Анализ рабочего места. Стадии анализа рабочего места. Способы и методы анализа рабочего места
Основным элементом системы управления персоналом является рабочее место. Можно выделить 2 группы задач в организации, в которых требуется определение этого понятия.
Первую группу составляют технологические, организационные и эргономические задачи, связанные с проектированием рабочих мест, их аттестацией, разработкой технологии, организацией и планированием производства. В задачах этой группы рабочее место рассматривается как зона трудовой деятельности одного рабочего или бригады , как часть производственного пространства (например, цеха, отдела). Вторую группу составляют задачи планирования трудовых ресурсов и капитальных вложений (трудоресурсные задачи), для решения которых рабочее место рассматривается с позиции обеспеченности производства рабочей силой или населения работой. Для решения задач этой группы рабочее место – это сфера приложения труда одного работника соответствующей квалификации или совокупность функций, которые он должен выполнять.
Пример: Если для обслуживания станка (агрегата) требуется участие двух рабочих, то с технологической и эргономической позиций рассматривается одно коллективное рабочее место; с трудоресурсной позиции требуется два рабочих места в каждую смену.
Для организации эффективной работы по управлению персоналом необходимо предметно определить задачи и условия труда для каждого конкретного рабочего места в организации. При этом следует учитывать, что однажды определенные условия работы должны систематически пересматриваться по ряду причин:
изменение организационной структуры подразделения;
увеличение объемов работ;
разработка новых проектов;
увольнение или перевод предыдущего сотрудника и т.п.
Следует отметить, что далеко не всегда реально требуется открытие вакансии или нового рабочего места. Перегрузку в пределах 20-30 % можно считать нормальным условием труда при высокой интенсивности работы. В случае если переработки составляют больше чем 30 % рабочего времени, необходимо пересмотреть либо организацию труда, либо квалификацию персонала. Организация труда может быть изменена двумя способами – введением дополнительного рабочего места либо изменением технологии работы структурного подразделения в целом или отдельной его части.
Необходимо четко установить положение каждого рабочего места в структуре подразделения, уровень и объемы выполнения работы, специальные виды деятельности, требуемую квалификацию, взаимодействие с коллегами по работе. Этот процесс следует начинать с анализа работы (рис.1), позволяющего определить функциональные обязанности и квалификационные требования к работникам организации.
эффективности
Оплата труда
Планирование
Описание рабочих мест
Функциональные
обязанности
безопасности
Квалификационные
требования
Планирование карьеры
Этапы анализа рабочего места
Анализ рабочего места выполняется путем ответа на следующие вопросы:
Структура организации. Место рабочего процесса (рабочего места) в ней. Основой любой организации является некоторое количество рабочих мест (производственных процессов) и операций, выполняемых ее сотрудниками, которые должны быть согласованы, скоординированы и увязаны с задачами организации, ее организационной структуры. Основным признаком формирования организационной структуры является разделение труда (т.е. относительное обеспечение различных видов деятельности) и его кооперация . Различают следующие виды разделения труда в организации: функциональное (предполагает выделение отдельных групп персонала, например, руководители, специалисты, рабочие); технологическое (основано на выделении стадий производственного процесса и видов работ; различают предметное и профессиональное разделение труда) и квалификационное (определяется различием работ по их сложности). Разделение труда предполагает его кооперацию (организацию бригад).
Построение организационной структуры позволяет определить основные направления деятельности, установить полномочия и функции для структурных подразделений, должностных лиц, определить место каждого рабочего процесса (рабочего места) в структуре организации. К основным типам организационных структур организации традиционно относят линейную, штабную, функциональную. На практике доминирует смешанная структура, включающая в себя элементы трех перечисленных организационных структур.
Цели и задачи анализа рабочего места. Анализ рабочего места (РМ) призван дать ответы на следующие вопросы:
Сколько времени необходимо для выполнения основных производственных операций?
Какой режим работы целесообразен для данного рабочего места?
Как организовать рабочее место, чтобы увеличить производительность труда работников?
Какими личностными характеристиками должен обладать работник для выполнения данной работы?
Анализ рабочего места - это характеристика рабочего процесса путем описания задач, режимов присущих ему, а также уровня знаний, обучения и ответственности, необходимых для успешного выполнения рабочего процесса.
