Розробка рекомендацій щодо зниження транспортних витрат тов "гардез". Як скоротити витрати на транспорт

Оптимізація транспортних витрат підприємства на власний та найманий автопарк має як загальні методи, так і деякі відмінності. Одна з відмінностей – можливість безпосереднього впливу на вартість доставки (тариф). Якщо компанія використовує власний транспорт, питання оптимізації транспортних витрат повністю у її веденні залежить від бажання його оптимізувати. Якщо ж компанія використовує найманий транспорт, то рівень впливу на тариф набагато нижчий. У статті ми розглянемо, як керувати цим процесом.

На наш досвід 2 з 3 компаній, які використовують найманий автопарк мають завищені тарифи. І це мало залежить від того, як формується сам тариф: він може бути найпростішим – 1 робочий день машини складає Х грошей, або розраховуватися за неймовірними формулами, які мають базовий варіант маршруту (він же мінімальна вартість на день) та масу надбавок за вартістю .

У кожній з цих компаній є як мінімум 15% (!) потенціал щодо оптимізації транспортних витрат на найманий транспорт, за рахунок зміни моделі тарифікації.

Розберемо приклад:

Під час укладання договору вартість залучення авто в день зафіксували: 35 $/маршрут для всіх маршрутів до 120 км плюс по 0,1 $ за кожний наступний км.

У умовах зрозуміло, що з зразок брали середній.

35$-23.5$=11,5$

Разом ми за кожен такий маршрут переплачуємо
(35$+(180-120)*0,1) — 38$ = 3$

Іншими словами, компанія платить більше, ніж отримує по-факту. Постає питання: Чому деякі компанії йдуть на такі умови?

Щоб проілюструвати це, давайте уявимо: підписали договір на постачання палива, в якому оплата пропорційна кількості 200 літрових бочок – по 200$ за кожну:

Тепер все просто - 4 бочки х 200 $ = 800 $

Але чи згодна оплачуватиме цю поставку компанія, якщо точно знає, що всередині

Логічно, що ні.

У цьому вся справа – компанії йдуть на подібні договори через те, що вони не мають надійного інструменту контролю.

Розуміючи це, вони будують тарифи так, щоб мати просту та прозору систему контролю наданих послуг (4 бочки х 200$ = 800$) та нічого, що переплатимо.

Інші компанії знаходять рішення у застосуванні автоматизованих інструментів контролю, що дозволяють прозоро та точно бачити всі витрати.

Розглянемо, як це працює з ABM Rinkai TMS:

1. Для розрахунку витрат за маршрут закладаються самі показники, які реально має машина. У нашому прикладі це 20$/день + 0.1$/km
2. Далі система будує оптимальний маршрут та автоматично підводить підсумкову суму транспортних витрат.
3. При виконанні маршруту водій використовує мобільний додаток до ABM Rinkai TMS , отримуючи навігацію за маршрутом та реєструючи фактичний трек за даними GPS.
4. Крім того, цей процес автоматично відстежується як співробітником наймаючої компанії, так і, при необхідності, співробітником власника авто.

В результаті є зрозуміла тарифікація та ефективний інструмент контролю, який надає абсолютно однакову інформацію за маршрутом (план-факт, своєчасність прибуття на точки доставки, тривалість часу в дорозі та на точках тощо). Такий формат обміну інформацією апріорі виключає 80% тертя у відносинах замовника та виконавця. Більше того, сам виконавець отримує безкоштовний інструмент контролю роботи своїх водіїв на маршруті.

Вибір тарифної моделі завжди залишається за замовником. Ми тільки пропонуємо інструмент, що дозволяє перетворити на гроші той потенціал, який є за фіксованих тарифів на найманий транспорт.

Оптимізація витрат на транспортному підприємстві

Транспортні витрати впливають вартість практично будь-якої продукції. При розростанні цього виду витрат у підприємства є лише три варіанти: збільшити ціну товару і цим знизити його конкурентоспроможність над ринком, залишити колишній рівень цін, але втратити частку прибутку, чи знайти резерви для оптимізації транспортних витрат. Безумовно, третій спосіб є найвигіднішим і кращим. Але як це зробити? Як оптимізувати витрати на транспортні послуги та забезпечити своєчасну та якісну доставку вантажів покупцям?

Автоматизація – ключ оптимізації витрат на транспортні послуги

Для оптимізації витрат на транспортному підприємстві насамперед необхідно покращити якість. Саме від ефективності планування залежить, чи вдасться доставити товар з оптимальними витратами: забезпечити раціональне завантаження транспорту, мінімізувати холостий пробіг та простої, знизити перевитрату палива, запобігти поверненню товару на склад через те, що водієві не вистачило часу на виконання замовлення. За нашими оцінками та оцінками наших клієнтів, автоматизація планування дозволяє заощаджувати до 25-30% на доставці товарів покупцям.

Організація транспортної логістики та оптимізація транспортних витрат за допомогою 1С:TMS

Для оптимізації витрат на транспортному підприємстві ми рекомендуємо використовувати рішення (1С: TMS). Ця система призначена для комплексного управліннятранспортною логістикою, включаючи автоматичне планування внутрішньоміських, міжрегіональних та мультимодальних перевезень, побудова складних ланцюгів постачання з використанням різних видів транспорту. Використання цих можливостей допомагає домогтися оптимізації транспортної логістики та транспортних витрат у найкоротші терміни.

Модуль 1С: TMS «Планування транспортування» дозволяє:

· Оцінювати потреби у перевезеннях та обробляти заявки на транспортування вантажів;

· підбирати оптимальний спосіб доставки з урахуванням характеристик транспорту, параметрів вантажу та умов його перевезення;

· Планувати раціональне завантаження транспортних засобів;

· Планувати рейси. Для формування багатоденних рейсів у системі використовується окремий профіль із розширеним функціоналом, передбачена можливість автоматичного складання графіка роботи та відпочинку водіїв;

· Складати маршрути з урахуванням геозон, відстані між точками, часових вікон та інших значимих факторів. Для візуального відображення гео-інформації та розрахунку планових показників маршрутів з урахуванням графів дорожньої мережі 1С: TMS тісно взаємодіє з гео-інформаційними системами (Інгіт, ГІС CetyGuide, Web-картографія та ін.);

· Попередньо розраховувати витрати на перевезення, а також планові показники маршрутів: пробіг транспорту, час проходження маршруту, час відвідування кожної з адрес тощо;

· Заповнювати дорожні листи та інші супровідні документи;

· Формувати маршрутні завдання та за натисканням однієї кнопки відправляти їх на мобільні пристроїводіїв.

