Особиста картка п 2. Загальні відомості про працівника. Підстави припинення трудового договору

Особиста картка Т-2 заповнюється на працівників усіх категорій, прийнятих на роботу на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу

Форму особистої картки Т-2 затверджено постановою Держкомстату Росії від 06.04.01 № 26 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати (далі - постанова від 06.04.01).

Співробітник кадрової служби повинен мати на увазі, що правил щодо ведення особистих карток форми Т-2, за винятком Інструкції щодо застосування та заповнення форм первинного обліку пои документації з обліку праці та її оплати, затв. постановою Держкомстату Росії від 06.04.01 № 26, немає, тому зміст цієї статті можна як рекомендації, ніж як дотичне вимога до точного виконання.

Документи, необхідні оформлення особистої картки; кодування відомостей

Для заповнення особистої картки Т-2 кадровику необхідні такі документи працівника:

1) паспорт (чи інший документ посвідчення особи);

2) трудова книжка;

3) військовий квиток;

4) документ про закінчення навчального закладу:

5) страхове свідоцтво державного пенсійного страхування;

6) свідоцтво про постановку на облік у податковому органі;

7) наказ про прийом працювати.

Решта інформації вноситься виходячи з відомостей, повідомлених себе працівником.

При кодуванні відомостей в особистій картці Т-2 необхідно керуватися рядом правил із заповнення, визначених Стандартом з автоматизованих систем управління кадрами:

1. Якщо в поле кодування будуть внесені неправильні записи або відомості, що не належать до цього заповнення, форма Т-2 вважається зіпсованою і підлягає переписуванню. Тому рекомендується або вносити точні коди, або вносити їх взагалі до моменту здачі особистої картки Т-2 в архів.

2. За відсутності записів або при негативних відповідях ("не маю", "не перебуваю") частина даного реквізиту, що кодується, залишається порожньою. 1 3. При вказівці дат назва місяця пишеться повністю, рік записується чотирма цифрами; наприклад, 14 вересня 2004 р.

4. Кодуються дати арабськими цифрами у такому порядку: число/місяць/рік; наприклад, 23.04.1998.

При заповненні інших розділів картки необхідно керуватися Інструкцією, затв. ухвалою від 06.04.01 № 26.

Заповнення розділів форми

Найменування організації вказується повністю, наприклад, закрите акціонерне товариство "Енергобуди". Скорочене найменування вказується у тому випадку, якщо воно. закріплено в установчих документах. Збоку вказується ОКПО організації.

Табельний номер працівника повинен містити не більше шести цифр. Він присвоюється кожному знову прийнятому чи працюючому і змінюється за будь-яких переміщеннях працівника всередині організації до його звільнення.

Ідентифікаційний номер платника податків "л" номер страхового свідоцтва державного пенсійного страхування зазначається відповідно до свідоцтва про присвоєння ІПН та страхового свідоцтва державного пенсійного страхування.

У графі "Алфавіт" вказується перша буква прізвища працівника.

Характер роботи вказується: "постійно", "тимчасово" і т. л.

Вигляд роботи (основна, за сумісництвом) записується повністю.

Підлога позначається літерою "М" або "Ж".

Прізвище, ім'я, по-батькові записуються повністю "л розбірливо".

Дата народження встановлюється на підставі паспорта або іншого документа, що засвідчує особу, та повністю записується в текстовій зоні, наприклад "9 січня 1975 р.". При цьому код вказується так: 09.01.1975.

При вказівці місця народження слід враховувати наступне:

• довжина запису, включаючи пробіли та розділові знаки, не повинна перевищувати 100 символів;
• райони та області пишуться у родовому відмінку, без ком, з наступними скороченнями: місто - гір., село - дер., край -кр., округ - окр., область - обл., селище - сел., район - рн., станція – ст.;
• слова аул, кишлак, село, станиця пишуться повністю;
• код місця проживання визначається за загальноросійським класифікатором об'єктів адміністративно-територіального поділу. ОК 019-95, затв. ухвалою Держстандарту Росії від 31.07.95 № 413 (ОКАТО); наприклад, при народженні у Москві графі " Код " вказується: 45.

Громадянство записується без скорочень. Запис громадянства та її кодування здійснюється за загальноросійським класифікатором інформації про населення. ОК 018-95, затв. ухвалою Держстандарту Росії від 31.07.95 № 412 (ОКІН).

Заповнення графи "Громадянство"

Мови, якими володіє працівник, зазначаються повністю без скорочень. Ступінь знання мови у текстовій формі вказується так.

Відомості про знання мов

При кодуванні графи "Знання іноземної мови" вказується два коди, при цьому перший означає код мови, другий - ступінь його знання.

Наприклад: "Англійська - читаю та перекладаю зі словником" записується у графі "Код" як: 014 1.

Освіта записується та кодується відповідно до ОКІН та Загальноросійського класифікатора спеціальностей за освітою. ОК 009-93, затв. ухвалою Держстандарту Росії від 30.12.93 № 296 (ОКСО).

Відповідно до ОКИН освіта кодується в такий спосіб.

