Geheimnisse der geschäftlichen E-Mail-Korrespondenz. Etikette für Geschäftsbriefe. Beispiele für Phrasen in Geschäftsbriefen. Allgemeine Regeln für das Schreiben von Geschäftsbriefen

Die Regeln der Geschäftskorrespondenz und einige knifflige Manöver zum Aufbau guter Beziehungen mithilfe von Briefen müssen nicht nur diejenigen kennen, deren E-Mails jeden Werktag mit eingehender Korrespondenz überflutet sind und deren Pläne mehrere Korrespondenzen und Nachrichten umfassen, deren Initiator Sie sein sollten . Die Beherrschung der Magie der Buchen ist für jede moderne Frau von Nutzen. Dies wird zumindest bei der Jobsuche nützlich sein – das Versenden von Lebensläufen, Anschreiben, zusätzlichen Informationen zu Ihrer Person auf Anfrage und Testaufgaben sowie das Versenden von Nachrichten zur Koordination eines Vorstellungsgesprächs.

Alphabetisierung ist die Grundlage der Geschäftskorrespondenz und Ihres Gesichts

Die Tatsache, dass Blogger mit Legasthenie im Internet beliebt sein können, sollte keine Entschuldigung für Ihre Fehler und Ausrutscher sein. Trösten Sie sich nicht damit, dass es in der Schule mit der russischen Sprache nicht geklappt hat (es ist höchste Zeit, die Regeln für das Schreiben von „nicht“ in verschiedenen Wortarten zu verbessern). Seien Sie so anspruchsvoll wie möglich. Besonders anstößig ist es bei der Geschäftskorrespondenz, Wörter aus Ihrem Berufsfeld falsch zu schreiben. Der Gesprächspartner könnte an Ihrer Kompetenz zweifeln.

1. Behalten Sie die Website gramota.ru in den Lesezeichen Ihres Internetbrowsers.

2. Verwenden Sie keine Wörter, für die Sie keine genaue Definition angeben können (siehe zumindest Wikipedia).

3. Bedenken Sie, dass seltene und spezifische Wörter, die dem Gesprächspartner möglicherweise nicht bekannt sind, ihn verwirren oder falsch interpretiert werden können. Wenn der Gesprächspartner mit Ihrer Terminologie vertraut gemacht werden muss, erläutern Sie ihm gemäß den Regeln der Etikette die verwendeten Begriffe und Abkürzungen.

4. Versuchen Sie, die Sätze nicht zu lang zu machen. Überlassen Sie komplexe und kunstvolle Designs dem Schreiben eines Romans und nicht der Führung von Geschäftskorrespondenz.

5. Wir empfehlen Ihnen dringend, die Nachricht nicht direkt in den Brieftext einzugeben, sondern zunächst in eine Datei auf Ihrem Computer. Erstens hilft Ihnen die in Word integrierte Rechtschreibung und Zeichensetzung. Zweitens vermeiden Sie die unangenehme Situation, dass ein Geschäftsbrief versehentlich vorzeitig gesendet wird oder durch Schließen des Browsers usw. verloren geht. (Gewöhnen Sie sich bei der Texteingabe in Word an, häufiger auf das Symbol „Speichern“ zu klicken und stellen Sie „Automatisch“ ein -in kurzen Abständen in den Einstellungen speichern). Denken Sie daran, dass die vorausschauende Eingabe auf Tablets und Mobilgeräten zu unerwarteten Korrekturen Ihrer Wörter führen kann.

6. Bevor Sie einen Brief versenden, lesen Sie ihn mehrmals durch. Wenn die Zeit knapp wird (übrigens gehört es zu den wichtigen Grundregeln der Geschäftskorrespondenz, Fristen nicht hinauszuzögern, also besser nicht im allerletzten Moment mit dem Schreiben beginnen), dann lesen Sie den getippten Text nach einiger Zeit noch einmal durch Tippen - nach einer halben oder einer Stunde Wechsel zu einem anderen Geschäft.

Kompetente Geschäftskorrespondenz. Wichtige Details

Die Liebe zum Detail bei der Führung und Erledigung der Geschäftskorrespondenz zeugt von Respekt und spart Zeit

7. Vergessen Sie nicht, das Feld „Betreff“ des Briefes auszufüllen . Wenn Sie Ihre erste Kaltakquise-E-Mail versenden, kann die Betreffzeile auffällig, einzigartig und faszinierend sein. Wenn Ihr Brief jedoch bereits erwartet wird oder Sie schon länger mit dem Empfänger korrespondieren, sollte das Thema kurz, klar und prägnant angegeben werden. So können Sie Ihren Brief (sowohl für Sie als auch für den Empfänger) bei Bedarf schnell auf dem Postweg finden.

8. Lange Ketten von „Re: Re: Re:“ erwecken den Eindruck von Müll. Haben Sie keine Angst davor, mit Ihrem Gesprächspartner eine neue Kette zu beginnen, zitieren Sie nur frühere Nachrichten, die für das Problem relevant sind (und ja, sie müssen „mitgezogen“ werden, wenn Sie beispielsweise die Details eines bestimmten Projekts besprechen , Einigung auf Budget/Preise/Dienstleistungspakete usw. – in diesem Fall ist die Angebotserstellung praktisch und gemäß der Geschäftsetikette erforderlich.

9. Wenn die eingehende Nachricht mehrere Fragen an Sie enthält, beantworten Sie diese und zitieren Sie jede einzelne einzeln. Wenn Sie einen Brief mit mehreren Fragen senden, verwenden Sie eine Nummerierung und unterteilen Sie den Text in Absätze. Halten Sie sich an eine klare Struktur.