Планувати перевезення можна як автоматично, так і в ручному режимі. Ручний режим дозволяє вносити коригування до вже сформованих транспортних завдань або планувати виконання заявок «з нуля» – формувати рейси, підбирати маршрутні завдання по карті, вибирати порядок відвідин контрольних точок та інші параметри перевезень.

Все це допомагає досягти оптимізації витрат на транспортні послуги: скорочується пробіг транспорту, як наслідок – знижуються витрати на ПММ та на транспортування вантажів загалом.

Оптимізація транспортних витрат і не лише

Але оптимізація транспортних витрат – це не єдиний результат автоматизації планування доставки. Крім цього:

Підходи до скорочення транспортних витрат залежать від галузі та особливостей бізнесу. В одних компаніях проводять аналіз поточних процесів та виключають ризики – наприклад, розподіляють транспортні потоки на складі. В інших перебудовують схему роботи з логістичними операторами; це особливо актуально, коли організація не має власного автопарку. Є й малобюджетні методи зниження витрат утримання комерційного авто. Яка стратегія виявиться оптимальною для вашої компанії?

Тетяна Бібікова,

керівник проекту, Sela

У цій статті ви прочитаєте:

• Як знизити витрати на транспортну логістику
• Як аналізувати бізнес-процеси та виключити ризики

Терміново перевірте своїх партнерів!

Ви знаєте, що податківці під час перевірки можуть чіплятися до будь-якого підозрілого факту про контрагента? Тому дуже важливо перевіряти тих, з ким Ви працюєте. Сьогодні Ви можете безкоштовно отримати інформацію про минулі перевірки Вашого партнера, а головне отримати перелік виявлених порушень!

Скорочуємо витрати за рахунок зниження аварійності власного автопарку

За даними опитування ДІБДР, найбільше побоювання у водіїв автотранспорту викликає поведінка учасників дорожнього руху. При цьому водії комерційного автотранспорту роблять найвагоміший внесок у збільшення кількості аварій. Компанії щорічно витрачають чималі кошти на «виховання» водіїв, встановлюють просунуті системи стеження, обладнають автомобілі хитромудрими гаджетами, але ефект або незначний, або його зовсім немає. Як без значних вкладень знизити аварійність та скоротити витрати на ремонт автотранспорту?

У зв'язку зі зростанням бізнесу та збільшенням кількості магазинів у компанії Sela значно ускладнилася система логістики. Залучення додаткового автотранспорту загострило проблему аварійності на дорогах. Як наслідок, витрати на транспорт та безпеку співробітників зросли. У зв'язку з цим було вирішено розробити заходи щодо зниження аварійності. За ідеями ми звернулися до закордонного досвіду.

З 1999 року багато компаній у світі використовують систему під назвою How am I driving? («Як я вожу?»). Вона дозволяє ідентифікувати водіїв, чия поведінка на дорозі знаходиться в зоні ризику, та своєчасно її скоригувати. В результаті вдається уникнути аварій та знизити витрати як компанії - власника транспортного засобу, так і її партнера зі страхування.

2014 року було створено спеціальний проект під назвою «ДТП — ні!». Пропоную докладніше розглянути досвід застосування цієї системи у російських умовах.

Досвід застосування системи "Як я вожу?"

На транспортний засіб наклеюється наклейка з написом: «Я — відповідальний водій! Порушую ПДР? Дзвони!» — і номером телефону, яким слід повідомляти про порушення водієм правил. Кол-центр працює цілодобово сім днів на тиждень. Того, хто зателефонував, просять докладно описати те, що трапилося, і вказати, яке саме правило порушив водій (за класифікатором ДІБДР). Крім того, до центру можна відправити відеозапис події.

• Логістика для інтернет-магазинів: 5 основних проблем

Потім звернувся просять оцінити тяжкість порушення за п'ятибальною шкалою; дані заносяться до спеціальної комп'ютерної програми. Фахівці нашої компанії перевіряють коректність фіксування дорожніх пригод (фільтр емоційного стану учасників ДТП) та відсівають свідомо неправдиві.

Після закінчення звітного періоду (день, тиждень, місяць тощо) компанії надається звітність про скарги та їх зміст по кожному водію транспортного засобу, що входить до системи.

Основи роботи системи

На рівні водія. Число ДТП знижується вже тому, що водії відчувають контроль, розуміють, що є частиною системи і двічі подумають, перш ніж порушити правила. У психології такий ефект називається Хоторнським: учасники експерименту (у нашому випадку — водії) усвідомлюють причетність до нього, тому старанніші й сумлінніші, ніж зазвичай.

На рівні організації. Керівник наприкінці місяця одержує звіт про скарги на кожного водія. Таким чином він бачить, хто з його співробітників практикує агресивний стиль водіння і знаходиться в зоні ризику. Тому він має можливість вплинути превентивно — а отже, запобігти ДТП, а не розбиратися з його наслідками. Це стосується не лише дорожніх пригод, але й численних штрафів, які отримують компанії як власники транспортних засобів.

Використання системи прямо впливає і транспортні витрати логістики.

Ефективність системи: досвід іноземних компаній

Зарубіжний досвід свідчить, що після закінчення 12 місяців роботи загальна кількість аварій знижується в середньому на 45%, а аварій із високим ступенем ушкоджень — на 60% порівняно з попередніми періодами за інших рівних умов. Після закінчення 24 місяців роботи компанії в середньому економлять 30% прямих витрат на рік, пов'язаних зі страхуванням, ремонтом та обслуговуванням транспортних засобів.

Проект функціонує протягом півтора місяця, і про аналітичні дані говорити поки що зарано. Однак ми сподіваємося, що до кінця року отримаємо результати, які можна порівняти з показниками іноземних компаній.