Іноді практично виникають проблеми з тим, як сформувати запис про освіту працівника, якщо воно не закінчено.

Відомості про незакінчену освіту

Дозволяються скорочення слів під час написання найменування навчального закладу, які не спотворюють зміст найменування. У разі, коли до найменування навчального закладу входить слово "імені", слід писати "ім"; якщо за цим йде слово "професора", "академіка" або інше, то слід писати "ім. професора", "ім. академіка" тощо. Ордени в назвах навчальних закладів не вказуються.

Усі відомості про освіту (кваліфікація, напрямок чи спеціальність) встановлюються на підставі диплома про освіту.

Вільні рядки у розділі про освіту призначені для назви та дати закінчення другої освітньої установи вищої чи середньої професійної освіти.

Якщо працівник закінчив два середні або два вищі навчальні заклади з різних спеціальностей, записуються обидва навчальні заклади. Кваліфікація за дипломом вказується у такому порядку:

• для вищих навчальних закладів – "бакалавр", "магістр", "фахівець". Для кваліфікації "бакалавр" та "магістр" вказується напрямок, а для кваліфікації "спеціаліст" - спеціальність;
• для середніх навчальних закладів - "технік", "товарознавець" та ін.

Професія (основна та додаткова) вказується повністю на підставі штатного розпису та наказу (розпорядження) про прийом на роботу. Вона кодується відповідно до Загальноросійського класифікатора професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів (ОКПДТР). Додатковою професією вважається така, що не збігається з основною професією, але може становити інтерес для організації.

Стаж роботи (загальний, безперервний, що дає право на надбавку за вислугу. років, а також право на інші пільги, встановлені в організації, тощо) розраховується на підставі записів у трудовій книжці та (або) в інших документах, що підтверджують відповідний стаж.

Стан у шлюбі записується та кодується згідно ОКІН.

Відомості про стан у шлюбі

У складі сім'ї вказуються лише члени сім'ї із зазначенням ступеня спорідненості. Найближчими родичами вважаються батько, мати, син, дочка, рідний брат, рідна сестра, особа, на вихованні якого перебував працівник, та інші найближчі родичі, які проживають разом із працівником.

Паспортні дані вказуються у суворій відповідності до паспорта. Адреса місця проживання записується за правилами місцезнаходження.

У тому випадку, якщо працівник не отримав трудової книжки в день звільнення через відсутність на робочому місці або з іншої причини, співробітник кадрової служби саме за вказаними адресами надсилає поштою повідомлення про необхідність з'явитися до відділу кадрів за трудовою книжкою (або висловити згоду на відправку її поштою) або запити про місцезнаходження працівника. Тому необхідно заповнювати обидві графи – та адресу місця проживання за паспортом та фактичну адресу місця проживання, а також номер телефону працівника або найближчих родичів.

Заповнення розділу про військовий облік

Основними документами, виходячи з яких заповнюється розд. 2 "Відомості про військовий облік" особистої картки Т-2 є:

• військовий квиток (або тимчасове посвідчення, видане замість військового квитка) - на громадян, які перебувають у запасі;
• посвідчення громадянина, який підлягає призову на військову службу.

Відомості про військовий облік

Після заповнення розділів "Загальні відомості" та "Відомості про військовий облік" працівник підписує особисту картку та проставляє власноруч дату для підтвердження згоди із внесеними відомостями. Співробітник кадрової служби ставить свій підпис, найменування посади та розшифрування підпису, підтверджуючи тим самим, що записи внесені їм власноруч на підставі поданих документів.

Внесення відомостей про прийом на роботу, про атестацію, оо9.. про підвищення кваліфікації, заохочення та ін.

При внесенні відомостей про прийом на роботу та переведення на іншу роботу необхідно заповнювати всі графи таблиці. Відомості мають бути внесені без скорочень

Відомості про прийом на роботу та переведення на іншу роботу заносяться на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу (форми Т-1 і Т-1а) та наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу (форма Т-5). Спеціаліст відділу кадрів під час заповнення цього розділу повинен знайомити працівника із внесеними записами під розписку.

При заповненні розд. 4 "Атестація" особистої картки заповнюються всі графи, а саме зазначаються:

• дата проходження атестації;
• рішення комісії, наприклад "перевести на посаду", "надіслати на підвищення кваліфікації" тощо;
• посилання на конкретний документ (як правило, це протокол результатів атестації) із зазначенням його номера та дати.

Графа "Підстава" може бути незаповненою або в ній може бути зазначений наказ організації про направлення співробітника на атестацію та/або наказ про затвердження результатів атестації.

Дані про підвищення кваліфікації записуються на підставі документів, що подаються при прийнятті на роботу або кадрів, що надходять з відділу підготовки. У розділі "Підвищення кваліфікації" зазначаються:

• дати початку та закінчення навчання;
• вид підвищення кваліфікації;
• найменування навчального закладу (інститут підвищення кваліфікації міністерства (відомства), факультет підвищення кваліфікації при вищому навчальному закладі, факультет підвищення кваліфікації при середньому професійному навчальному закладі, інститут удосконалення, курси підвищення кваліфікації при міністерстві (відомстві), курси підвищення кваліфікації при підприємствах та проектно-конструкторських організаціях, вищих та середніх установах професійної освіти, інститутах підвищення кваліфікації та їх філіях);
• вид документа (свідоцтво, посвідчення);
• графа "Підстава" може бути незаповненою або в ній може бути зазначений наказ організації про направлення співробітника на підвищення кваліфікації.