10. Kommentieren Sie im Text des Briefes alle Anhänge der Nachricht. Signieren Sie alle Dateien, die Sie anhängen, damit der Empfänger sofort Informationen über deren Inhalt erhält .

11. Die Unterschrift ist ein sehr wichtiges Detail Geschäftsbrief. In den Einstellungen von E-Mail-Diensten können Sie in der Regel eine automatische Signatur für alle Ihre Briefe einstellen. Eine gut geschriebene Unterschrift ist gleichbedeutend mit dem Drucken von Visitenkarten, guten Visitenkarten. Verwenden Sie in Ihrer Signatur neben Ihrem Vor- und Nachnamen auch die Bezeichnung Ihrer Position, Kontaktinformationen (Telefon, Skype) und das Firmenlogo. So wie Visitenkarten, die kreativ relevant sind (einprägsam und mit der Person oder dem Unternehmen verbunden sind, für die sie arbeiten) als die besten gelten, kann eine Unterschrift „mit einem gewissen Etwas“ sein, das Ihre Verbindung zum Unternehmen anzeigt oder Ihre Liebe zum Unternehmen zum Ausdruck bringt du tust. Beispielsweise verwenden einige Mitarbeiter des Mann-, Ivanov- und Ferber-Verlags in ihrer Signatur den Zusatzsatz „Jetzt lese ich...“ (und fügen den Namen des neuen Verlagsprodukts ein). Vertreter von Unternehmen der Lebensmittelindustrie können ihre Briefe mit Wünschen für einen „leckeren Tag“ usw. beenden. Manchmal sollte eine solche Formatierung der Geschäftskorrespondenz mit dem Management abgestimmt werden.

12. Für geschäftliche Korrespondenz empfiehlt NameWoman dringend die Einrichtung einer separaten Postanschrift. Es empfiehlt sich, den Namen des Unternehmens oder die Domain der Unternehmenswebsite, Ihren Namen (vollständig, ohne Verkleinerungsformen) und Ihren Nachnamen anzugeben. Verwenden Sie in Ihrem E-Mail-Namen keine Zahlen, die Ihr Alter oder Geburtsjahr angeben. Die Angabe Ihrer Position im E-Mail-Titel ist völlig akzeptabel, aber manche Leute vermeiden es, weil sie vorhaben, ihre E-Mail-Adresse nicht zu ändern, wenn sie auf der Karriereleiter aufsteigen.

Sie sollten auch vermeiden, beim Versenden von Lebensläufen und ähnlichen Geschäftsbriefen verspielte oder übermäßig kreative E-Mail-Adressen zu verwenden. Vor allem, wenn Sie ein Kandidat für eine ernsthafte Position in einem großen Unternehmen sind.

Etikette für Geschäftskorrespondenz

13. Der Stil der Geschäftskorrespondenz muss nicht trocken sein. Aber Seriosität und eine gewisse Strenge des Designs sind eine zwingende Regel. Vermeiden Sie Verkleinerungssuffixe, umgangssprachliche und umgangssprachliche Ausdrücke.

14. Emoticons können zur Falle werden. Sie sollten grundsätzlich nicht in den Anfangsbuchstaben eines Geschäftsbekannten stehen. Bei etabliertem Kontakt sind lächelnde Klammern immer noch akzeptabel, aber übertreiben Sie es nicht und werden Sie nicht zum Initiator solcher „niedlichen Verzierungen“ des Briefes. Traurige und kreative animierte Emoticons sind bei der Geschäftskorrespondenz (und insbesondere in Situationen, in denen Sie „von unten“ sind) strengstens verboten.

15. Stellen Sie sicher, dass Sie am Anfang des Briefes und ggf. im weiteren Verlauf des Textes eine respektvolle Begrüßung und Anrede mit Namen, Vornamen und Vatersnamen verwenden. Dies ist nicht nur von der Ethik der Geschäftskorrespondenz gefordert, sondern ermöglicht es Ihnen auch, das Interesse des Gesprächspartners an Ihrer Nachricht und die Loyalität gegenüber dieser zu steigern. Empfänger sind bei adressierten Briefen immer aufmerksamer. Versuchen Sie daher im Voraus herauszufinden, wie die Person heißt, an die Sie schreiben sollen, und welche Art von Adresse sie bevorzugt (mit Vornamen oder mit Vornamen und Vatersnamen).

Nach den Regeln der Geschäftskorrespondenz muss die Antwort im Normalfall innerhalb von Werktagen, maximal zwei, erfolgen. Wenn Sie in den letzten Stunden des Arbeitstages vor einem langen Wochenende oder Urlaub einen Brief erhalten, sind Sie nicht verpflichtet, auf einen nicht dringenden Brief ausführlich zu antworten. Gemäß der Etikette in der Geschäftskorrespondenz wäre es jedoch sinnvoll, eine kurze Antwort zu senden, in der Sie bestätigen, dass Sie den Brief erhalten haben, sowie eine Bemerkung, dass Sie derzeit abwesend sind und nach diesem oder jenem Datum oder spätestens zu diesem Zeitpunkt ausführlich antworten werden . Das Gleiche sollten Sie tun, wenn Sie zur Beantwortung Informationen benötigen, die Sie von einem Dritten erhalten müssen, oder wenn Sie gründliche Datenerhebungs- und Materialvorbereitungsarbeiten durchgeführt haben.

Wenn Sie wiederum ein Antwortschreiben von Ihrem Gesprächspartner benötigen, können Sie Ihre Anfrage innerhalb von 3 Werktagen duplizieren. Wenn Sie eine dringende Antwort benötigen, schreiben Sie dies in Ihrem ersten Brief korrekt (wenn möglich unter Angabe der Gründe) und bitten Sie um eine Empfangsbestätigung. Übrigens: Überprüfen Sie regelmäßig (alle drei Tage) Ihren Spam-Ordner.