6 принципів оптимізації витрат транспортної логістики

Андрій Медведєв,

генеральний директор, «Промислові силові машини»

Основне завдання логістики у промисловій компанії – безперебійне забезпечення виробництва з мінімальними витратами. Розв'язання цього завдання залежить від двох факторів: плану продажу та завантаження виробництва. В ідеалі різниця між плановими та фактичними показниками закупівель (поставок) не повинна перевищувати 5%. Щоб досягти цього, необхідно грамотно організувати процес постачання комплектуючих.

У нашій компанії управління витратами в логістиці організовано так: на планування закупівель впливає обсяг двох типів продукції — серійної та виготовленої за індивідуальним проектам. Ми виготовляємо понад 300 серійних моделей, причому дрібносерійні можуть виготовлятися та поставлятися по дві штуки на місяць, а великосерійні – по 15-20. Кількість визначається попитом і, очевидно, впливає закупівлі комплектуючих — двигунів, генераторів та іншого. Виробництво серійної продукції вимагає глибокої автоматизації процесу закупівель, що дозволяє заздалегідь знаходити постачальників, планувати способи доставки та зберігання комплектуючих.

Індивідуальні проекти створюються з урахуванням конкретних завдань замовника; до речі, свого часу цей напрямок діяльності і ляг в основу нашого бізнесу. Такі розробки вимагають складного конструювання та дуже ретельного підходу до вибору постачальників.

Економія за рахунок залучення сторонніх компаній

Нашій компанії вигідніше залучати найманий транспорт: зараз у нас не такий великий обсяг вантажів, щоб утримувати автопарк. Однак до 2017 року плануємо наростити обсяг виробництва та не виключаємо можливості придбання власного транспорту.

Для доставки комплектуючих та власної продукції ми користуємось послугами транспортних компаній. Серед наших партнерів - як власники вантажного транспорту, які працюють без посередників, так і компанії-експедитори, які організовують транспортування із залученням третіх осіб. До послуг останніх ми вдається частіше, оскільки вони мають у своєму розпорядженні великі бази перевірених перевізників і можуть підібрати потрібний варіант в стислі терміни. Крім того, існують спеціалізовані інтернет-ресурси, пов'язані з вантажоперевезеннями, наприклад, «АвтоТрансІнфо». До них ми теж звертаємось досить часто. Тут можна розмістити заявку і дуже швидко знайти відповідного перевізника.

Доцільніше використовувати найманий автотранспорт при доставці великих обсягів вантажів, оскільки потрібно наймати кількох перевізників. Ми скористалися послугами сторонньої організації, коли відправляли одинадцять великогабаритних електростанцій для компанії «Новатек» до Нового Уренгою на газоконденсатні родовища.

За вибір перевізників відповідає відділ управління транспортної логістики. Він повністю організує доставку комплектуючих від постачальників (їх понад 3000) та готової продукції замовникам (понад 2000).

Основні правила зниження витрат на транспортну логістику

Ми намагаємося мінімізувати кількість посередників під час замовлення послуг. Це зручно і з погляду економії часу під час перевезення, припустимо, нестандартної великогабаритної продукції. Коли послуги пропонують нові транспортні компанії, ми перевіряємо своєю базою перевізників, з ким вони працюють.

Зниженню витрат логістики сприяє оптимальне завантаження транспорту. Звичайно, перевезення одного дизельного генератора обійдеться дорожче, ніж кількох одиниць продукції. Тому наш відділ транспортної логістики узгоджує свою роботу з департаментом продажу та департаментом матеріально-технічного постачання, щоб забезпечити максимальне завантаження транспорту. Щоправда, іноді ми робимо винятки з цього правила, виходячи з потреб клієнта, наприклад, коли при великому замовленні він просить поставити швидше якусь частину продукції.

Третій спосіб управління витратами у логістиці – це консолідація вантажів. Як правило, ми плануємо її, коли визначається склад закупівлі. Наприклад, при закупівлі імпортних комплектуючих перевізник збирає вантажі різних країнахта містах Європи та доставляє на один склад у Прибалтиці, Польщі чи Німеччині, а звідти об'єднане замовлення вирушає до нас на виробництво, Ярославську область. Це особливо зручно при доставці дрібних товарів.

Наступним способом, який ми використовуємо, є відстрочення платежу за доставку від одного до двох місяців. На поступки переважно йдуть постійні партнери. Такий інструмент необхідний у зв'язку з тим, що ми самі виробляємо продукцію для замовників в основному на умовах післяплати.

І останній спосіб – оптимізація маршрутів. Здебільшого зміни зазнають маршрути, якими доставляються імпортні вантажі, — найчастіше через ситуацію на митниці призначення та тарифної політики митних складів.

Зараз у нас виникли труднощі на Балтійській митниці з узгодженням митної вартості і, отже, податків та мит. Тому шукаємо альтернативні маршрути і, можливо, вже найближчим часом доставлятимемо вантажі морем або в обхід портів Санкт-Петербурга — через Котку, Клайпеду чи Таллінн, або транзитом через Санкт-Петербург до Ярославля.

Ми вже перевели на Ярославську митницю усі свої автомобільні маршрути із Європи. В результаті брокерські та складські витрати скоротилися в 1,4 раза. Основні переваги: ​​близькість митного складу та нашого виробництва, прийнятні тарифи на брокерські та складські послуги та вартість доставки, а також можливість безпосередньої участі наших спеціалістів у процесі митного оформлення.

Ще один аргумент на користь зміни маршрутів – розцінки на різні видитранспорту. У останнім часомрозвивається дорожня інфраструктура Забайкалля, навіть попри торішню повінь у Хабаровському краї. Все більше компаній пропонують автоперевезення на Далекий Східза подібними цінами. Ми переконалися, що така доставка вигідніша за залізничну: вона швидше і обходиться на 20-30% дешевше.