Аналогічно вносяться відомості про професійну перепідготовку із зазначенням спеціальності (напрямки, професії), за якою відбувається перепідготовка.

При заповненні розд. "Заохочення та нагороди" необхідно вказати види заохочення, що застосовувалися до працівника (як на рівні організації, так і на рівні міністерств та відомств), а також перерахувати державні нагороди.

Облік відпусток

У розділі "Відпустка" ведеться облік усіх видів відпусток, що надаються працівнику під час роботи в організації. Підставою для запису є накази про надання відпусток.

При заповненні таблиці з відпусток виходячи з наказу вноситься лише дата початку відпустки, дата закінчення вноситься " де факто " , коли працівник фактично повернувся з відпустки. Це пов'язано з тим, що у разі виклику працівника з відпустки або його переривання у графі "Дата закінчення" буде проставлено дату виходу співробітника на роботу, а не заплановану дату закінчення відпустки за наказом.

У цій же таблиці обов'язково відзначається відпустка без збереження заробітної плати. Він враховується при підрахунку стажу роботи, що дає право на щорічну основну оплачувану відпустку, оскільки згідно зі ст. 121 ТК РФ а нього не включається час надання працівнику відпустки без збереження заробітної плати тривалістю понад 7 календарних днів.

Аналогічно не враховується в стажі роботи, що дає право на щорічну основну оплачувану відпустку, та час відпусток для догляду за дитиною до досягнення нею встановленого законом віку.

Крім того, згідно зі ст. 121 ТК РФ зі стажу роботи, що дає право на щорічну основну оплачувану відпустку, віднімається час відсутності працівника на роботі без поважних причин, з т. Ч. внаслідок його усунення від роботи у випадках, передбачених ст. 76 ТК РФ.

Нижче зазначені можливі види документів, виходячи з яких співробітник відділу кадрів здійснює перерахунок цього стажу роботи (за ст. 76 ТК РФ).

Види документів, які є підставою для перерахунку стажу у разі усунення від роботи

У розділі "Додаткові відомості" для повноти обліку в необхідних випадках зазначаються:

• відомості про навчання на очно-заочних (вечірніх), заочних, екстернатних відділеннях установ вищого та середнього професійного навчання (слід також проставляти дати вступу до освітнього закладу та його закінчення):
• відомості про працюючого інваліда із зазначенням довідки МСЕК, групи інвалідності та дати її встановлення (зміни), причини інвалідності;
• висновок МСЕК про умови та характер праці.

Після звільнення співробітника з організації вносяться записи у розд. XI "Підстави звільнення", де вказується розшифровка підстави звільнення працівника відповідно до точних формулювань, наведених у ТК РФ, дата звільнення, номер наказу про звільнення.

При закритті особистої картки Т-2 співробітник кадрової служби ставить свій особистий підпис із її розшифровкою та зазначенням посади. Так само розписується сам працівник. Підпис працівника у разі підтверджує його згоду з усіма записами, внесеними до його особисту картку.

Зміна відомостей про працівника

При зміні відомостей про працівника до його особистої картки вносяться відповідні дані, які засвідчуються підписом спеціаліста відділу кадрів, а якщо зміни вносяться у розд. "Загальні відомості" та "Відомості про військовий облік", а також підписом самого працівника.

Зміни вносяться за тією ж схемою, що й у трудову книжку. З перших форм і під час запровадження у СРСР системи автоматизованого обліку кадрів розробили ОСТ " Стандарт по автоматизованим системам управління кадрами " . У ньому були викладені основні правила заповнення особистої картки. Як зазначено в ОСТі, "при зміні прізвища старе закреслюється і замість нього записується нове відповідно до представлених у відділ кадрів документів". Далі "всі наступні зміни даних про працівника (зміна місця проживання та ін.) відображаються в особистій картці працівником відділу кадрів". Повна заміна особистої картки не бажана з тієї причини, що надалі буде складно відновити всю картину цього співробітника.

Щодо зміни паспортних даних та стану у шлюбі, то може застосовуватися та сама схема - із закресленням.

В. МІТРОФАНОВА, канд. екон. наук, директор "Центру професійного розвитку"

• Кадрове діловодство та Трудове право

Є однією з уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати. Форму затверджено Постановою Держкомстату від 05.01.2004 № 1 . Незважаючи на те, що з 01.01.2013 застосування цієї форми не обов'язкове (Інформація Мінфіну № ПЗ-10/2012), вона продовжує широко використовуватися. І це не випадково, адже в особистій картці міститься вся необхідна для роботодавця інформація про своїх працівників.