Und noch ein bisschen mehr darüber, wie ein schöner Geschäftsbrief aussieht. Geschäftskorrespondenz formatieren

Der Brief sollte leicht zu lesen und zu verstehen sein. Kurze Sätze, ein Minimum an Partizipations- und Adverbialphrasen – einfache Konstruktionen – sind die Grundlage der Geschäftskorrespondenz. Was hilft Ihnen sonst noch dabei, den perfekten Musterbrief nach allen Regeln zu präsentieren?

16. Absätze in Ihrer Korrespondenz sollten nicht länger als 7-10 Zeilen sein.

17. Der Text eines Geschäftsbriefs wird besser wahrgenommen und sieht übersichtlicher aus, wenn der Abstand zwischen den Absätzen größer ist als der Abstand zwischen den Zeilen in einem Absatz.

19. Wörter und noch mehr Phrasen und ganze Sätze, die in Großbuchstaben geschrieben sind, werden als Anschreien, Druck und Respektlosigkeit wahrgenommen. Dieser Stil ist für Geschäftskorrespondenz ungeeignet. Erlauben Sie sich das nicht, selbst wenn Sie ein Chef sind, der mit seinen Untergebenen unzufrieden ist.

Geschäftliche Höflichkeit und Networking-Techniken

20. Erlauben Sie Ihrem Gesprächspartner, Ihrem Vorschlag zuzustimmen, seine Meinung zu äußern, Ihnen Ratschläge zu geben, einen Kommentar zu hinterlassen oder eine Frage zu stellen. Der einfachste Weg, dies zu tun, besteht darin, in einem Brief die Sätze „Was denken Sie darüber?“, „Wenn Sie Fragen haben, werde ich versuchen, diese zu beantworten“ und „Schreiben Sie mir über Ihre Entscheidung“ zu verwenden.

21. Achten Sie auf die Signale des Empfängers. Achten Sie auf den Schreibstil Ihres Gesprächspartners und darauf, wie er Sie anspricht. Denken Sie an die psychologische Regel des Spiegels. Es ist großartig, wenn Ihr Brief seinen Stil widerspiegelt (aber natürlich nicht falsch geschrieben). Wenn er persönliche Informationen erwähnt, notieren Sie sich diese. Seien Sie höflich und korrekt und spiegeln Sie Freude, Mitgefühl, Teilnahme und Glückwünsche zu den Feiertagen wider.

22. Apropos Feiertage. Wenn Ihre Geschäftskorrespondenz rund um die Termine offizieller Feiertage stattfindet, dann gratulieren Sie Ihrem Gesprächspartner zu den vergangenen/bevorstehenden Feiertagen. Wichtige Kunden und diejenigen, mit denen Sie gemäß den Regeln der Etikette eine langfristige Geschäftskorrespondenz führen, sollten Sie in einem separaten Brief beglückwünschen. Es ist hilfreich herauszufinden, wann Ihr Gesprächspartner Geburtstag hat – diese Informationen sind in der Regel leicht über soziale Netzwerke zu erhalten.

Pflegen Sie Ihren individuellen Kundenstamm und Ihre professionelle Kontaktdatenbank. Notieren Sie neben Namen und Vornamen, Positionen und Telefonnummern, Links zu Accounts in sozialen Netzwerken und E-Mail auch persönliche Daten, markieren Sie Projekte und Themen, bei denen Sie sich in der Geschäftskorrespondenz bereits begegnet sind.

23. Die Ethik der Geschäftskorrespondenz und grundlegende Höflichkeit besagen: Vergessen Sie nicht die Worte der Dankbarkeit. Für Glückwünsche, Ratschläge, Erläuterungen, Einladungen, Informationszertifikate und eine schnelle Antwort Ihres Geschäftskorrespondenten.

Milena Just

Das Funktionieren eines jeden Unternehmens besteht in erster Linie aus dem Dokumentenfluss, Geschäftskorrespondenz. Führungskräfte verbringen etwa 50 % ihrer Arbeitszeit mit der Arbeit an Dokumenten. Letztendlich ist jedes Dokument ein Spiegelbild menschlicher Beziehungen. Um unmotivierte Komplikationen in der Zusammenarbeit zu vermeiden, ist der Dokumentenfluss daher streng geregelt und die Regeln der Geschäftskorrespondenz streng formalisiert.

Aus diesem Grund erweisen sich manche Menschen, die über ein recht hohes Maß an Rednerkunst und die Fähigkeit zu effektiven Verhandlungen verfügen, als sehr mittelmäßige Spezialisten für Geschäftskorrespondenz, die Klarheit und Kürze erfordert und Ausführlichkeit und irrelevante Sprachmuster ausschließt. Durch die Einhaltung der Regeln der Geschäftskorrespondenz können Sie die Zeit für die Erstellung von Dokumenten verkürzen, den Kern des Problems genauer darstellen und die Formalität der Geschäftskorrespondenz ist eines der Zeichen der Geschäftsetikette.

Geschäftskorrespondenz kann unterteilt werden in:

Offiziell, inoffiziell;
äusserlich innerlich.

Externe offizielle Geschäftskorrespondenz– Hierbei handelt es sich um kommerzielle Angebote, Informations- und Garantieschreiben usw.

Interne offizielle Geschäftskorrespondenz erfolgt innerhalb des Unternehmens zur Kommunikation mit seinen Abteilungen, Niederlassungen (Auftrag, Weisungen, Arbeitsverantwortung etc.)

Die externe und interne informelle Korrespondenz umfasst Glückwünsche, Einladungen, Beileidsbekundungen und Danksagungen.