Анализ, ориентированный на рабочее место, концентрирует внимание на характеристике работ, заданий, которые выполняет работник; анализ, ориентированный на рабочий процесс, концентрирует внимание на режимах работы, действиях, которые необходимо выполнить работнику в данном процессе (например, подсчеты на компьютере, координацию, ведение переговоров и т.д.).
Для описания РМ, выработки требований к ним отбираются типичные рабочие места в рамках организации, используется документация, описывающая аналогичные работы в других организациях.
Выбор метода анализа РМ. К методам сбора информации для анализа работ относятся наблюдение; интервью (собеседование); опрос (опросные листы, анкета); ежедневник/журнал работника (список обязанностей работника); количественные методы.
К анализу работы привлекаются линейные руководители и исполнители работы, которые должны четко представлять все этапы процесса, знать предлагаемые процедуры. Ответственность за данный этап лежит на специалистах подразделения по персоналу.
Описание рабочего места производится в соответствии со следующей последовательностью:
Наименование работы и ее место в цепи производственных или управленческих операций, наименование должности. При сборе информации желательны стандартизация и систематизация работ и должностей.
Обязанности : указывается, что должен делать каждый исполнитель, как он должен выполнять ту или иную работу.
Подчиненность: указывается, кому подчиняется данный работник.
Осуществляемое руководство: приводится количество исполнителей, находящихся в подчинении у данного работника, и наименование выполняемых работ.
Комплекс требований к уровню специального и общего образования, к квалификации и производственному опыту.
Состояние здоровья и требуемые для выполнения работы специфические физические качества: объем и виды затрат труда по операциям, необходимая сноровка, требования по координации работы органов зрения, рук и ног, способность различать цвета и другие качества.
Ответственность: за выполнение плановых заданий, за руководство коллективом, за соблюдение технологии производства, за технику безопасности, за правильность сведений, сообщаемых работником в вышестоящие инстанции и т. п.
Личностные качества : склад психики, инициативность, умение управлять другими работниками и т.п.
Условия труда: описываются условия, в которых протекает труд.
Техника безопасности: формируются основные требования к соблюдению техники безопасности.
Права , которыми наделяется работник для выполнения своих обязанностей.
Спецификация РМ . Спецификация рабочего процесса вытекает непосредственно из описания рабочего места, отвечает на вопрос: «Каковы черты характера и каким должен быть опыт человека для того, чтобы он успешно выполнял рабочий процесс?». Знание состава функций, выполняемых на рабочем месте, характера, условий и организации труда позволяют перейти к установлению профессиональных и личностных требований к работнику со стороны рабочего места, составлению спецификации РМ. Спецификация РМ технологично описывает участок работы и требования, которые этот участок предъявляет к сотруднику. Такими требованиями могут быть, например, обязательное ежедневное медицинское обследование; требование специальной подготовки; личностные характеристики.
Спецификация рабочего места дает информацию, необходимую для приема на работу и осуществления выбора сотрудников и включает следующие основные разделы: подготовка и опыт работы; образование; знания, навыки и способности; степень ответственности.
Разработка функциональных обязанностей и квалификационных характеристик: к онечная цель и продукт анализа работы. Хорошо подготовленные описания функциональных обязанностей и требования к работникам позволяют эффективно организовывать работу по управлению персоналом организации, утвердить должностные инструкции к рабочим местам.
Периодический анализ и корректировка функциональных обязанностей и квалификационных характеристик. Любая организация работает в постоянно изменяющихся условиях, что определяет необходимость систематической корректировки функциональных обязанностей в соответствии с новыми требованиями.
Рабочее место. Основным элементом системы управления персоналом является рабочее место. В этом понятии можно выделить две его основные составляющие: 1) технические, организационные и экономические задачи, связанные с проектированием рабочих мест, их аттестацией, разработкой технологии, организации труда, оперативным планированием производства; 2) задачи планирования трудовых ресурсов и капитальных вложений.