Ті відомості, яких у особистій картці немає, можуть бути туди додані, адже роботодавець може змінити форму та зміст бланку Т-2. Для обліку інших даних про працівника роботодавець може також разом із уніфікованою формою заводити й інші картки. Наприклад, особисту картку водія, форму та зразок заповнення якої ми розглядали в окремому .

Важливо пам'ятати, що з збиранні і зберіганні особистих даних працівників необхідно забезпечувати .

Форма Т-2 (особова картка працівника): бланк

Для особистої картки працівника (форма Т-2) завантажити бланк можна за наведеним нижче посиланням:

Особиста картка Т-2 (бланк): у форматі Word.

Особиста картка (форма Т-2) складається з 11 розділів:

Форма Т2 «Особиста картка працівника»: зразок заповнення

Покажемо з прикладу заповнення особистої картки працівника Т-2.

Особисту картку працівника можна вести за формою, розробленою та затвердженою роботодавцем самостійно, або за уніфікованою формою Т-2, затвердженою постановою Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. № 1. Якщо роботодавець веде особисту картку за уніфікованою формою Т-2, він повинен внести до її всі відомості, передбачені цією формою.

При оформленні особистої картки формою № Т-2 застосовуються класифікатори інформації, у яких містяться, зокрема, коди заповнення осередків: ОКИН (Загальноросійський класифікатор інформації населення), ОКСО (Загальноросійський класифікатор спеціальностей освіти) та інші. Раніше кодування застосовувалося для обробки даних автоматизовано. Наразі необхідність у кодуванні інформації відпала. Якщо роботодавець ухвалить рішення не проставляти коди, комірки для кодів у картці необхідно залишати незаповненими. Прибирати їх із уніфікованої форми Т-2 не можна.

Зразок заповнення уніфікованої форми Т-2

У шапці бланка Т-2 необхідно заповнити найменування організації, код ОКУД, ОКПО. Далі – заповнити таблицю:

• дату складання особистої картки;
• табельний номер працівника;
• ІПН працівника;
• номер СНІЛЗ;
• алфавіт (перша буква прізвища працівника);
• характер роботи;
• вид праці;
• підлога працівника.

Основна частина картки складається з 11 розділів. У розділі I необхідно заповнити загальні відомості про співробітника:

• трудовий договір (номер, дата);
• ПІБ працівника;
• місце його народження;
• громадянство;
• знання іноземної мови;
• освіта співробітника;
• професія;
• стаж роботи;
• чи одружений;
• склад сім'ї;
• данні паспорту;
• адреса місця проживання (прописка та фактична адреса проживання).

Розділ II «Відомості про військовий облік» містить відомості про військове звання працівника, категорію запасу тощо.

У розділі III «Прийом на роботу та переклади на іншу роботу» необхідно заповнити такі пункти:

• дата, з якої працівник оформлений на роботу до компанії або переведено на нове місце роботи;
• структурний підрозділ;
• спеціальність, розряд, клас кваліфікації. Ця графа заповнюється відповідно до штатного розкладу та ОКПДТР;
• тарифна ставка, надбавка (якщо передбачено);
• основа;
• особистий підпис працівника.

Розділ IV «Атестація» складається з таблиці, у якій необхідно заповнити інформацію про результати атестації (якщо роботодавець проводить атестацію працівників).

Розділ V «Підвищення кваліфікації» містить відомості про професійну освіту, отриману працівником додатково.

Розділ VI «Професійна перепідготовка» містить відомості про додаткову професійну освіту, отриману працівником. Зазвичай у цей розділ вносяться відомості про навчання, яке працівник пройшов під час роботи у компанії.

Розділ VII "Нагороди, заохочення, почесні звання" містить відомості про нагородження працівника.

Розділ VIII "Відпустка" містить відомості про відпустки.

У розділі IX «Соціальні пільги» вкажіть інформацію про пільги, якщо вони є.

У розділі X «Додаткові відомості» вкажіть додаткову інформацію, якщо це необхідно.

У розділ XI «Підстава припинення трудового договору (звільнення)» внесіть інформацію про причину звільнення.

Так як в особистій картці передбачені підписи сторін трудового договору, а саме підпис самого працівника, що підтверджує його ознайомлення із відомостями, занесеними до особистої картки, її потрібно мати на паперовому носії. Можна вести особисті картки й у електронному вигляді, але у разі обов'язково мають бути паперові варіанти з підписами сторін.

Ознайомтеся із зразком заповнення форми Т-2, щоб коректно заповнити бланк та не допустити помилок. Зразок заповнення уніфікованої форми Т-2 наводимо вище.

Бланк форми Т2, або Особиста картка, входить до переліку кадрових документів, обов'язкових для ведення будь-якої організації. Відомості про співробітників, як діючих, так і звільнених, періоди роботи, інформація про професійну кваліфікацію та трудову діяльність - все це має містити правильно заповнена уніфікована форма Т2. Особиста картка працівника є кадровим документом законодавчо затвердженої форми і має бути заведена відразу після того, як узгоджено та підписано наказ про прийом працівника. Як правильно вносити відомості у цей документ? Яку інформацію обов'язково має містити особиста картка Т2?