Ein erheblicher Teil offizieller Dokumente sind Geschäftsbriefe, die alle Aspekte der wirtschaftlichen und finanziellen Aktivitäten eines Unternehmens betreffen und maßgeblich über den Geschäftserfolg entscheiden.

Die Regeln der Geschäftskorrespondenz legen beim Verfassen eines Briefes folgende Anforderungen fest:

Der Darsteller muss den Kern des Problems sowie die Frage, auf die er eine umfassende Antwort erhalten möchte, klar zum Ausdruck bringen und in der Lage sein, dies auf verständliche und prägnante Weise auszudrücken und Formulierungen und Begriffe zu vermeiden, die eine mehrdeutige Interpretation haben könnten;

Der Schreibstil sollte möglichst korrekt sein, ohne emotionale Sprache, aber mit überzeugender Argumentation;

Die positive Wahrnehmung eines Briefes hängt nicht nur vom Präsentations- und Argumentationsstil ab, sondern auch vom Briefkopf des Unternehmens und dem Umschlag. Für Geschäftsbriefe stehen standardisierte Formulare zur Verfügung, die zwingende Angaben enthalten, deren Anordnung ebenfalls streng geregelt ist.

Die Regeln der Geschäftskorrespondenz legen für einen offiziellen Brief folgende Einzelheiten fest:

Die Abteilung, zu der das Unternehmen gehört, der Name des Unternehmens (vollständig und abgekürzt), Adressen – Post-, Telegrafen-, elektronische, Telefonnummern, Bankkonto, Datum, Dokumentennummer;

In der Geschäftskorrespondenz wird der Brief nach einer einheitlichen Struktur verfasst. Es beginnt mit einer Anrede an den Adressaten unter Angabe der Position, des Nachnamens, des Vornamens und des Vatersnamens. Unten (in der Mitte des Blattes) steht die Adresse selbst: „Sehr geehrter Herr Petrow oder Sergej Iwanowitsch – je nach Grad der Verwandtschaft). „Bei der Geschäftskorrespondenz mit ausländischen Partnern sollten Sie diese mit Namen ansprechen oder – „Herr.“ .Schultz.“ Bei einer Einladung zu einer Präsentation, Ausstellung oder einem Geschäftstreffen wird die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ verwendet; bei einer Einladung zu einer gesellschaftlichen Veranstaltung sollte die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ verwendet werden.

Daran schließt sich eine Präambel an, die den Zweck des Briefes verdeutlicht und seinen weiteren Inhalt präzisiert. Hält sich die Planungsorganisation beispielsweise nicht an den Planungsarbeitsplan, drohen Ihnen Verzögerungen bei der Lieferung der Ausrüstung und der Inbetriebnahme der Anlage sowie finanzielle Verluste. In der Präambel stellen Sie diese Situation so dar, dass Ihre Gegenpartei Folgendes verstehen muss:

Sie sind mit der Arbeit der Designorganisation nicht zufrieden;
Sie werden den Projektzeitplan einhalten;
Sie erwarten eine Verbesserung der Situation bei der Umsetzung der Entwurfsarbeiten.

Im Haupttext schildern Sie die Situation bezüglich der Nichteinhaltung des Projektarbeitsplans, fordern die Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen und bieten Ihre Lösungsmöglichkeiten an. Am Ende des Briefes wird die Zuversicht zum Ausdruck gebracht, dass die Gegenpartei die aktuelle Situation erfolgreich lösen wird und die Zusammenarbeit für beide Seiten von Vorteil sein wird. In der Geschäftskorrespondenz gilt die Missachtung des offiziellen Ranges als schlechtes Benehmen, d. h. Ein Brief an den Direktor muss vom Direktor und nicht vom Abteilungs- oder Abteilungsleiter unterzeichnet werden.

In manchen Fällen muss das Schreiben durch einige Dokumente, sogenannte Anhänge, ergänzt werden. Die Regeln der Geschäftskorrespondenz legen keine Anforderungen an deren Ausführung fest. Der Antrag erfolgt auf einem separaten Blatt und ist nummeriert. Informationen über die Verfügbarkeit von Anlagen werden vor der Unterschrift angezeigt, zum Beispiel: „Dem Brief sind zwei Dokumente auf vier Blättern beigefügt:

1. Versandzertifikate

2.Rechnung – Rechnungen

Je nach Verwendungszweck gibt es verschiedene Arten von Geschäftsbriefen:

Geschäftskorrespondenz in Form von schriftlichen Erinnerungen, die in Fällen versandt werden, in denen es nicht möglich ist, die erforderlichen Informationen durch persönliche Kontakte oder Telefongespräche zu erhalten;

Geschäftskorrespondenz in Form von Briefen – Bestätigungen, die den Erhalt von Dokumenten oder Informationen bestätigen;

Geschäftskorrespondenz in Form eines Anschreibens, in dem die beigefügten Unterlagen näher erläutert werden;

Geschäftskorrespondenz in Form eines Briefes – eine Mitteilung, in der etwas mitgeteilt wird, eine seiner Varianten ist ein Informationsschreiben;

Geschäftskorrespondenz in Form eines Umlaufbriefes. In der Regel werden solche Briefe von einer übergeordneten Organisation zur Information oder Erteilung von Weisungen an nachgeordnete Unternehmen verschickt;

Geschäftskorrespondenz in Form eines Garantieschreibens, das bestimmte Vereinbarungen oder Bedingungen der Zusammenarbeit bestätigt. In der Regel sind die Bezahlung der Lieferungen, die Bezahlung der geleisteten Arbeit, die Fristen für die Fertigstellung der Arbeiten und die Bereitstellung von Wohnraum garantiert;

Geschäftskorrespondenz in Form von Reklamationen enthält Forderungen zur Lieferung minderwertiger Waren und Geräte (Ersatz oder Preisnachlass), Minderlieferungen von Waren oder Geräten, Rückerstattungen für fehlende Waren und Geräte oder deren Lieferung in Vertragsmengen.