В задачах первой группы рабочее место рассматривается как зона трудовой деятельности одного рабочего или звена (бригады), как часть производственного пространства (например, цеха). Для задач второй группы (назовем их трудоресурсными) рабочее место надо рассматривать с позиции обеспеченности производства рабочей силой или населения работой. В трудоресурсном аспекте рабочее место - это сфера приложения труда одного работника соответствующей квалификации или совокупность функций, которые он должен выполнять. Например, если для обслуживания одного станка (агрегата) требуется участие двух рабочих, то в технологическом и эргономическом аспектах данная система будет рассматриваться как одно рабочее место, а в трудоресурсном аспекте - как два рабочих места в каждую смену.
В практической деятельности по управлению человеческим фактором в организации можно выделить определенные шаги, первым из которых несомненно является анализ рабочего места (АРМ). Этот первый шаг связан с целым рядом ключевых понятий и видов деятельности, которые формируют сам процесс менеджмента персонала.
Среди них важную роль играет проектирование рабочего места (ПРМ), а также связанные с ПРМ задачи по улучшению качества производственной среды и трудовой жизни.
Анализ рабочего места представляет собой дифференцирование рабочего места, с одной стороны, через задачи (деятельность), которая на нем совершается, а с другой - через требования по отношению к образованию, опыту и ответственности, необходимым для успешного выполнения деятельности на этом месте. АРМ, как правило, состоит из двух частей:
1) описание рабочего места - перечисление видов деятельности (задач, трудовых условий, средств оборудования и материалов, которые используются на данном рабочем месте);
2) спецификация рабочего места - перечисление необходимых требований к опыту, квалификации и способности успешно выполнять задачи (справляться с работой) на данном рабочем месте.
Анализ рабочего места проводится
для последующего решения многих важных организационных и кадровых проблем:
1) для проектирования рабочего места;
2) для поиска необходимых организации сотрудников;
3) для объективного отбора сотрудников;
4) для осуществления формальной оценки совершенной сотрудником деятельности (проделанной им работы);
5) для квалификационной подготовки и переподготовки персонала;
6) для организации карьеры сотрудников;
7) в связи с материальным и моральным стимулированием персонала;
8) в связи с задачей обеспечения техники безопасности труда.
МЕТОДЫ И ПРОЦЕДУРЫ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ АРМ
Для осуществления АРМ необходимо предварительно сделать общий анализ всей организации и деятельности, которая совершается в ней, для достижения ее основных целей. Этот анализ осуществляется с помощью использования двух моделей (схем): организационной и процессуальной.
Организационная схема. Организационная схема показывает отношения между различными структурными звеньями в рамках той или другой организации. С ее помощью наглядно демонстрируются формальные связи и взаимодействия. Это значительно облегчает формирование общего представления об организационной структуре той или иной фирмы в целом (см. схему 7.1).
Процессуальная схема. В отличие от организационной процессуальная схема показывает, как различные задачи и виды деятельности в организации связаны между собой. Если организационная схема дает представление о структуре организации, то с помощью процессуальной схемы можно сделать детальный анализ конкретных видов деятельности в ней (см. схему 7.2).
Методы сбора необходимой для АРМ информации. Существует четыре метода сбора данных, необходимых для анализа рабочего места. Это - наблюдение, интервью, анкета и ведение дневника.
На основе этих четырех методов можно собрать всю необходимую информацию для того, что мы называем базовыми данными для рабочего места.
Наблюдение, т. е. прямая регистрация событий, имеет некоторые преимущества по сравнению с другими методами. Во-первых, информация регистрируется наблюдателем независимо от субъективных желаний посторонних лиц; во-вторых, события фиксируются в момент их свершения; в-третьих, регистрировать можно только объективные факты, а не факты сознания. Наблюдение является научным методом и отличается от обыденного анализа тем, что оно подчинено определенной исследовательской цели и задачам исследования; планируется по заранее продуманной процедуре; все результаты наблюдения фиксируются. Этот метод используется только при анализе стандартных и простых задач с коротким циклом.
Наблюдение практически не используется при изучении высококвалифицированной деятельности, например научно-исследовательской.
Интервью - целенаправленная беседа, задача которой получить ответы на вопросы, предусмотренные программой исследования. В процессе интервью исследователь должен учитывать следующие требования: 1) создавать атмосферу искренности в процессе беседы; 2) так ставить вопросы, чтобы получить достоверные ответы; 3) вести точное фиксирование ответов.