Скорочуємо витрати за рахунок грамотного вибору компанії-партнера

Олександр Ключенко, генеральний директор, "ВедТрансСервіс"

Перш ніж вибрати логістичну компанію, проаналізуйте, із чого складається вартість її послуг. Стартова ціна вантажоперевезення може бути цілком привабливою, але в порядку «компенсації» до неї додадуть оплату кількох днів зберігання, додаткової послуги, не зазначеної раніше, ще одного огляду на терміналі тощо. Такі компанії не націлені великі обсяги і спрямовані не так на формування позитивної репутації, але в погоню за довгим рублем.

• Стимулювання персоналу: матеріальне та нематеріальне

Можна звернутися до спеціалізованої логістичної компанії з комплексом послуг, розробленим з урахуванням особливостей вантажу окремого замовника. У таких компаній вартість транспортування дорожча, ніж у універсального перевізника, але замовник буде спокійний, довіряючи вантаж партнеру, який має досвід роботи з вантажами певної категорії. У випадку з універсальним перевізником, як правило, виникає безліч супутніх і неврахованих витрат, про які стає відомо лише після завершення перевезення.

Однак необхідно пам'ятати: пропозиція якісного перевезення за дуже низькою ціною має викликати підозру. У цьому випадку експедитор може компенсувати витрати або за рахунок збільшення обсягів та залучення низькокваліфікованого персоналу (через що, природно, знижується якість робіт), або шляхом здійснення незаконної діяльності.

Інформація про авторів та компаній

Тетяна Бібіковазакінчила НДУ ВШЕ за спеціальністю «менеджмент». Вісім років працювала у сфері підбору персоналу, пройшла шлях від стажистів до директора департаменту. Успішно займалася підбором топ-менеджерів та представників рідкісних спеціальностей. 2014 року очолила проект «ДТП — ні!».

Selaспеціалізується з виробництва одягу. Компанія заснована у 1992 році. У Росії понад 400 магазинів у 300 містах; представництва відкриті у дев'яти країнах. Штат - 1500 співробітників. Офіційний сайт - www.sela.ru

«ВедТрансСервіс»- Транспортно-логістична компанія повного циклу. Надає послуги з оформлення транспортної документації, страхування вантажів, митному оформленню. Офіційний сайт - www.vedtransservis.com

Андрій Медведєвзакінчив Ярославський державний університет ім. П. Г. Демидова. Працював у ТД «Автодизель» провідним спеціалістом відділу продажу та заступником начальника відділу маркетингу. Був одним із ініціаторів створення інжинірингової групи «Промислові силові машини».

ДК «Промислові силові машини»спеціалізується на інжинірингу та виробництві спеціального обладнання на базі дизельних двигунів. Провідний російський виробник дизельних електростанцій та насосних установок. Заснована у 2005 році. Штат - 300 співробітників. Офіційний сайт - www.powerunit.ru

Єгменова Наталія Олексіївна ,

Дуже важливо розуміти, що економія – це просто скорочення видатків. У той час як оптимізація має на увазі прагнення до усунення всіх видів втрат і раціональний розподіл витрат з мінімальними втратами в рівні та якості наданої послуги.

Основними статтями витрат на корпоративний транспорт є:
· Купівля;
· ПММ (паливо, олії, гальмівні та охолоджуючі рідини);
· ТО, поточний та капітальний ремонти;
· Страхування автотранспорту;
· Забезпечення витратними матеріалами (омивачі, щітки, аптечки, вогнегасники тощо), автомобільні шини (купівля, зберігання, утилізація), миття;
· Медогляди та підготовка ТЗ для виходу на лінію (навчання персоналу);
· Паркування;
· ДТП, штрафи за порушення правил дорожнього руху.
«Важковаговиками» у цьому переліку, якщо не брати до уваги купівлю транспорту, звичайно, є ПММ та ремонти.
Причини збільшення витрат:
· Недосконала система управління та контролю автотранспорту;
· Безграмотне управління та низький професійний рівеньперсоналу;
· Шахрайство;
· Необережне (халатне) ставлення до майна компанії та байдуже ставлення до процесів, що відбуваються в компанії.
Внаслідок вищевказаних причин компанія має нецільове та нераціональне використання транспорту.

на початковому етапінеобхідно провести загальний аналіз та отримати розуміння, як формуються витрати на транспорт. Насправді це розуміння не завжди є. Багато компаній мають бюджет, є планування коштів (зазвичай, за підсумками вже наявних витрат +/- 5-10 %), але немає чіткого розуміння, потім за фактом витрачаються кошти.

Ø Тиждень тому машина компанії прийшла із ремонту. Я достеменно знаю, що в ній ремонтували? Я впевнений у необхідності цього ремонту і в тому обсязі, в якому він проведений? Чому? Я впевнений(а), що кошторис на ремонт адекватний, а не міг бути нижчим?

Ø Компанія заплатила за бензин минулого місяця 100 000 рублів. Чому? Скільки реально проїхали водії минулого місяця? На цей пробіг справді потрібно було заправити бензин на 100 000 тисяч рублів? Я це точно знаю?
Ø Вартість того паркування, де залишає на ніч водій автомобіль, справді відповідає тій сумі, яку він озвучив? І чому компанія платить готівку? Чому не укладено договір?
І цих питань можна поставити сотні, головне відповісти на них саму собі чесно та зрозуміти, де потрібно працювати та оптимізувати процеси.
Необхідно провести тотальну перевірку всіх документів щодо експлуатації та обслуговування транспорту. І почати варто з дорожніх листів.

Незважаючи на те, що є законодавчі акти, які регламентують та описують, як заповнювати даний документвін часто заповнюється неправильно.Основних причин дві: неписьменність та шахрайство. Тому при перевірці необхідно звернути увагу наскільки повно та правильно заповнюються дорожні листи в компанії в принципі, чи робляться відмітки про проходження передрейсового та післярейсового медичних оглядів, а також відмітки уповноваженої (навченої) особи про випуск на лінію. І особливо необхідно звернути увагу на графи: свідчення спідометра (вихід на лінію/приїзд у гараж), витрата палива. На зворотному боці важливо вивчити маршрути руху, час простою, пробіг конкретним маршрутом, час у дорозі.