Основні вимоги та особливості заповнення

Особиста картка заповнюється кожного працівника, включаючи сумісників, в одному примірнику. Картка Т2 є обов'язковою для заповнення в організаціях, однак для працівників, зайнятих у індивідуального підприємця, цей документ може вестись лише за бажанням роботодавця. Іншим винятком є ​​державні службовці, їм встановлено документація іншої форми.

Заповнення картки Т2, зразок якої представлено у статті, виконується відповідно до обов'язкових вимог, закріплених законодавчо:

Вся інформація вноситься до встановлених розділів, розбірливо та без скорочень.

Допускаються скорочення при зазначенні місця проживання або відомостей про освіту, але у загальноприйнятій формі, яка не спотворює значення відомостей.

Заповнена форма Т2 має містити коди, що відповідають загальноросійським класифікаторам: ОКІН, ОКАТО, ОКСО, ОКПДТР. Номерне позначення має бути внесено до спеціальної таблиці у правій частині рядка. Усі кодові позначення знаходяться у вільному доступі у друкованих довідниках, а також на сайті «Загальноросійські класифікатори».

При помилковому заповненні коду класифікації форма Т2 вважається недійсною, у разі потрібно завести нову особисту картку. Закреслення, виправлення в таблиці кодування не допускаються.

Зміни у трудовій діяльності або особистих даних співробітника повинні своєчасно відображатись у Т2. Усі внесені до особистої картки зміни засвідчуються підписом спеціаліста відділу кадрів.

Інформація вноситься до Т2 виходячи з підтверджуючих документів, наданих співробітником.

Слова та фрази «ні», «не був(а)», «немає», а також прочерки до бланку Т2 не вносяться - такі рядки залишають порожніми.

Підстави внесення відомостей про працівників

Особиста картка Т2 має бути заповнена на підставі наступних документів:

Трудовий договір із працівником;

Накази з організації: про прийом на роботу, переведення, надання відпустки, звільнення;

Паспорт (інший документ, що його замінює) працівника;

Документи, що підтверджують здобуту освіту, проходження курсів та інше;

Свідоцтво ІПН;

Військовий квиток.

Інші відомості (наприклад, ступінь володіння іноземними мовами) вказуються лише за словами співробітника. За необхідності роботодавцем можуть бути запитані інші документи, що підтверджують, відповідно до специфіки професійної спрямованості організації, а також встановленого внутрішнього регламенту.

Як заповнити заголовок?

Перша сторінка бланка містить відомості про працівника та рівень його професійної кваліфікації. Заповнення картки Т2 (зразок внесення відомостей наведено нижче) починається із вказівки найменування організації роботодавця у верхньому рядку бланка. Найменування вказується повністю відповідно до статутних документів організації. У кодувальній таблиці проставляються цифрові позначення ОКПО та ОКУД. Далі, в таблицю нижче вносяться такі дані:

Дата заповнення Т2 (арабськими цифрами);

Табельний номер, наданий працівнику при працевлаштуванні;

ІПН (на підставі свідоцтва ФНП);

СНДЛС співробітника;

У стовпці "алфавіт" проставляється перша буква прізвища співробітника;

Характер роботи, відповідно до умов у трудовому договорі: тимчасова, постійна;

Вид роботи: може бути або «основна», або для зовнішніх чи внутрішніх сумісників – «за сумісництвом»;

Підлога вказується літерами "Ж" або "М".

Після оформлення заголовка документа можна переходити до інших розділів, що включають первинне заповнення картки T2. Зразок внесення відомостей у заголовок:

Загальні відомості про працівника

Заповнення цього розділу починається із зазначення у таблиці «Трудовий договір» номера та дати трудового договору, укладеного із працівником. Далі заповнення картки Т2, зразок якої представлено нижче, проводиться у такому порядку:

1. У рядку «1» повністю зазначається прізвище, а також ім'я та по батькові працівника.

2. У рядку «2» у текстовому вигляді вказується дата народження. Приклад: "20 квітня 1981 р.". У таблиці ця дата кодується арабськими цифрами: «20.04.81».

3. Рядок «3» повинен містити інформацію про місце народження. Тут важливо керуватися такими вимогами:

При вказівці населеного пункту словами "місто", "селище", "область", "село", "район", "край" допускаються загальноприйняті скорочення: "обл.", "кр." і так далі. Приклад: «гір. Самара», «пос. Таїжний». Однак, позначення "станиця", "кишлак", "село", "аул" рекомендується вказувати повністю.

Загальна кількість знаків у рядку «3» не повинна перевищувати 100 символів.

Кодувальна таблиця заповнюється відповідно до Загальноросійського класифікатора територіальних утворень (з 2014 року - нова назва код ОКТМО).