На практике это наиболее часто используемый метод; его обычно применяют в комбинации с наблюдением. Но он приводит к субъективным ошибкам и неточностям при сборе информации. Чтобы до минимума сократить количество ошибок, необходимо в минимальной степени объяснить интервьюируемым, какие именно данные необходимо получить.
Анкета. Это один из наиболее часто встречаемых методов для АРМ, который позволяет за сравнительно короткий срок собрать всю необходимую информацию. Вопросы анкеты принято классифицировать по следующим основаниям. Во-первых, по содержанию их условно делят на две группы: вопросы о деятельности, фактах в прошлом и в настоящем, и вопросы о мнениях, оценках, мотивах респондентов (опрашиваемых). Во-вторых, по форме их делят на «открытые», когда ответ может быть дан в любой форме, как пожелает респондент, без каких-либо регламента-ций; и на «закрытые», если в его формулировке содержатся варианты возможных ответов (альтернатив), респондент должен остановить выбор на каком-либо из них.
Анкета заполняется опрашиваемым самостоятельно, поэтому ее вопросы должны быть предельно ясны для респондентов. Обычно композиция анкеты характеризуется следующей последовательностью смысловых разделов: 1) вводная часть; 2) основная часть 3) паспортичка - объективные данные о личности респондента (пол, возраст, профессия и т.д.). Иногда паспортичку ставят в начало анкеты. В основной части, как правило, не должно быть множество вопросов. Они в анкете должны быть краткими и ясными, желательно «закрытыми». Практика анкетирования показывает, что для большинства категорий опрашиваемых анкета должна быть составлена так, чтобы респондент на ее чтение и заполнение не затрачивал более 15-25 минут.
В качестве примера представляем следующую анкету.
Примерная анкета для проведения анализа рабочего места.
Дневник. Регулярное ведение дневника является методом, который используется при анализе рабочего места в том случае, когда мы имеем дело со сложными видами деятельности, которые с большим трудом поддаются наблюдению и описанию (научные работники, эксперты, высшие руководители).
Для анализа рабочего места могут быть использованы как все четыре вышеперечисленных метода в комплексе, так и в различных комбинациях. На основе собранной информации (с помощью указанных выше методов) специалисты производят проектирование рабочего места (ПРМ).
Основа любого предприятия (организации) - определенное число рабочих мест (производственных процессов) и необходимые операции, выполняемые сотрудниками. Все эти процессы и операции должны быть согласованы, скоординированы и непосредственно увязаны с задачами предприятия в целом, если оно хочет добиться успеха. Поэтому изучение рабочих мест, процессов и операций - обязательная часть системы управления персоналом.
Стадии анализа рабочего места. Анализ рабочего места (процесса) дает ответы на следующие вопросы:
Сколько времени необходимо для выполнения основных производственных операций?
Какие производственные операции можно сгруппировать в более общее понятие рабочего места (процесса)?
Как организовать рабочее место таким образом, чтобы повысить производительность труда работников?
Какой режим работы целесообразен для данного рабочего места?
Какими личностными характеристиками должен, по возможности, обладать работник для выполнения данной производственной операции?
Как может использоваться информация, полученная в результате анализа рабочего места, для создания программы управления персоналом предприятия?
Анализ рабочего места состоит из нескольких стадий, показанных на рисунке. Предполагается, что анализ рабочего места проводится на уже действующем предприятии.
Стадия 1 анализа очень важна, поскольку дает общую картину организации в целом. Здесь рассматривается место каждого рабочего процесса в данной организации. В завершение 1-й стадии составляют итоговые таблицы по структуре организации и диаграммы рабочего процесса. На 2-й стадии аналитику предстоит решить, как будет использоваться информация по анализу и проектированию рабочего процесса. Поскольку анализ всех рабочих мест процесса требует длительного времени и немалых материальных затрат, следует выбрать какой-либо типичный образец. На 3-й стадии основное внимание уделяют отбору тех рабочих мест, которые будут конкретно анализироваться.