Далі чиста математика! Починаємо просто вважати вибірково або всі дорожні листи за певний період. Необхідно провести розрахунки та перевірити загальний пробіг за день спідометром та за сумою маршрутів. Проаналізувати час у дорозі та час простоїв між маршрутами. Для розуміння ситуації можна перевірити маршрути по карті як з урахуванням пробок, так і без урахування. І, звісно, ​​аналіз витрати палива – зрозуміти, скільки реально витрачається. Точніше сказати, скільки витрачається згідно з дорожніми листами, а далі ці дані порівняти як з характеристиками транспортних засобів, так і з рекомендаціями Мінтрансу.

Необхідно звернути увагу на посадові інструкції водіїв, керівників транспортних підрозділів та працівників відповідальних за транспорт. Також тут часто присутній формальний підхід, не прописуються чітко обов'язки та відповідальність. Важливо з'ясувати, чи оформлявся Акт прийому-передачі транспортного засобу водію чи іншій особі. Чи для всіх водіїв оформлені дані документи і це лише документ бухгалтерського облікучи існує ще форма акта, де відображено, у якому стані передано автомобіль співробітнику, є опис автомобіля, його пошкоджень чи фіксація їх відсутності, його стан на момент передачі?

Обов'язково, у рамках перевірки документації, необхідно вивчити журнали та картки. Також часто ситуація, коли вони відсутні, або вони не ведуть належним чином. Перелік даних журналів досить великий, але це дуже важливі документи, оскільки багато з них стосуються безпеки і повинні вестись згідно із законодавством (журнал інструктажу на робочому місці, журнал інструктажів з техніки безпеки, журнал з проведення інструктажів з водійським складом з безпеки дорожнього руху, журнал передрейсового та післярейсового медичного огляду, журнал обліку ДТП тощо). Крім того, дані журнали та картки допомагають вести облік різних заходівз обслуговування транспортних засобів та витратних матеріалів та документів (картка обліку роботи автомобільної шини, журнал обліку дорожніх листів, журнал обліку несправностей, журнали обліку та реєстрації видачі різних документів та матеріалів тощо).

Дуже важливо в рамках перевірки документів проаналізувати звітні та документи, що закривають. Необхідно визначити для себе за який період (місяць, квартал тощо) вивчатимуться дані документи. Далі важливо зрозуміти, чи відповідають ці документи здійсненим оплатам за певний період, і якщо ні, чому.

Крім того, необхідно на підставі даних документів провести серйозний аналіз закупівель та їхню обґрунтованість. Які послуги та товари купуються за готівку, а які - по безготівковому? Провести перевірку проведених ремонтних та обслуговуючих робіт та заходів, провести аналіз їх вартості. Звернути увагу на частоту проведення ремонтних робіт та заходів, особливо якщо вони повторюються. Важливо зрозуміти, наскільки це можливо, обґрунтованість проведених робіт. Буває таке, що провели ремонт якого-небудь вузла, а в замовлення-наряді вказані додаткові роботи або запчастини, які до цього вузла не мають жодного відношення або в рамках проведеного ремонту несправність вказана одна, а якщо дивитися на роботи чи запчастини, то виходить, що поломка має бути зовсім іншою.

Для отримання повної картини, яка ситуація з транспортом у компанії, крім вивчення та аналізу всіх документів та логістики поїздок, необхідно провести аналіз ринку на аналогічні товари та послуги в галузі експлуатації та обслуговування транспорту. В результаті цієї роботи зрозуміти, чи завищена вартість товарів та послуг, які отримують компанія, чи все надається за цілком адекватною ціною.

У процесі вивчення вище зазначеного матеріалу велика ймовірність того, що багато викличе подив і подив, а може навіть злість. І на одне запитання отримавши відповідь, останнє викличе ще більше запитань. Але вставши на цей шлях, до цього потрібно бути готовим. Потрібно бути готовим до протидії персоналу. Потрібно бути готовим почути такі фрази, як: «у нас так заведено», «так було завжди» тощо. І треба розуміти, що про кожну свою знахідку не обов'язково доповідати підлеглим, бо важливо отримати повну картинутого, що відбувається. І коли вона, нарешті, отримана, необхідно визначити напрямки, де найбільші проблеми, де необхідно насамперед проводити заходи щодо оптимізації. Тобто виявити зони особливої ​​уваги. Наступний етап - визначення кроків щодо оптимізації. Що має бути зроблено у кожному напрямі.

Отже, визначивши подальші кроки щодо оптимізації, починаємо їх реалізовувати. Важливо максимально швидко (наскільки це можливо) перейти на безготівкову систему оплати всіх послуг і товарів. Необхідно повністю виключити ходіння готівки.

Паралельно розпочинається робота з наведення порядку у документації та формуванні пакета документів, що відповідають вимогам законодавства та інтересам компанії, а саме розробка та впровадження регламентуючих документів. У цих документах має бути детальне відображення кожного кроку, кожного процесу. Необхідно виключити будь-яку можливість двоякого тлумачення чи можливість дії на власний розсуд. Необхідно регламентувати та зафіксувати чіткий опис заповнення всіх документів, що стосуються транспорту, зафіксувати всі терміни (заповнення документів, надання документів, подання заявок, повідомлення про події чи інші події тощо). Провести роботу з аналізу актуальності чинних нормативів (витрати палив, терміни експлуатації, ТО тощо) та відповідності їх чинному законодавству. У разі потреби визначити та зафіксувати нові норми.

Можливо, необхідно провести серйозну роботу з розробки та впровадження нових посадових інструкцій, які повинні містити максимально повний опис обов'язків водіїв та працівників, які забезпечують роботу транспорту. Також не зайвим буде відображення у них наявності матеріальної відповідальності згідно з ТК РФ.

Якщо в компанії не збудовано систему замовлення транспорту або в процесі аналізу з'ясувалося, що вона потребує реорганізації, необхідно провести відповідні заходи. Насамперед, якщо немає системи заявок, вводити. Визначити терміни та форму подання заявок, кому мають подаватися ці заявки, і все це зафіксувати внутрішнім нормативним документом. Також важливо визначити коло співробітників, яким може надаватися корпоративний транспорт, а кому воно не належить у принципі. Дуже часто буває, що в компанії користуються «розгінними» машинами не ті, кому вони справді необхідні по роботі, а ті, хто має гарні стосунки з керівником транспортного відділу або, як завжди, «історично склалося». Якщо є потреба, цей перелік також можна зафіксувати в регламенті.

