень у працівника про причини відсутності на роботі та підпис

Розрахунок терміну для надання письмового пояснення причин дисциплінарної провини

Припустимо, робітник за недбалістю пошкодив майно роботодавця у понеділок 01.09.2014, тому були свідки і того ж дня було оформлено акт. 02.09.2014 робітнику висунули вимогу про надання письмових пояснень. Термін починаємо відраховувати з наступного дня:

• 03.09.2014 – 1-й день,
• 04.09.2014 – 2-й день (коли подання пояснювальної ще вважатиметься своєчасним),
• 05.09.2014 вже можна актувати факт ненадання пояснень.

Якби вимогу про надання письмових пояснень пред'явили працівникові у п'ятницю 05.09.2014, а субота та неділя у нього – вихідні дні (тобто у розрахунку 2-денного періоду не беруть участь), то термін своєчасного подання пояснювальної записки закінчиться лише у вівторок 09. .2014.

Щоб сумлінний працівник не заплутався у розрахунку даного терміну, краще одразу вказувати у вимогі конкретну дату, до якої пояснювальна записка має бути надана. Сюди можна додати і конкретний підрозділ/посадова особа, якій вона має бути віддана (див. другий абзац тексту вимоги з Прикладу 1). Адресат пояснювальної записки (на чиє ім'я вона складається, наприклад, генеральний директор) та особа, якій її слід передати (наприклад, секретар чи начальник кадрової служби), швидше за все, будуть різними людьми.

Якщо у працівника справді були поважні причиниповедінки, яка не сподобалася роботодавцю, і в цілому вони люди адекватні, боятися пояснювальної записки не варто – вона стане на захист «обвинуваченого». Тоді й чекати на письмову вимогу від роботодавця не потрібно. На його усне побажання краще відразу скласти пояснювальну записку, доклавши до неї максимум доказів своєї правоти. Підійдуть не тільки офіційні документи, згодиться навіть роздруківка з сайту новин про перебої в роботі гілки метро, ​​по якій дістається запізнілий. Якщо є конфлікт між співробітниками, то грамотно складена пояснювальна може навіть «перетягнути» керівництво на бік її автора.

На чиє ім'я пишеться пояснювальна записка?

Щоб точно відповісти на це питання, потрібно заглянути до Правил внутрішнього трудового розпорядку, які повинні діяти в кожній організації. Швидше за все, там написано, що працівник підпорядковується своєму безпосередньому начальнику та генеральному директору. Тоді й пояснювальну у разі чого працівник писатиме на ім'я або свого начальника, або генерального директора.

Локальними нормативними актами може бути встановлена ​​інша ієрархія: наприклад, члени робочої групи підпорядковуються керівнику цієї групи, як і раніше, що у ній різні підрозділи. Керівник групи може попросити письмові пояснення лише у разі, якщо провина пов'язані з роботою групи.

Таким чином, служба безпеки, менеджер з корпоративної культури, начальник управління з персоналу не вправі вимагати пояснень від працівників інших відділів, що не підпорядковуються їм, якщо це прямо не прописано в локальних нормативні актиорганізації. Щоправда, відповідні повноваження цим та іншим посадовим особам ще можуть делегувати генеральний директор наказом (наприклад, голові комісії з розслідування конкретного інциденту). Див. підписи в Прикладах 1 і 2, зазначені знаком оклику.

Від руки чи на комп'ютері?

Закон не зобов'язує писати пояснювальні записки від руки, їх можна набирати на комп'ютері. Але досвідчені кадровики вимагають від працівників пояснень, написаних лише власноруч. У разі трудового спору це допоможе роботодавцю захиститися від неправомірних дій із боку працівника, який може заявити, що його «примусили» підписати вже складений кимось текст.

Мінімально необхідний склад рукописних елементів, написаний рукою працівника на пояснювальній записці, такий:

• посада,
• особистий розчерк та
• І.О. Прізвище.