На 4-й стадии с помощью определенных методов собирают не обходимые характеристики рабочего места, выявляют целесообразные режимы работы и качества, необходимые соответствующему исполнителю. Информацию, полученную на этой стадии, используют затем на 5-й стадии при описании рабочего места. На 6-й стадии разрабатывают спецификацию рабочего места (процесса).
Данные, собранные на стадиях 1-б, используют затем на 7-й стадии - для проектирования рабочего процесса. Под проектированием рабочего процесса подразумевают выбор рационального составления рабочих элементов, обязанностей и задач работника, с тем, чтобы работник достигал наилучших результатов и сам получал при этом чувство удовлетворения. На 7-й стадии варианты проекта тщательно оценивают и анализируют, выявляя и устраняя их недостатки.
Анализ рабочих мест тесно связан с разработкой программ управления персоналом и используется при этом в следующих направлениях:
1) подготовка описания рабочего места (в полном виде оно включает краткое изложение сути рабочего процесса, обязанностей работника и степень его ответственности, а также некоторые сведения об условиях работы);
2) спецификация рабочего процесса. В спецификации указаны личностные характеристики работника, необходимые для выполнения данного процесса;
З) проект рабочего места. Информацию, полученную в результате анализа, используют для выработки или видоизменения структуры элементов, обязанностей и задач, связанных с данной рабочей должностью;
4) подбор сотрудников и их прием на работу: аналитическая ин формация учитывается при отборе работников на определенную должность. Анализ помогает подобрать претендентов, которые будут трудиться с максимальной отдачей и чувствовать себя комфортно на данной работе;
5) оценка результативности труда. Сравнивают фактическую и плановую производительность труда. Анализ рабочего процесса используется для того, чтобы рассчитать приемлемый, этичный уровень производительности труда для конкретного рабочего места;
б) подготовка кадров и совершенствование квалификации. Информацию, полученную в результате анализа рабочего процесса, используют для разработки и внедрения программ подготовки кадров и совершенствования квалификации. Описание рабочего места помогает установить навыки и умения, необходимые для выполнения данного процесса;
7) планирование карьеры и продвижение по службе. Перемещение работников с одной должности на другую, с одной операции или процесса на другой получает четкую и подробную информационную основу;
8) оплата труда. Заработная плата обычно напрямую увязывается с навыками, умением, условиями работы, риском для здоровья и т. д. Анализ рабочих мест дает исходную базу для сопоставления и соответствующей оплаты труда работников;
9) безопасность труда. Безопасность рабочего процесса зависит от правильного расположения рабочих мест, соблюдения определенных стандартов, оборудования и других условий. Что присуще данному рабочему процессу, и какого рода работники необходимы для его выполнения? Эта и подобная информация может быть получена именно в ходе анализа рабочих мест.
Выбор методов анализа. Проведение достоверного анализа рабочих мест - дело хорошо обученных профессионалов.
Работник, проводящий анализ, должен понимать людей, рабочий процесс и иметь представление об общей организационной структуре предприятия. Важно и понимание им характера связей процедур управления персоналом с общей структурой организации.
Аналитик рабочего процесса должен выбрать наиболее подходящие для этого методы. Основой выбора служит предварительный обзор организации и взаимосвязи отдельных служб, отделов и рабочих мест.
Эти связи хорошо видны на структурной схеме, где указаны функции работников, выполняющих отдельные обязанности (рис. 2). С помощью таких схем аналитик получает общую картину того, какие подразделения существуют в организации, какова их иерархия и как осуществляется связь между ними.
 |
Дополнение к указанной схеме составляет комплект схем взаимодействий отдельных рабочих мест. Такие схемы более детализированы и более точны. На них показаны связи между рабочими местами (процессами).
для получения информации, необходимой для анализа рабочего процесса, используют четыре метода:
Наблюдение;
Собеседование (интервью);
Список обязанностей работника.
При любом из этих методов вначале собирают данные о рабочем месте, а затем изучают сам процесс, для чего рассматривают рабочие задания, которые выполняет соответствующее лицо. Такой тип анализа именуется «анализом, ориентированным на рабочее место». Анализ может быть сконцентрирован на режимах работы, действиях, которые необходимо выполнить работнику в данном процессе (например, подсчеты на компьютере, ведение переговоров и т. д.). Такой анализ называется «анализом, ориентированным на рабочие процессы».