4. Рядок «4» призначений для внесення відомостей про громадянство працівника на підставі паспорта. Вся наступна інформація цього розділу вноситься у суворій відповідності до коду ОКІН. Внести відомості слід так:

Громадянин Російської Федерації (до таблиці кодування вноситься позначення «1»);

Код «2» вказується за наявності у працівника подвійного громадянства, одна з яких громадянство РФ; запис про це виглядає так: «Громадянин Російської Федерації та іноземної держави»;

Для працівників, які є громадянами іншої держави, у таблиці кодування вказується код «3», у рядок «4» вноситься запис: «Іноземний громадянин»;

У разі, якщо працівник, є апатридом, у рядок вноситься «Обличчя без громадянства», до кодувальної таблиці – «4»;

5. У рядку «5» зазначається знання працівником іноземної мови та рівень володіння мовою. Кодування ОКІН передбачає три категорії, що характеризують рівень володіння листом та розмовною мовою іноземною мовою:

Код «1» - перекладає та читає зі словником;

Код «2» - читає та може пояснюватися;

Код «3» – вільно володіє.

Крім цього, ОКІН містить конкретні кодові позначення іноземних мов, які також повинні бути вказані в таблиці кодування. Таким чином, відомості у рядку «5» вносяться в наступному порядку: найменування іноземної мови – рівень володіння – кодове позначення мови та ступеня володіння ним (у таблиці). Заповнення картки Т2, зразок: «Німецька - Володію вільно» Код за ОКІН: 171/3.

6. Шостий рядок розділу "I" заповнюється виключно на підставі документів про освіту, наданих працівником. Приклад текстового позначення та відповідні коди ОКІН представлені в таблиці:

Приклад: “6. Освіта середня професійна - код ОКІН: 11»

Далі в нижченаведеній таблиці слід зазначити: найменування, серію та номер документа про освіту, наданого працівником, рік закінчення навчання, а також отриману кваліфікацію та найменування професії у точній відповідності до документа. У таблицю вноситься код професії ОКСО. Якщо працівником надано два документи про освіту, наприклад, середню професійну і вищу або першу і другу вищу, до Т2 вносяться відомості про всі наявні документи. Аналогічно до розділів IV - VI вноситься інформація про перепідготовку, атестацію, підвищення кваліфікації, отриманої працівником після працевлаштування.

Інформацію про незакінчену освіту слід внести в Т2, вказавши при цьому вид наявної освіти. Наприклад, для працівника, який проходить навчання на момент працевлаштування, слід внести відомості про освіту, яка була до вступу до навчального закладу; на підставі довідки з навчального закладу вказати, що працівник навчається нині, найменування навчального закладу та курс навчання. Подібним чином вносяться відомості, якщо працівник проходив навчання, але не закінчив навчання, а відрахувався (або був відрахований):

При пройденому навчанні менше трьох курсів слід зазначити лише освіту, яка була у співробітника до вступу;

Інформація про пройдене навчання, за умови закінчення трьох та більше курсів навчального закладу, вноситься до Т2 на підставі диплома (довідки) про неповну вищу освіту; при цьому вказується позначення «Неповна вища» та курс, з якого співробітник був відрахований;

7. У рядках «7» зазначається повне найменування основної та, якщо є, додаткової посади (професії) працівника, яку він обіймає в організації згідно з наказом про прийняття на роботу та штатним розкладом. Скорочення чи спотворення найменування не допускаються. У кодувальній таблиці розділу вказується код посади по ОКПДТР.

Стаж роботи

Вноситься відповідно до попередньої трудової діяльності співробітника, підставою служить трудова книжка. Якщо співробітник працевлаштовується вперше, у першому рядку «загальний» проставляються нулі.

Відомості про родичів працівника: кого необхідно вказати?

Заповнення цього розділу починається із зазначення сімейного стану працівника на момент працевлаштування. Слід уникати слів і фразеологізмів «заміжня», «у цивільному шлюбі», «співживає» та інше: рядок заповнюється формулюванням, визначеним загальноросійським класифікатором із зазначенням коду ОКІН.
При зміні сімейного стану поправки вносяться на підставі свідоцтва РАГС із зазначенням реквізитів документа.

Відомості про родичів, які безпосередньо проживають із співробітником, із зазначенням ступеня їх спорідненості, також слід внести до такого документа як особиста картка працівника. Зразок заповнення Т2 має такий вигляд:

Військовий облік

Інформація про придатність до несення військової служби заповнюється на підставі наданого військового квитка із зазначенням звання та категорії запасу, зазначених у документі. Інформація для пунктів 3-4 міститься на сторінці 3 військового квитка. Для співробітника, який ще не служив, але не має обмежень для служби, рядки залишаються незаповненими, з внесенням до рядка 2 позначки «підлягає заклику».

Ступінь придатності до проходження служби вказується на підставі приписного свідоцтва буквеним позначенням:

Годний з обмеженнями – Б.

Обмежено придатний - Ст.

Тимчасово не придатний – Г.

Рядок 8 розділу призначений для позначок «Знятий з військового обліку» із зазначенням причини, наприклад, за віком чи станом здоров'я.

Сторінка 3, розділ III

У цьому розділі вказується виключно інформація про переведення співробітника до іншого структурного підрозділу в рамках однієї організації (включаючи переведення в іншу місцевість) або про зміну посадових функцій. Вся інформація вноситься виходячи з наказів з організації із зазначенням реквізиту наказу (дата, номер).

Важливо пам'ятати! Вказувати відомості про зміну ставки або окладу, проведені без зміни посади працівника, у цьому розділі не слід.