Ø Поїздки в одному напрямку різних замовників та їх поєднання;

Ø Робочий час водія, час його обіду та час остаточно повернення до гаража, який має, по суті, співпадати із закінченням робочого дня, згідно із законодавством;
Ø Погодні умови, які можуть вплинути на час у дорозі (сніг, туман, крижаний дощ тощо), сезонність (напередодні свят; влітку машин менше, але в п'ятницю багато хто їде на дачі; з початком навчального року кількість машин збільшується і т.п. .п.), складності напряму (будівництво естакад, ремонт доріг тощо);
Ø Вилучення позапланових поїздок, привчати співробітників до «планової економіки».

Усі викладені заходи не спричиняють забій будь-яких додаткових витрат. Але є думка, що витрати неможливо знизити, не витративши на це жодної копійки. І це твердження цілком можна вважати обґрунтованим з одним застереженням: витрати неможливо знизити з максимальною ефективністю, не витративши на це жодної копійки. І цю максимальну ефективність можуть дати системи моніторингу транспорту. Ці системи також можуть називатися навігаційні системи, супутникові системи, багатьом зрозуміло й таке визначення - системи ГЛОНАСС/ GPS.

Середній показник окупності становить трохи більше 6 місяців. При цьому система моніторингу транспорту дозволяє виявити та припинитинецільове використання службового автотранспорту за допомогою таких показників:

Ø Контроль місцезнаходження;
Ø Оцінка як реального часу використання транспорту;
Ø Максимально повні дані щодо аналізу - функція збереження історії переміщень у період;
Ø Контроль швидкісного режиму;
Ø Точні дані простою (ввімкнений двигун, не включений).

Однак, потрібно бути готовим до протидії останнім під час введення системи моніторингу транспорту. Не поодинокі випадки, коли водії роблять спроби вивести прилади з ладу. Так як це можливі матеріальні втрати важливо провести роз'яснювальну роботу серед персоналу, позначити можливі наслідки та бути готовим до «показових» стягнень збитків відповідно до Трудовим кодексомРФ. Тому вкрай важливо при встановленні даного обладнання на конкретний автомобіль, передати обладнання водієві Акту прийому-передачі.

При виборі компанії, яка надаватиме обладнання та послуги з моніторингу транспорту, крім стандартних тендерних процедур та умов, обов'язково потрібно провести тестування обладнання та побачити продукт (ЗВІТ), який буде отримано в результаті. Далі визначити, наскільки даний звіт інформативний і відповідає всім вимогам.

· КУПІВЛЯ

Бажано виключити «різношерстість» автомобілів та визначити єдину марку (модель) для автопарку. Зрозуміло, що це можуть бути різні варіанти за класом автомобілів, для роз'їзного транспорту і для персонального. Перш ніж визначити відповідну модельавтомобіля, необхідно провести порівняльний аналіз характеристик моделей (витрата палива, гарантійний термін, вартість деталей і ТО, надійність).

Такий підхід дозволить укласти корпоративний договір на постачання зі значними знижками. Крім того, це дозволить скоротити і загальні витрати на обслуговування.

· ПММ (паливо, олії, гальмівні та охолодні рідини).
Одна з форм уникнення готівки - це укладання договору на поставку ПММ і введення паливних карт. Крім уникнення готівки, паливні карти дозволяють встановити ліміт палива при заправці на певний період (день, місяць). Крім того, можливість отримання щоденних звітів про транзакції по всій або будь-якій вибраній карті за будь-який період із зазначенням номера картки, дати та часу заправки, кількості заправленого палива дозволяє більш жорстко контролювати витрату палива.

При укладанні договору про постачання ПММ розрахунки за надані послуги та товар виробляється єдиним платежем. У Москві та Московській області можливе укладання договору з прямим постачальником палива. Договір на постачання ПММ при розвиненій регіональній мережі можна укласти з одним контрагентом, але який має договори з кількома операторами. Такий договір дозволяє не тільки мати розрахунки з одним контрагентом за всі послуги та товари, а й вибрати відповідного оператора заправки залежно від його покриття у тому чи іншому регіоні.
До 20% втрат ПММ криються в самому принципі системи їх списання та контролю. Тому важливо підтримувати актуальність чинних норм витрати та списання палив. У цьому процесі дуже важливо щільно взаємодіяти з бухгалтерією та всі норми та процедури узгоджувати з цим підрозділом до введення їх у дію.
Списання палива необхідно проводити лише з урахуванням детальної звірки дорожніх листів із заправними відомостями.

Додатковим інструментом обліку витрати палива можуть стати датчики контролю витрат палива, але на сьогоднішній день немає однозначної думки – встановлювати датчики чи ні. Насамперед це пов'язано з наявними похибками у всіх моделей та типів датчиків. Крім того, деякі типи датчиків не встановлюються на гарантійні автомобілі, тому що їх конструкція передбачає встановлення з безпосереднім втручанням в електронні системи та спричиняє зняття з гарантії транспортного засобу. Заради справедливості, слід сказати, що основним клієнтом даних систем сьогодні є вантажний транспорт.

· ТЕХНІЧНЕ ОБСЛУГОВУВАННЯ, ПОТОЧНІ І КАПІТАЛЬНІ РЕМОНТИ.
Ця стаття видатків може становити до 20-30% бюджету на автотранспорт. За відсутності належного контролю та системи звітності втрати за цією статтею можуть становити до 50%. Основне, що необхідно зробити в цьому напрямі – це взяти всі процеси під повний та тотальний контроль.
Необхідно вибрати станцію технічного обслуговування (СТО) та укласти з нею договір. Має сенс укласти договір не з однією, а двома-трьома станціями, це дозволить обирати оптимальні варіантипри ремонтах, а також уникнути можливих непередбачених труднощів, якщо необхідне оперативне обслуговування.
Важливо вести облік планових ТО та суворо контролювати їхнє проведення. Суворого контролю вимагають інші ремонтні роботитому необхідно виключити ремонт без попереднього узгодження. На стадії узгодження має проводитися детальний аналізкожної поломки та пропонованого ремонту, вартості деталей. У деяких випадках варто розглянути питання самостійного придбання деталей для заміни. Для об'єктивності оцінки є сенс підтвердження поломок (ушкоджень) різними засобами фіксації зображення (фото, відео).