Источником базовой информации для анализа могут служить анкеты типа «Информационный стандарт анализа рабочего места». Анкету заполняют работники, занятые на данном рабочем месте.
Метод прямого наблюдения применяют в случаях, когда рабочий процесс требует ручного, стандартизированного труда или когда он непродолжителен. Примером таких процессов могут служить действия рабочего на сборочной линии автозавода, работа клерка, формирующего картотеку в страховой компании, или работа служащего на складе, который составляет опись вещей. Аналитик изучает действия одного из нескольких работников, выполняющих данный процесс. Метод прямого наблюдения мало приемлем в случаях, когда рабочий процесс включает умственную деятельность (работа исследователя, редактора или математика). Чтобы использовать метод прямого наблюдения, аналитик должен быть обучен наблюдению за действиями лиц, осуществляющих рабочий процесс. Проводить такого рода наблюдения следует как можно более незаметно, чтобы не мешать рабочему процессу.
Метод собеседования (интервью) чаще применяют для получения информации, необходимой для анализа рабочего процесса. Он дает аналитику и работнику возможность поговорить друг с другом. Во время разговора работник также может задавать аналитику раз личные вопросы: таким образом, аналитик объясняет работнику, как будет использоваться полученная информация. Собеседование можно проводить с одним работником, группой или с начальником, который располагает сведениями о рабочем процессе. Используют обычно стандартный набор вопросов, что позволяет сравнивать ответы.
Уязвимость метода в том, что информация может быть неточной. Например, если работник узнает, что информация, полученная во время собеседования, будет использована для установления заработной платы, он дает ее искаженной. Поэтому последовательные интервью более чем с одним человеком (работником и его руководителем), тщательное планирование беседы и правильный отбор вопросов, равно как и установление хорошего контакта с работником, чрезвычайно важны. Это отнимает немало времени, но улучшает качество и достоверность получаемой информации. Полученная в ходе собеседования информация дополняется в дальнейшем данными наблюдений и анкет.
Использование анкет метод, который требует наименьших денежных затрат. Это достаточно эффективный метод получения большого количества информации за короткий период времени.
Анкета «Информационный стандарт анализа рабочего места» - стандартная. Она включает в себя вопросы о рабочем месте и процессе, требованиях к ним, условиях работы и оборудовании. Менее стандартный подход - попросить рассказать работников о своей работе. Такой более свободный подход дает работникам возможность выразить собственные идеи и описать рабочий процесс своими словами.
Целесообразность применения стандартных анкет является постоянным источником споров. В принципе, не существует какого- либо идеального стандарта анкеты.
Любые из перечисленных четырех методов могут быть использованы в различных комбинациях, а для получения всесторонней информации о рабочем процессе - все сразу. Аналитики рабочего процесса очень часто применяют особый, количественный способ анализа, который включает в себя особенности всех четырех обычных методов.
Специальные количественные методы анализа. Приведенные четыре метода дают основу для ряда более сложных количественных подходов, которые позволяют получить информацию о том, какого рода обязанности выполняет работник и каковы должны быть его навыки и знания для выполнения данного рабочего процесса. Три наиболее распространенных количественных метода - это функциональный анализ рабочего процесса, должностное анкетирование и анкетирование административных лиц.
Функциональный анализ рабочего процесса - метод, служащий для характеристики сути рабочего процесса, описаний рабочего процесса и получения данных, необходимых для описания требований к работникам.
Достоинство метода заключается в том, что рабочий процесс получает количественные оценки. Таким образом, все рабочие процессы могут быть классифицированы, например, для установления уровня заработной платы работника.
При использовании метода должностного анкетирования для количественной оценки должностей применяют стандартную анкету. Исследователь рабочего места (должности) решает, какие из пунктов, приведенных в анкете, важны для выполнения конкретно рассматриваемого рабочего места.
Применяют также компьютерные программы количественной оценки рабочих должностей. При этом обычно используют семь параметров:
Характер принимаемых решений;
Взаимосвязи;
Ответственность;
Необходимость рабочих навыков и обучения;
Наличие и характер затрат ручного труда;
Использование оборудования и транспортных средств;
Обработка информации.