Обмежитися лише рукописним особистим розчерком не можна, т.к. деякі підписи графологічна експертиза не в змозі однозначно ідентифікувати як такі, що належать певній особі. А за цілими словами (на посаді та прізвища) це вже однозначно можна буде зробити.

Реквізити пояснювальної записки

Форма пояснювальної записки щодо вільна. Ніхто не вимагає від працівника досконального знання стандартів оформлення документів, вистачить дотримання необхідного мінімуму.

Зверху у правій частині аркуша в стовпчик пишеться інформація про те, кому і ким адресовано пояснювальну записку. Працівник має вказати своє структурний підрозділ, посада, а також повні прізвище, ім'я та по батькові. Назва виду документа - пояснювальна записка - пишеться по центру, через кілька рядків (зазвичай з великої літериабо лише великими літерами, як показано у Прикладі 4). У Прикладі 5 продемонстровано застарілий варіант, де найменування виду документа пишеться повністю дрібними літерами і після цього ставиться крапка, тобто. вся «шапка» як би могла бути прочитана єдиною пропозицією; такі варіанти оформлення раніше траплялися і в заяв.

«Шапка» пояснювальної записки

Застарілий варіант «шапки» пояснювальної записки

Обставини бувають різними, і вимагати від працівника стислості у пояснювальній некоректно. Записка може займати кілька аркушів паперу, містити пряму мову та читатись як хороший детектива може складатися і з одного рядка. Роботодавець немає права обмежувати співробітника у такому «творчості».

Ніхто не чекає від працівника до пояснювальних висновків та пропозицій, хоча й заборонити йому включити їх не вийде.

Зміст пояснювальної записки визначає лише працівник, якому потрібно її написати. Начальник немає права диктувати текст, говорити фрази типу «це – причина», вимагати переписати й іншими засобами проводити зміст документа. У деяких організаціях йдуть ще й складають типові тексти пояснювальних записок. Працівник має право вирішувати, чи використовувати їх чи писати пояснювальну самостійно. В його інтересах описати те, що сталося так, як він вважає правильним. Роботодавець, своєю чергою, зобов'язаний ознайомитися з будь-якими поясненнями працівника, подобаються вони йому чи ні.

Відмітка про наявність додатків

Пояснювальна складена. Що робити далі?

Роботодавець, отримавши пояснювальну записку, проставляє на ній реєстраційний номер документа і – в обов'язковому порядку – дату прийому.

Відповідно до ст. 193 ТК РФ, яку ми посилалися спочатку, у працівника є 2 робочих дні те що, щоб написати пояснювальну записку. Якщо після закінчення цього часу пояснення працівником не надані, роботодавець має право скласти про це відповідний акт. Щоб підстрахуватися від неправомірних дій з боку роботодавця, працівникові краще зареєструвати свою пояснювальну записку в канцелярії або у секретаря з проставленням на документі відповідної позначки, після чого забрати копію пояснювальної з цією відміткою. Інший варіант: працівник може написати пояснювальну у 2 примірниках, і один із них, після проставлення позначки про прийом, залишити у себе. Тоді ніхто не зможе сказати, що працівник не надав письмових пояснень у встановлений законом термін.

Пояснювальна записка- Документ, що обґрунтовує причини допущеного тим чи іншим співробітником порушення. Пишеться вона зазвичай або в добровільному порядку, або на запит керівника в тих випадках, коли співробітник підприємства в чомусь завинив (запізнився або взагалі не прийшов на роботу, з'явився в нетверезому вигляді, не виконав дане йому доручення і т.п.).

Навіщо потрібна пояснювальна записка

Як правило, порушення, які вимагають пояснення з боку працівника, є досить серйозними і можуть призвести до дисциплінарного стягнення, до звільнення. Щоб цього уникнути та чесно розібратися у ситуації, грамотний керівник просить надати письмові пояснення.

Пояснювальна записка може убезпечити співробітника у спірних ситуаціях у разі розбіжностей з роботодавцем, а також може набути статусу доказового документа у разі звернення будь-якої зі сторін до судової інстанції.