· СТРАХУВАННЯ АВТОТРАНСПОРТУ
Для страхування автотранспорту компанії найбільш правильним є укладання єдиного договору страхування. Причому, ніж більше парк, тим вищий ефект. Якщо компанії багато регіональних філій, підбирати страхову компанію необхідно з аналогічним територіальним покриттям. Перш ніж укладати договір страхування, важливо перевіряти надійність страхової компанії, в першу чергу - за відгуками клієнтів.
Як один із способів зниження витрат на страхування, можна розглянути питання застосування умовної та безумовної франшизи, наявність яких значно знижує страхові премії. Однак тут потрібно оцінити всі можливі наслідки.

· ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ВИТРАТИМИ МАТЕРІАЛАМИ ТА ПОСЛУГАМИ.

Тут важливо вибрати найбільш відповідного постачальника по кожному напрямку та укласти договори (постачання витратних матеріалів, миття, зберігання шин тощо).
Важливо вести облік витрат матеріалів, контролювати термін їх експлуатації. Дуже часто саме на дрібницях, які мало контролюються, точаться регулярні втрати. Якщо є можливість, видачу нових витратних матеріалів здійснювати лише після надання старих, що вийшли з експлуатації. Тут важливо враховувати можливість надання старих витратних матеріалів та доцільність цієї дії.
Необхідність вести облік стосується, зокрема, автомобільних шин. І тому оформляється картка обліку роботи автомобільної шини. Крім цього, необхідно укласти договір(и) на надання послуг шиномонтажу, зберігання та утилізацію автомобільних шин. Якщо зберігання шин компанія організує самостійно, дуже важливо дотримання правил та умов зберігання, а також норм пожежної безпеки. Утилізація повинна обов'язково проводитися організаціями, які мають на це право. Необхідно розуміти, що просто викинути шину в сміттєвий бак не можна. Можливі штрафи можуть значно перевищити економію. Крім того, для списання шини, що вийшла з експлуатації, необхідні відповідні документи, що підтверджують її утилізацію.
Що стосується миття автомобілів, можна укласти договір або розглянути можливість миття автомобіля за паливними картками. Ця послуга також надається компаніями-операторами, які постачають паливо.

Для організації процесу випуску на лінію автотранспорту співробітник, який забезпечує цей процес, зобов'язаний пройти навчання за програмою «Безпека дорожнього руху», з подальшим отриманням посвідчення встановленого зразка (термін дії 5 років). У даному випадку не йдеться про оптимізацію витрат, але дотримання цих норм дозволить компанії уникнути можливих штрафів і приписів.

· ПАРКУВАННЯ
При організації паркування для корпоративного транспорту також необхідно укладати договір, навіть якщо це приватне паркування. Також важливо визначити, де паркуються машини у неробочий час, на парковці поряд з офісом чи за місцем проживання водіїв. В останньому випадку також необхідно провести аналіз, це реальна потреба або «історично склалося», але за фактом принципової необхідності крім комфорту самого водія в цьому немає. Потрібно завжди пам'ятати, що водій такий самий співробітник, як і всі інші та його робочий день починається так само, як і в інших. Інше питання, якщо наявність паркування поруч із будинком справді обумовлена ​​виробничою необхідністю.
Для забезпечення автомобіля стоянкою у зонах платного паркуваннянеобхідно придбати паркувальні картки, оплата яких також відбувається за безготівковим розрахунком. Крім того, паркувальні карти можуть бути використані як додаткове джерело інформації та місцезнаходження автомобіля. Це може допомогти у випадках, якщо компанія не використовує систему моніторингу транспорту.

· ДТП, штрафи за порушення правил дорожнього руху
Якщо водії порушують правила дорожнього руху, штрафи виставляються на власника транспортного засобу, а саме на компанію. Виходить, що компанія несе витрати за недобросовісне виконання водієм своїх зобов'язань. Тому цілком логічно, якщо водій відшкодує компанії виплачені з його вини кошти. Алгоритм відшкодування штрафів порушення ПДР необхідно спільно визначити з бухгалтерією і відділом роботи з персоналом.

І звичайно, з метою профілактики порушень правил дорожнього руху та виключення аварійності на дорогах, важливо проводити постійну роботуіз формування культури водіння у водіїв. Одним із ефективних інструментів з дисциплінування водіїв може стати створення зворотного зв'язку- Розміщення на автомобілі оголошення: «Якщо вам не подобається, як водить наш співробітник, зателефонуйте: ***».
Всі запропоновані заходи спрямовані на скорочення нецільових витрат і ухиляння від шахрайських схем. Оцінити реальний ефект можна тільки якщо в компанії дійсно знизилися витрати, але не гарантує виключення відкатної схеми на 100%, тому цей напрямоквимагає постійної уваги та контролю. На шляху оптимізації витрат немає дрібниць. Змиріться з тим, що вас називатимуть занудою та параноїком.

Знайте, навіть якщо Ви вважаєте, що робота у Вашій компанії оптимізована на 100%, то Ви давно не займалися аналізом її витрат.

1. Транспортні тарифи та правила їх застосування.

Розрахунки за послуги, що надаються транспортними організаціями, здійснюється за допомогою транспортних тарифів Провідним фактором, що визначає вибір перевізника, є вартість перевезення, а вона залежить від тарифу.

Транспортні тарифизастосовуються на транспорті загального користування. При використанні відомчого транспорту виникають витрати, що включаються до собівартості продукції у вигляді зарплати водіїв та обслуговуючого персоналу, амортизації, вартості ремонтних послуг.