Geschäftskommunikation ist ohne Korrespondenz nicht vorstellbar, da ein persönliches Treffen zur Klärung von Kooperationsfragen nicht immer möglich ist. Die dringendsten Probleme der Geschäftskorrespondenz

Geschäftskommunikation ist ohne Korrespondenz nicht vorstellbar, da ein persönliches Treffen zur Klärung von Kooperationsfragen nicht immer möglich ist. Geschäftskorrespondenz hilft, die drängendsten Probleme in kurzer Zeit zu lösen, aber die Nichtbeachtung der Etikette oder der unlogische Aufbau eines Briefes kann Partnerschaften schaden oder einen potenziellen Kunden entfremden. Wie bei formellen Verhandlungen gibt es bestimmte Regeln: das Format des Briefes und den Stil der Kommunikation.

Allgemeine Regeln für die Führung von Geschäftskorrespondenz

Die Korrespondenz per E-Mail ist ein fester Bestandteil der täglichen Geschäftspraxis einer modernen Sekretärin. Die Fähigkeit zu überzeugen und gleichzeitig höflich und korrekt zu bleiben, sind Fähigkeiten, die entwickelt und verfeinert werden müssen. Ein schlecht geschriebener und ungebildeter Brief kann Ihre Karriere beenden und den Ruf Ihres Unternehmens unwiderruflich schädigen. In diesem Artikel finden Sie eine Reihe einfacher und effektiver Regeln für die Geschäftskorrespondenz per E-Mail, die Ihnen helfen, Ihre Professionalität unter Beweis zu stellen und Ihre Ziele erfolgreich zu erreichen.

Aus dem Artikel erfahren Sie:

Geschäftskorrespondenz per E-Mail: Regeln und Beispiele

Regel 1:

Die geschäftliche E-Mail-Adresse wird nur für die offizielle Korrespondenz verwendet

Diese Bemerkung gilt nicht so sehr für Etikette für Geschäftsbriefe, wie wichtig Geschäftsethik und die Wahrung Ihres Rufs sind. Denken Sie immer daran, dass alle Briefe, die Sie von Ihrem Arbeitscomputer aus versenden, auf dem Server gespeichert werden und Ihr Vorgesetzter sie bei Bedarf einsehen kann.

Regel 2:

Die Regel besteht darin, den Kreis der Empfänger Ihrer Nachricht zu bestimmen

Wenn Sie einen Brief an einen Vorgesetzten schreiben, sollte es einen Adressaten geben – den Vorgesetzten; wenn Sie an Kollegen oder Untergebene schreiben, kann es mehrere Adressaten geben. Sie werden durch Kommas getrennt im Feld „An“ eingetragen, alle Interessenten – im Feld „Kopieren“. Hierbei kann es sich um im Text der Nachricht genannte Dritte handeln. Versuchen Sie, keine unnötigen Kopien zu versenden, insbesondere nicht an das Management. Unterwürfigkeit und der Wunsch zu gefallen werden Sie nicht schmücken. Wenn Sie „versteckte Kopien“ des Briefes haben, wird es für Sie noch schlimmer. Sie werden als Intrigant bekannt sein.

Regel 3:

Der Zweck des Briefes sollte sowohl für Sie als auch für den Adressaten transparent sein

Formulieren Sie den Zweck Ihrer Nachricht klar: Welche Maßnahmen erwarten Sie vom Leser der Nachricht? Welche Reaktion sollte folgen? Dieses Ziel sollte nicht nur für Sie, sondern auch für den Empfänger transparent sein.

Der Zweck der Nachricht bestimmt die Form und Grammatik der Erzählung:

• die Äußerung Ihrer Meinung und Ihrer Einschätzung der Situation erfordert die Verwendung einer Person („ich“ und „wir“);
• Eine Anfrage, eine Anweisung, ein Aufruf zum Handeln erfordert den Einsatz von zwei Personen („Sie“ und „Sie“);
• Die Berichterstattung über Ereignisse aus der Sicht eines externen Beobachters erfordert den Einsatz der dritten Person („er“ oder „sie“).

Regel 4:

Lassen Sie das Feld „Betreff“ nicht leer

Die meisten Benutzer beginnen ihre Bekanntschaft mit per E-Mail vom Studium des „Themen“-Feldes. Manchmal endet es hier. Um zu verhindern, dass Ihre Nachricht gelöscht wird, bevor sie gelesen wurde, versuchen Sie, das Thema so konkret, informativ und kurz wie möglich zu halten. Vage Themen wie „Informationsanfrage“, „aus Moskau“, „überarbeitete Fassung“ sind nicht akzeptabel. Beispiele für erfolgreiche Themen:

„Liste der Teammitglieder für die Mathematikolympiade in Moskau“

„Liste der defekten Geräte der achten Werkstatt vom 01.06.17“

„Marktforschung für Projektionsgeräte 2017“

Wenn Sie auf eine Nachricht antworten, erscheint im Feld „Betreff“ das „Re“-Symbol; es wird empfohlen, es zu löschen.