По этим оценкам можно получить краткое описание рабочего места (должности) и сравнить различные процессы.
Достоинством метода можно считать его апробированность, недостатком - большие затраты времени и труда. Кроме того, поскольку данный метод не описывает особых, специфических действий, присущих именно данному рабочему месту, характеристики совершенно различных должностей могут выглядеть почти одинаково (так, должности милиционера и домохозяйки выглядят «сходными», поскольку обе «связаны с устранением неисправностей и урегулированием кризисных ситуаций»). Анкетный метод дает только самую общую картину рабочей должности.
Достижение определенного результата деятельности отдельного работника, группы или организации в целом зависит от многих факторов. Одним из важных является выполняемая отдельным сотрудником работа, т.е. трудовая деятельность, которая имеет как содержательную сторону, отвечая на вопрос: «что следует делать?», так и процессуальную, технологическую сторону осуществления деятельности, давая ответ на вопросы: «какделать?» и «комуследует делать?». Все это в совокупности позволяет выделить и описать тот или иной участок работы, который в данном контексте можно назвать рабочим местом.
Определение основных характеристик и требований к работе (или к рабочему месту) и к работнику осуществляется в ходе анализа работы и ее описания. Существует несколько определений термина «анализ работы». Согласно исследованиям Британского института стандартизации анализ работы - это определение наиболее существенных характеристик работы. Американский департамент труда расширил это определение. Согласно его трактовке анализ работы определяется как «любой процесс упорядочения и оценки информации», связанной с работой или работником. Информация может отражать содержание работы, выраженное в терминах конкретных рабочих функций и процедур, или она может состоять из характеристик работника (практических навыков, знаний, способностей, допустимых отклонений и т.д.), требуемых для компетентного выполнения работы.
Определение
Анализ работы - это процесс систематического исследования работы по определению наиболее существенных ее характеристик, а также требований к исполнителям данной работы.
Таким образом, анализ позволяет получить данные о требованиях к работе, которые затем используются для описания работы (т.е. описания обязанностей, прав, ответственности) и составления личностной спецификации (т.е. требований к работнику).
Анализ работы может иметь два аспекта:
- анализ с ориентацией на задачу - для определения обязанностей, ответственности, методов выполнения работы и т.д.;
- анализ с ориентацией на работника - для определения характеристик поведения работника, требующихся для успешного выполнения работы.
- подготовки описания работы (содержит краткое изложение сути рабочего или управленческого процесса, степень его ответственности, условия работы и т.п.);
- составления личностной спецификации с указанием личностных качеств работника;
- подбора сотрудников и приема их на работу: аналитическая информация учитывается при отборе работников на определенную должность;
- оценки результативности труда работников;
- подготовки кадров и повышения квалификации путем разработки и внедрения программ подготовки кадров. Анализ работы помогает установить знания, навыки и умения, необходимые для выполнения процесса на данном рабочем месте;
- планирования карьеры и служебного продвижения, с учетом достижения работником высоких результатов;
- оплаты труда, так как она должна напрямую увязываться с навыками, умением, условиями работы, риском для здоровья и т.п.;
- обеспечения безопасности труда, поскольку она зависит от правильного расположения рабочих мест, оборудования, соблюдения определенных стандартов и других условий.
Первый, очень важный, этап анализа дает общее представление об организации в целом и организационном расположении каждого рабочего места в ней. На этом этапе составляются схемы структуры
организации, показываются связи и отношения между рабочими местами (или должностями). На втором этапе решается вопрос, как и для чего будет использоваться информация по анализу работы (для отбора персонала, оценки результатов его деятельности, обучения и т.д.). Анализ всех рабочих мест требует длительного времени и немалых затрат. Поэтому следует выбрать какой-либо типичный образец тех рабочих мест, которые будут конкретно анализироваться (третий этап). На четвертом этапе с помощью определенных методов (собеседования, наблюдения, вопросников) собираются необходимые данные - характеристики работы, выявляются целесообразные режимы работы и качества, необходимые исполнителю данной работы. Информация, полученная на этом этапе, будет использована затем на пятом этапе при описании работы (рабочего места). На шестом этапе разрабатывается личностная спецификация, т.е. набор требований к работнику, выполняющему данную работу.