Тариф включає: - Оплату за перевезення вантажів; - Збори за додаткові операції, пов'язані з перевезенням (охорона, супровід, страхування). При визначенні розміру тарифу необхідно знати правила обчислення плат та зборів різних видів транспорту. Тариф є ціною послуги транспортних організацій. Він має забезпечувати транспортному підприємству відшкодування експлуатаційних витрат та отримання прибутку; для покупців транспортних послуг- Можливість покриття транспортних витрат.

Транспортний тариф розраховується на середню дальність перевезення у певних межах; середня дальність перевезення називається тарифним поясом . У розрахунках враховуються різниця у цінах на паливо та добові витрати водіїв за територіальними зонами. Тарифи розраховуються з урахуванням прейскурантів.

На різних видах транспорту системи тарифів мають свої особливості:

На залізничному транспортівикористовуються:

Ø загальні (це основний вид тарифів, з допомогою визначається вартість перевезення основної маси грузов);

Ø виняткові (Для конкретних вантажів, встановлюються з відхиленням від загальних тарифів у вигляді спеціальних надбавок або знижок. Вони можуть бути підвищеними чи зниженими);

Ø пільгові (Для перевезень з певною метою, а також для самих залізниць);

Ø місцеві тарифи (В межах даної дороги встановлюють начальники окремих доріг. У ці тарифи включають плату за перевезення вантажів та ставки різних зборів).

Крім провізної плати, залізниця стягує з вантажоодержувачів та відправників вантажів плати за додаткові послуги, пов'язані з перевезенням вантажів. Ці плати називаються зборамита стягуються за виконання силами залізницінаступні операції: зберігання, зважування або перевірка ваги вантажу, подача або прибирання вагонів, їх дезінфекція, експедирування вантажів, вантажно-розвантажувальні роботи.

Основні фактори, що впливають на розмір плати при перевезенні вантажів залізничними: швидкість перевезення (вантажна, велика, пасажирська ); вид відправлення (повагонна, контейнерна, малотоннажна, дрібна); відстань перевезення; тип вагона (універсальні, ізотермічні, спеціалізовані, цисцерни, платформи); приналежність вагона чи контейнера; кількість вантажу, що перевозиться.

На автомобільному транспортівикористовують : відрядні тарифи, тарифи на умовні платні автотонно-години, за погодинне користування вантажними автомобілями, кілометровий розрахунок, за перегін рухомого складу, договірні тарифи на розмір тарифної плативпливають: відстань перевезення, маса вантажу, об'ємна вага вантажу, вантажопідйомність автомобіля, загальний пробіг, час використання автомобіля, його тип, район, де здійснюється перевезення.

На річковому транспортітарифи на перевезення, збори за перевантажувальні роботи та інші послуги визначаються пароплавствами самостійно . В основу розрахунку розміру тарифу закладається собівартість послуг, що прогнозується на період запровадження тарифів та зборів у дії.

На морському транспортіплата за перевезення здійснюється за тарифом або за фрахтовою ставкою (коли перевезення не пов'язана з постійним районом плавання, з постійним портом навантаження та вивантаження, не обмежена певним видом вантажу. Вона встановлюється залежно від кон'юнктури фрахтового ринку та залежить від виду та транспортних характеристик вантажу, умов рейсу та пов'язаних з ним витрат).

2.Оптимізація транспортних витрат.

Головним принципом транспортної логістики, як і логістики загалом, є оптимізація витрат. На транспорті вона досягається за дотримання економії за рахунок масштабів вантажоперевезення та дальності маршрутів.

Економія за рахунок масштабів вантажоперевезенняпов'язана з тим, що чим більший вантаж, тим менші транспортні витрати на одиницю ваги. Так само потужні види транспорту – залізничний і водний – обходяться дешевше для одиницю ваги перевозимого вантажу, ніж менш потужні – автомобільний і повітряні видитранспорту. Економія за рахунок масштабів вантажоперевезення виникає в силу того, що постійна компонента транспортних витрат розподіляється на весь вантаж, тому чим він більший, тим менші питомі витрати на одиницю ваги.

До складу постійних витратвходять: адміністративні витрати, пов'язані з обробкою замовлень на транспортування; витрати на простий транспортний засіб під навантаженням - розвантаженням; витрати на оформлення платіжних документів та експлуатаційні витрати.

Ці витрати вважаються незмінними, тому що їх величина не залежить від розміру вантажної відправки.

Економія за рахунок дальності маршруту пов'язанапро те, що чим довше маршрут, то менше транспортні витрати для одиницю відстані. Наприклад, перевезення одного вантажу на відстань 800 км обійдеться дешевше, ніж доставка двох вантажів (такої сумарної ваги) на відстань 400 км. Цей ефект також називають принципом спадання, оскільки питомі витрати на одиницю шляху скорочуються зі збільшенням дальності вантажоперевезення. Економія з допомогою дальності перевезення виникає з тих причин, як і економія з допомогою масштабів перевезень. Постійні витрати, пов'язані з навантаженням-вивантаженням транспорту, повинні бути віднесені до змінних витрат на одиницю колії. Чим довше маршрут, тим більше відстань розподіляються ці витрати, що веде до скорочення транспортних витрат у розрахунку одиницю шляху.

Ці принципи необхідно враховувати в оцінці альтернативних стратегій транспортного обслуговування. Слід прагнути максимального завантаження транспортних засобів та максимальної протяжності маршрутів вантажоперевезення за обов'язкового задоволення всіх сервісних очікувань споживачів.

Оптимум транспортних витрат може бути таким, щоб загальні логістичні витрати залишалися мінімальними. Досягається це шляхом встановлення балансу транспортних витрат та якості транспортного обслуговування, критеріями якого є швидкість та надійність перевезення.Надійність характеризується постійними частотою та тривалістю перевезень, що дозволяє оптимізувати рівні запасів та підвищувати ефективність логістики.

У таблиці 2 показана структура постійних та змінних витрат кожного виду транспорту.

Таблиця № 2 «Структура витрат різних видівтранспорту».

На зниження собівартості перевезень величезну роль грає ефективна організаціяперевезень та комплексна механізація вантажно-розвантажувальних робіт та застосування причепів, які різко збільшують продуктивність автомобіля та сприяють підвищенню коефіцієнта використання пробігу.