Regel 5:

Bleiben Sie bei der traditionellen Nachrichtenstruktur

Der Aufbau des Briefes ist einfach und klar, aber jedes Element darin ist erforderlich:

1. Grüße und Ansprache;
2. Haupteinheit;
3. Zusammenfassungsblock;
4. Unterschrift
5. Kontaktinformationen.

Regel 6:

Begrüßung und Ansprache sind der Schlüssel zum gegenseitigen Verständnis

Verwenden Sie niemals den Ausdruck „Guten Tag“ als Begrüßung. Das ist schlechte Form. Verwenden Sie ein universelles „Hallo!“ oder „Guten Tag!“ Ein offizieller Brief kann sofort mit der Anrede „Sehr geehrter (Vor- und Vatersname)“ oder „Sehr geehrter Herr (Nachname)“ beginnen. Welche Option ist vorzuziehen – Vorname, Vatersname oder Nachname? Hier gilt die Regel: Wenn Sie gerade erst Kontakt aufnehmen und dem Adressaten zum ersten Mal eine Nachricht schreiben, ist es angebracht, ihn mit seinem Nachnamen anzusprechen; wenn der Kontakt hergestellt ist und Sie zum zweiten Mal eine Nachricht schreiben Sprechen Sie ihn zur gleichen Zeit mit seinem Vornamen und seinem Vatersnamen an.

Wenn die Nachricht mehrere Adressaten hat, wäre „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen“ eine geeignete Option, wenn Sie sich an Vertreter eines Ihnen nahestehenden Berufsstandes wenden. Am Ende der Adresse können Sie ein Ausrufezeichen oder ein Komma setzen und den Text selbst in einem neuen Absatz mit einem Kleinbuchstaben beginnen. Welche Option soll ich wählen? Setzen Sie in einen offiziellen Brief oder eine Nachricht, auf die Sie großen Wert legen, ein Ausrufezeichen und in eine einfache Arbeitsnachricht ein Komma.

Regel 7:

Kürze ist der Hauptvorteil der elektronischen Korrespondenz

„Maximale Bedeutung – minimale Worte“ lautet das goldene Motto der Geschäftskorrespondenz.

Die Gedankenerklärung sollte lauten:

• Spezifisch;
• konsistent;
• prägnant;
• verständlich.

Schreiben Sie in kurzen Sätzen – das ist für Sie einfacher und für den Empfänger leichter verständlich. Teilen Sie Ihren Text in Absätze auf, damit Sie ihn leichter überfliegen und die benötigten Informationen finden können.

Noch ein Tipp: ein Thema – eine Botschaft. Wenn Sie mehrere voneinander unabhängige Themen berücksichtigen, mehrere unterschiedliche Ideen abdecken und jedem Thema einen eigenen Text widmen möchten. Natürlich sollte das Feld „Thema“ diese Idee oder Frage in Kurzform enthalten.

Bei längerer Korrespondenz können Sie sich auf die Worte „Mit Respekt“ und Ihren Vor- und Nachnamen beschränken.

Regel 14:

Versuchen Sie, kein Postscript zu verwenden

Die Verwendung eines Postscripts ist in einem Fall zulässig – wenn zum Zeitpunkt des Verfassens des Briefes ein wichtiges Ereignis eingetreten ist, das in direktem Zusammenhang mit dem Adressaten steht.

Beispiel: P.S. Die Flugtickets wurden vor einer Stunde geliefert.

Regel 15:

Lesebestätigungen bestimmungsgemäß verwenden

Der Zweck dieser Benachrichtigung besteht darin, dass vom Empfänger erwartet wird, dass er eine Aktion ausführt. Es wird nur für externe Empfänger verwendet.

Regel 16:

Überbeanspruchen Sie die Markierung „hohe Wichtigkeit“ nicht

Erinnern Sie sich an Leo Tolstois Parabel über einen Jungen, der es liebte, scherzhaft „Wölfe!“ zu rufen? Jeder war so an seine Witze gewöhnt, dass niemand auf seine Schreie reagierte, als die Wölfe ihn tatsächlich angriffen.
Wenn Sie die Wichtigkeit des Briefes wirklich hervorheben müssen, werden alle erforderlichen Markierungen bereits verwendet.

Regel 17:

Überprüfen Sie alle Daten, Nummern und Namen noch einmal

Machen Sie es sich zur Regel – lesen Sie es unbedingt noch einmal durch, bevor Sie es senden. Brief, überprüfen Sie alle Nummern, klären Sie Nachnamen und Initialen. Ein kleiner Fehler könnte Sie Ihren Platz kosten.

Regel 18:

Beantworten Sie den Brief umgehend

Wenn Sie aus irgendeinem Grund nicht sofort antworten können – zum Beispiel weil Sie nicht über alle Informationen verfügen oder einfach nicht bereit sind – schreiben Sie einfach, dass der Brief eingegangen ist und Sie später antworten werden. Andernfalls ist der Empfänger nicht sicher, ob der Brief angekommen ist oder nicht versehentlich gelöscht wurde.

Geschäftskommunikation per E-Mail ist ein wesentlicher Bestandteil des Lebens eines jeden modernen Menschen: Wir schreiben an Arbeitskollegen, an das Management, an Kunden, Geschäftspartner, an Menschen, die uns kennen, und an diejenigen, die uns noch nicht kennen. Was ist Geschäftsethik in der elektronischen Korrespondenz und wie notwendig ist sie für erfolgreiche Geschäfte?

Jeder Buchstabe ist unsere Visitenkarte und ein Spiegel unserer Geschäftsposition. Und wenn es uns wichtig ist, dass diese Visitenkarte anständig aussieht und die Geschäftsposition zum Komfort und zur Produktivität der Kommunikation beiträgt, dann ist die Kenntnis der Grundregeln guter Manieren und deren Einhaltung in der täglichen Korrespondenz die wichtigste Voraussetzung für den Erfolg.