З усіма записами, зробленими в цьому розділі, працівник має бути ознайомлений під підпис.

Відпустки та дні відпочинку працівника

Цей розділ заповнюється в міру надання працівникові відпусток відповідно до трудового законодавства та внутрішнього регламенту. У таблицю розділу необхідно внести реквізити наказу про відпустку, вид відпустки, кількість календарних днів. Для щорічної відпустки слід зазначити період, протягом якого даються відпускні дні, в стовпцях № 2, 3 таблиці VIII (особиста картка працівника). Зразок заповнення виглядає так:

Розділ X: Яку інформацію можна вказати?

«Додаткова інформація» - розділ, передбачений для відомостей, які можуть стосуватися трудової діяльності, але не вказуються в інших розділах бланку Т2. До такої інформації можна віднести, наприклад, наявність у працівника водійського стажу та посвідчення водія певної категорії, обмеження здоров'я (відповідно до медичного висновку) та інше.

Як правильно внести інформацію про звільнення

Останній розділ заповнюється останнім днем ​​роботи співробітника. Слід зазначити реквізити наказу, причину звільнення співробітника та завірити зроблений запис підписом кадрового працівника. З записами розділу XI співробітник також має бути ознайомлений під підпис.

Коли ухвалено рішення про те, що кандидат на вакансію працюватиме на даному підприємстві, і наказ на його прийом оформлений, спеціалістам кадрового відділу бажано скласти регістр особиста картка співробітника. Вона хоч і не належить до обов'язкових документів, які мають бути оформлені на працівника, але в деяких випадках законодавство потребує її наявності.

При вступі до організації працівник подає певний пакет документів, що підшивається до його особистої справи. Щоб узагальнити та зібрати всю наявну інформацію про нього в одному бланку, а згодом відображати відомості про його роботу, використовується особиста картка працівника.

При цьому, якщо здійснюється заповнення даного бланка на підприємстві, то картка має бути оформлена у відділі кадрів на кожного працівника, зайнятого як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом.

Крім цього, вона є регістром, який обов'язково необхідний для цілей військового обліку на підприємстві. Фахівці військкомату здійснюють контроль не тільки за правильністю оформлення, а й за повнотою та актуальністю інформації, що міститься в ній.

Бажано на підприємстві позначити відповідального для цього. При цьому також слід враховувати, що до картки занесено персональні дані, що підлягають захисту на підприємстві відповідно до законодавства.

Увага!Періодично працівник повинен перевіряти відомості, що фіксуються у його особистій картці, та підтверджувати їх правильність відображення своїм підписом.

Росстатом передбачено стандартизовану особисту картку т 2. Підприємству надано право на її основі створювати власний регістр обліку персональних даних.

У більшості програмних комплексів використовується уніфікована форма, яка заповнюється автоматично на основі даних, раніше внесених до програми.

Картка працівника і в паперовому, і в електронному вигляді повинна зберігатись у захищеному місці з фіксованим доступом. При цьому доступ до нього повинні мати лише затверджені керівником особи.

Важливо!Після звільнення працівника форма Т-2 передається для зберігання до архівної служби підприємства, у якій відповідно до законодавства вона має перебувати 75 років.

З яких документів заповнюється особиста картка?

Вся інформація, що міститься в картці, вноситься на підставі збираються. Вони можуть надаватися працівником або оформлятися на підприємстві.

На підставі яких документів може бути заповнена картка працівника форми Т-2:

• Основним документом, який слід відобразити у картці, є .
• Паспорт.
• СНІЛС.
• ІПН (при цьому цей документ не відноситься до обов'язкових, необхідних при працевлаштуванні).
• Атестат чи диплом про освіту.
• Військовий квиток.
• Дані про сімейне становище заповнюються виходячи з інформації, що міститься в , раніше оформленої співробітником (за її наявності) або представлених ним копій свідоцтв про шлюб, про народження тощо.
• Стаж роботи кадровик може взяти з трудового працівника, а за її відсутності (робота за сумісництвом) на підставі поданої працівником довідки з основного місця роботи, яка містить ці відомості.

Увага!Надалі до неї необхідно вносити інформацію на підставі наказів про прийом, про надання відпустки, переведення, заохочення, звільнення тощо.

Бланк та зразок особистої картки

Співробітника у форматі Word.

Завантажити у форматі Excel.

Завантажити .

Особиста картка працівника форма Т-2 зразок заповнення 2017

Розглянемо з прикладу форма т-2 зразок заповнення.

Спершу заповнюється шапка бланка. Сюди записується повна назва компанії та код ОКПО.

Потім записується дата оформлення документа, присвоєний табельний номер, коди ІПН та СНІЛЗ. Далі проставляються перша буква прізвища, характер роботи, вид діяльності (основна, сумісництво), стать працівника у вигляді букви.

Загальні відомості

Спочатку у двох графах праворуч вказуються реквізити укладеного із співробітником трудової угоди.

У графи 1-3записуються повні П.І.Б., дата та місце народження. У графах справа до даних вказуються коди по довідникам.