Кому адресувати пояснювальну

Найчастіше пояснювальну записку пишуть на ім'я директора підприємства. Але якщо компанія дуже велика, її слід писати безпосередньому керівництву (начальнику цеху, бригадиру, керівнику відділу тощо.). Зазвичай посаду людини, на чиє саме ім'я потрібно писати записку, регулюється «Правилами внутрішнього розпорядку», які мають бути у кожній організації.

Коли писати пояснювальну

Для написання пояснювальної записки встановлено певні терміни: трохи більше двох робочих днів із моменту інциденту. Саме тому роботодавець, складаючи письмову вимогу про надання пояснень, має поставити дату – звіт вестиметься саме з неї. Якщо в встановлений часпояснювальна записка нічого очікувати написана, роботодавець вправі застосувати до підлеглому будь-які заходи стягнення, адекватні провину у рамках закону.

Слід пам'ятати про те, що за одне порушення може бути застосовано лише одне дисциплінарне покарання і не пізніше ніж через місяць після встановлення факту допущеного порушення (факт встановлюється також письмово шляхом складання та реєстрації спеціального акту).

Правила складання пояснювальної записки

Пояснювальна записка пишеться у вільному вигляді. У ній обов'язково мають бути зазначені такі дані:

• відомості про підприємство,
• інформація про керівника і співробітника, що провинився,
• дата провини,
• пояснення.

Чим переконливішою буде основна частина, тим краще для працівника, як аргументи найкраще наводити доводи, які мають будь-які письмове підтвердження (наприклад при запізненні на роботу – довідку з медичної установи, або чек з автосервісу з датою та часом проведеного ремонту тощо) .п.). Також позитивну рольграє каяття в скоєному порушенні (якщо в ньому є пряма вина співробітника) і обіцянка надалі виправитися і не допускати подібних помилок.

У разі, якщо співробітник не бачить за собою жодної провини, це теж потрібно відобразити у пояснювальній із наведенням усіх необхідних доказів її відсутності.

Писати пояснювальну можна як від руки, так і друкувати на комп'ютері. Перший варіант краще і саме так вимагають оформляти документ досвідчені фахівці кадрових відділів та юристи. У будь-якому випадку, пояснювальна має бути завірена «живим» підписомспівробітника з обов'язковою «живою» розшифровкою.

Пояснювальну записку потрібно писати у двох примірниках, один із яких необхідно передати роботодавцю, а другий залишити у себе, але тільки після того, як роботодавець поставить на обох копіях відмітку про те, що пояснювальні були отримані.

Інструкція з написання пояснювальної записки

Пояснювальна записка з погляду норм і правил діловодства має цілком стандартну структуру і має викликати великих труднощів під час написання

У «шапці» документа правому верхньому кутку необхідно вписати відомості про адресата.

1. Спочатку тут вказується посада співробітника, на ім'я якого вона складається (директор, генеральний директор, начальник відділу, керівник групи тощо).
2. Потім пишеться повна назва організації, із зазначенням її організаційно-правового статусу (ІП, ТОВ, ЗОА, ВАТ), а також прізвище, ім'я, по батькові адресата.
3. Після цього точно також оформлюються дані про працівника (посада, назва компанії, прізвище, ім'я, по батькові).
4. Далі вказується населений пункт, де зареєстровано підприємства, і навіть дата написання заяви.

Потім по центру рядка необхідно написати найменування документа з коротким позначенням його суті (у разі «про запізненні працювати»).

Друга частина є основною. Тут потрібно обов'язково привести лише факти та причини провиниПри цьому слід постаратися дати коректне пояснення з чіткими формулюваннями та наведенням аргументів. Якщо є письмовий доказ невинності співробітника, слід також вказати. Багато і дуже докладно писати не треба – ніхто не читатиме кілька сторінок тексту, більше того, таке пояснення може спричинити негативну реакцію з боку роботодавця.

Заява необхідна підписатиз обов'язковим розшифруванням підпису та передати його або секретареві, або особисто до рук безпосереднього керівника.