Für die elektronische Geschäftskorrespondenz gelten dieselben Regeln und Vorschriften wie für die Geschäftswelt bei allen anderen Formen der geschäftlichen Interaktion: bei der Kommunikation per Telefon, bei Verhandlungen usw. Meiner Meinung nach basiert die Ethik der geschäftlichen E-Mail-Korrespondenz auf mehreren unerschütterlichen Prinzipien:

1. Gegenseitiger Respekt zwischen den Gegnern für die Persönlichkeit und die geschäftliche Position des anderen.
2. Berücksichtigung der Geschäftsinteressen des Gegners.
3. Die Bedeutung von Datenschutzfragen verstehen.
4. Pünktlichkeit beim Informationsaustausch.

Betrachten wir praktische Werkzeuge zur Umsetzung dieser Prinzipien

1. Kompetent und übersichtlich gestaltetes Feld „Betreff“ / „Betreff“.

Die Angabe eines Betreffs spart dem Adressaten Zeit, da er den Inhalt des Briefes, den er erhält, sofort beurteilen und beim Lesen schnell über dessen Priorität entscheiden kann.

2. Begrüßung und persönliche Ansprache des Adressaten/der Empfänger

Schafft Vertrauen und verleiht dem Brief eine persönliche Note. Das Ignorieren des Namens des Adressaten wird als Unrichtigkeit empfunden.

3. Adressiergenauigkeit

Das korrekte Ausfüllen der Felder „An“, „Cc“ und „Bcc“ ist das wichtigste Instrument für eine effiziente und ethische Kommunikation. Um Fehler bei der Arbeit mit diesen Feldern zu vermeiden, müssen Sie deren Zweck kennen, der im modernen Geschäftsumfeld allgemein anerkannt ist:

• steht Ihr Name im direkten Adressatenfeld („An“), bedeutet dies, dass der Absender des Briefes auf eine Antwort auf seine Frage von Ihnen wartet;
• Wenn in diesem Feld mehrere Adressaten eingetragen sind, bedeutet dies, dass der Absender des Briefes auf eine Antwort von jedem oder jedem der Adressaten wartet;
• Wenn Ihr Name im Feld „Cc“ steht, bedeutet das, dass der Absender Sie auf das Problem aufmerksam machen möchte, aber keine Antwort von Ihnen erwartet. Sie sollten den Betreff der Korrespondenz nicht eingeben, wenn Ihr Name im Feld „Cc“ steht. Sollten Sie sich dennoch zu einer Korrespondenz entschließen, wäre es ein Zeichen guten Benehmens, den Brief mit einem der folgenden Sätze zu beginnen: „Lassen Sie mich an der Diskussion dieses Themas teilnehmen...“, „Entschuldigen Sie die Einmischung…“, „Lassen Sie mich meine Meinung äußern…“.

Besonderes Augenmerk aus ethischer Sicht gilt dem Bereich „Blind Carbon Copy“. Aus Sicht der Geschäftsethik ist dies das „anfälligste“ E-Mail-Tool, weil... Dieser Bereich wird üblicherweise als Instrument der geheimen Kontrolle und Information wahrgenommen. Bcc-Empfänger sind für andere Empfänger nicht sichtbar. Einige ethisch sensible Unternehmen verbieten den Einsatz dieses Tools in der Unternehmenskorrespondenz. Eine Ausnahme bilden Massenmailings (z. B. Einladungen). Sie werden an eine Vielzahl von Empfängern verschickt, allerdings sollten die E-Mail-Adressen nicht für jeden sichtbar sein.

Es gibt Unternehmen, die das Feld „Bcc“ gelassener behandeln und sich dabei an die folgenden allgemeinen Regeln halten:

• Im Feld „Blinddurchschrift“ werden Empfänger (verborgene Adressaten) eingetragen, die Kenntnis von der Korrespondenz haben sollen, deren Kenntnis aber für direkte Adressaten nicht offensichtlich sein soll;
• Das Versenden eines Briefes mit ausgefülltem Feld „Blindkopie“ setzt eine vorläufige Vereinbarung oder eine spätere Kenntnis des Verfassers des Briefes und der verborgenen Empfänger über den Grund und Zweck dieser Form der Information voraus;
• Der versteckte Empfänger sollte den Betreff der Korrespondenz nicht aus dem BCC-Feld eingeben.

4. Schnelligkeit der Reaktion

Die Antwortzeit auf einen Brief ist einer der Indikatoren für Ihre Position in Bezug auf die Geschäftsinteressen von Partnern und Kunden. Unternehmen haben diesbezüglich unterschiedliche Standards. Eine akzeptable Antwort-/Reaktionszeit auf einen Brief liegt bei zwei bis drei Stunden. Wenn Sie nach Erhalt und Lektüre eines Briefes feststellen, dass Sie ihn nicht innerhalb von 24 Stunden beantworten können, besteht die Regel der guten Form darin, dem Adressaten mitzuteilen, dass Sie seinen Brief erhalten haben und ihn beantworten werden: „Ich habe einen Brief bekommen. Ich werde heute im Laufe des Tages antworten. oder „Ich habe einen Brief bekommen. Zur Beantwortung sind zusätzliche Informationen erforderlich. Ich werde versuchen, spätestens zu antworten ...“

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5. Korrekter Umgang mit Informationen (Volumen, Sprache, Struktur, Format)

Die Art und Besonderheit der Darstellung von Informationen im Brieftext ist auch ein Instrument und Indikator für Ihre Fähigkeit und Ihren Wunsch, die Korrespondenz gegenüber Ihrem Adressaten möglichst korrekt und respektvoll zu führen:

• maximaler Komfort beim Lesen des Briefvolumens, das „auf einen Bildschirm“ passt, maximal – im Textvolumen eines Blattes im A-4-Format;
• Das Volumen der gesendeten Anhänge sollte 3 MB nicht überschreiten (größere Dateien können Probleme verursachen, da sie möglicherweise nicht den Mailserver des Empfängers passieren);
• Es ist besser, die gesendeten Dateien in universellen Kodierungen zu „packen“: Zip oder rar (andere Erweiterungen können während der Weiterleitung blockiert oder abgeschnitten werden und Probleme für den Empfänger verursachen);
• Wenn Sie auf einen Brief des Adressaten antworten, sollte der Text Ihrer Antwort oben (am Anfang) des Briefes und nicht unten platziert werden (dies erspart dem Adressaten das „Blättern“ durch den vorherigen Text des Briefes). die Korrespondenz auf der Suche nach der Antwort, die Sie geschrieben haben);
• Sie sollten eine Antwort auf den Brief des Adressaten nicht als neuen Brief starten (ohne den Korrespondenzverlauf zu speichern). Eine solche Antwort zwingt den empfangenden Empfänger dazu, Zeit mit der Suche nach der ursprünglichen Nachricht zu verschwenden;
• Es ist notwendig, in einer Sprache zu schreiben, die für den Adressaten möglichst verständlich ist. In jedem konkreten Fall wird die Frage geklärt, ob die Verwendung von professionellem, unternehmensinternem Vokabular, Slang, Abkürzungen und Anglizismen (Entlehnungen aus dem Englischen in einer anderen Sprache) sinnvoll ist.

Wenn die Verwendung von Slang und Abkürzungen die Geschwindigkeit und Effizienz der Korrespondenz erhöht, ist die Verwendung von Slang akzeptabel und ethisch vertretbar. So ist die interne Korrespondenz innerhalb eines Unternehmens fast immer von Slang geprägt: Er ist für alle Korrespondenzteilnehmer vertraut und verständlich und ermöglicht Ihnen eine Zeitersparnis. Bei der Korrespondenz mit externen Geschäftspartnern/Kunden ist dies jedoch ein Thema, das Vorsicht erfordert.

Es kommt vor, dass man auf Terminologie nicht verzichten kann. Beispielsweise stellt ein Unternehmen seinen Kunden ein Produkt/eine Dienstleistung wie Online-Werbung zur Verfügung, und Konzepte wie „medienkontextuelles Banner“, „Keywords“, „negative Wörter“, „ctr“ können durch nichts ersetzt werden; sie müssen eingeführt werden in den Geschäftskontext einbinden und dem Kunden beibringen, damit umzugehen. In diesem Fall ist es wichtig, dass beide Seiten geduldig und erklärungs- und lernbereit sind.

Es gibt jedoch Fälle, in denen die Verwendung von Abkürzungen und Begriffen vermieden werden kann und sollte.

BEISPIEL:

Ein Freund von mir hat zwei Tage lang nach einer Antwort auf die Frage gesucht: Was ist ASAP? Sie bereitete Materialien für den Verlag vor und in ihrem letzten Brief schrieben sie ihr: „ Masha, bitte schick uns alle deine Materialien so schnell wie möglich" Mascha kam zu dem Schluss, dass es sich hierbei um die Bezeichnung eines ihr unbekannten Formats handelte, in das der Text „übersetzt“ werden musste. Die Zeit, die Mascha damit verbrachte, die Bitte des Herausgebers zu „entschlüsseln“ und zu erfüllen, dauerte zwei Tage. Stellen Sie sich den Ärger der Maschine vor, als sie nach zwei Tagen herausfand, dass sich hinter dem mysteriösen „asap“ eine im englischsprachigen Umfeld weit verbreitete Abkürzung verbirgt. so schnell wie möglich» – « schnellstens».

BERATUNG: Missbrauchen Sie in der Korrespondenz mit externen Kunden und Partnern keine Anglizismen, Sonderbegriffe und firmeninternen Abkürzungen.

6. Verfügbarkeit von Unterschrift und Kontaktinformationen

Dies ist ein notwendiges Attribut, das jeden Ihrer Briefe beenden sollte. Folgendes muss im Signaturblock platziert werden:

1. Ihr Vor- und Nachname.

Dadurch wird die Korrespondenz personalisiert, was sich auf die Wirksamkeit und den psychologischen Komfort der Kommunikation auswirkt. Abkürzungen sollten in Ihrer Signatur nicht verwendet werden. Anstelle von T.L. Vorotyntseva In meiner Unterschrift werde ich Tamara Leonidovna Vorotyntseva (oder Tamara Vorotyntseva) schreiben, damit der Adressat versteht, wie er mich in einem Antwortschreiben kontaktieren kann.

1. Geben Sie Ihre Position an.

Auf diese Weise machen Sie dem Empfänger die Grenzen Ihrer Autorität und Fachkompetenz bei der Lösung von Problemen klar.

1. Kontaktkoordinaten (Telefon, E-Mail, Name und Adresse des Unternehmens, seine Website).

Dadurch bieten Sie dem Empfänger bei Bedarf die Möglichkeit einer zusätzlichen betrieblichen Kommunikation.

Zusammenfassend kann ich aufgrund meiner langjährigen Erfahrung in der Beobachtung der Korrespondenz in verschiedenen Unternehmen mit Sicherheit Folgendes sagen: Ethische Standards in der modernen Geschäftswelt sind nicht nur und nicht so sehr nominelle Attribute guter Manieren, sie sind praktische Werkzeuge, die mitgebracht werden zum Leben erwecken, die es ermöglichen, die Geschäftskommunikation korrekt, zeitnah, komfortabel und letztendlich effektiv zu gestalten.

Achten Sie auf die Schulung von Tamara Vorotyntseva.

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