У графі 4проставляється громадянство.

Графа 5містить інформація про іноземну мову, якою володіє працівник та ступінь знання – наприклад, «володію вільно» або «Читаю та перекладаю зі словником».

У графу 6записується здобута освіта, назва навчального закладу, дані про здобутий підтверджуючий документ.

У графу 7заноситься найменування професії, за якою працює співробітник.

Інформація в графу 8заноситься із трудової книжки. Тут вказується стаж на фіксовану дату (зазвичай це момент оформлення).

Графи 9-10- відомості про перебування у шлюбі та найближчих родичів.

У графу 11записуються дані документа, що встановлює особу.

У графі 12слід відобразити адреси прописки та фактичний, а також контактний телефон.

Відомості про військовий облік

У цей розділ інформація вноситься тільки для працівників-чоловіків за даними військового квитка або приписного посвідчення.

У графу 1записується категорія запасу. Вона не заповнюється офіцерського складу.

У графу 2заноситься звання. Якщо співробітник лише збирається на військову службу, то в цьому полі проставляється «підлягає призову».

У графі 3вказується тип складу – медичний, солдати тощо.

У графі 4записується код набутої спеціальності.

У графі 5літерою від "А" до "Г" записується ступінь придатності до військової служби.

У графі 6вказується назва військкомату, де працівник перебуває на обліку.

У графу 7записують дані про стан обліку. Позначки тут потрібно робити лише олівцем.

У графу 8заноситься інформація про зняття з обліку.

Прийом на роботу та переклади на іншу роботу

Картка т2 містить інформацію про переміщення працівника між структурними підрозділами підприємства.

Тут записуються дата переказу, назва підрозділу та посади, відомості про зарплату на новому місці, інформація про наказ, згідно з яким проводилося переміщення.

Остання графа - це особистий розпис працівника, який він ставить на підтвердження ознайомлення із внесеною інформацією.

Атестація

Сюди записуються підсумки проведення для підприємства атестації. У першій графі відображається дата проведення. Далі зазначаються рішення комісії щодо цього співробітника та інформація про протокол проведення атестації.

Остання графа - підстава, вона може залишатися порожньою, або ж сюди заносяться дані наказу, яким ухвалено рішення провести атестацію в компанії.

Підвищення кваліфікації

В особисту картку працівника записується інформація про факти проходження співробітником курсів підвищення кваліфікації. У перші дві графи фіксуються дати, протягом яких проходили курси.

Потім вид перекваліфікації, назва навчального закладу, в якому проходили курси та інформація про документ, що підтверджує проходження курсів. Остання графа є підставою для перекваліфікації, зазвичай це дані про наказ, згідно з яким співробітник вирушив на навчання.

Професійна перепідготовка

Сюди записується інформація щодо проведення перепідготовки. Тут зазначаються період проходження перепідготовки, найменування професії, якою провозилася вона, інформація про документ, виданий на підтвердження навчання та підставу направлення на навчання.

Заохочення та нагороди

Сюди заносяться всі види нагород, які працівник отримує під час роботи у компанії (премії, грамоти, цінні подарунки тощо. буд.). У першу графу записується назва заохочення, а наступні – підстава (дані про наказ, який встановив факт видачі заохочення).

Відпустка

У цьому розділі особистої картки працівника записуються всі факти надання йому часу відпочинку. При цьому сюди необхідно заносити абсолютно всі відпустки - основну, додаткову, навчальний і т. д., незалежно від їх оплати.

Спочатку вказується найменування періоду відпустки. Далі записуються періоди робочого дня, протягом якого він надається (сюди, наприклад, вноситься робочий рік, протягом якого оформляється оплачувану відпустку), тривалість відпочинку і дати початку і завершення відпочинку.

Остання графа – підстава для відпустки, сюди записуються дані наказу, яким співробітнику надається відпустка.

Соціальні пільги

Сюди записується інформація у разі, коли співробітнику надаються умови праці, поліпшують його становище. Наприклад, якщо працівник має інвалідність 3 групи, то згідно із законом йому встановлюється скорочений робочий день.

У таблиці слід зазначити найменування пільги, потім відомості про документ, який підтверджує її. В останній графі записується підстава надання. Сюди, наприклад, можна заносити реквізити нормативного документа, який встановлює таку льготу.

додаткові відомості

Сюди вноситься якась інформація, яку не можна віднести до жодного з попередніх розділів, але вона дуже важлива. До такої можна віднести, наприклад, наявність прав водія. В цьому випадку в розділ записуються номер документа, категорія та термін їхньої дії.

Підстави припинення трудового договору

У цьому розділі закінчується складання документа форма т-2. Сюди інформація записується тоді, коли припиняє діяти трудову угоду із співробітником.

Кадровик при внесенні інформації повинен записати причину звільнення, дату та інформацію про наказ (дата його оформлення та номер). Зробивши це, кадровий співробітник перевіряє правильність внесення даних і підтверджує це своїм особистим підписом.

Важливо!З оформленим документом потрібно ознайомити працівника, який звільнився, який на підтвердження цього факту повинен підписати особисту картку працівника.