При проведении анализа работы должны быть получены такие ее характеристики, которые в полном объеме и всесторонне позволят составить описание работы. Поэтому анализ начинается с составления полного перечня работ. Затем каждый вид работы расчленяется на отдельные процедуры и операции. Изучаются приемы и методы их выполнения, используемое оборудование, аппараты, инструменты; выявляются условия труда; рабочие взаимоотношения; устанавливается уровень профессиональной подготовки, знаний и умений, необходимых для выполнения данной работы на требуемом уровне.
С этой целью используются контрольные вопросы.
Существуют три основных метода анализа работы, которые по отдельности или в комбинации могут быть применены к процессам сбора информации. К ним относятся: наблюдение, собеседование, вопросники.
Наблюдение. Когда работа является открытой, то прямое наблюдение того, что работник делает, может дать большую часть информации, требующуюся для ответа на вопросы о самой работе и для суждения о личностных требованиях, предъявляемых к работнику. Некоторые виды работы сами предполагают прямое наблюдение, к примеру рутинные работы с высоким содержанием ручного труда, где большинство операций можно наблюдать, так как они не требуют существенных умственных усилий или проявления индивидуальной свободы действий, и где стандартизированные операции с коротким циклом являются нормой. Более сложные работы в области управления менее пригодны для анализа путем наблюдения.
Наблюдение может быть сплошным и выборочным, причем второе является более сложным, чем первое. При выборочном наблюдении за операциями, выполняемыми на рабочем месте, информация
собирается в произвольные интервалы времени во время полного рабочего цикла. Целью каждого наблюдения является получение мо- ментной картины того, что работник делает в исследуемом интервале, и фиксация частоты выполнения исследуемых операций. Метод наблюдения достаточно прост и эффективен.
Собеседование. Большинство собеседований представляет собой интервью «индивидуального» типа - прямой диалог между аналитиком и работником и его руководителем. Когда имеет место значительное число идентичных работ, то можно применить «групповые» интервью - собеседование с группой работников, выполняющих одну и ту же работу. Следует, однако, всегда помнить об относительной точности информации, получаемой в процессе собеседования. Это объясняется тем, что одни и те же операции могут по-разному восприниматься исполнителями работы, кроме того, интервьюеры также по-разному могут воспринимать (и записывать) полученную информацию. Для уменьшения вероятности получения и обработки неточной информации целесообразно разработать процедуру ее перепроверки, например либо путем консультаций с непосредственным начальником анализируемого работника, либо путем регулярной стыковки записей различных интервьюеров (аналитиков) по схожим операциям (работам). Целесообразна также комбинация собеседования с другими методами анализа работы. Одним из условий эффективного применения метода собеседования при анализе работы является четкое планирование собеседования заранее, его общей схемы, последовательности задаваемых вопросов. Полезно также при подготовке к собеседованию составить контрольные списки вопросов, предварительно разбив анализируемую работу на блоки, основные направления деятельности.
Вопросники. Вопросники имеют то важное и очевидное преимущество, что они структурированы и могут быть составлены таким образом, чтобы охватить совокупность рабочих операций. Собеседования также могут быть структурированы, но при их проведении возможны отклонения. Более того, вопросники представляют собой экономичный метод (с позиций времени) сбора информации от большого количества людей, работающих на разных рабочих местах.
Описание работы - это фиксация данных о содержании конкретной работы (обязанностях, правах, ответственности) и ее параметрах.
Определение
Содержание работы - это состав и объем трудовых функций, действий работника, определяющих профессионально-квалификационные требования к нему.
К параметрам работы относятся: ее масштаб, сложность и отношения (связи). Описание работы составляется на основе информации, собираемой в ходе анализа работы. Описание работы включает следующие типовые разделы:
а) наименование работы (рабочего места);
б) кому подчиняется работник;
в) за кого непосредственно отвечает работник;
г) общая цель работы;
д) основные направления деятельности и задачи (их число ограничено шестью основными задачами, которые характеризуют ключевые аспекты работы и отражают действия работника с помощью глаголов: отвечает, проверяет, составляет и т.д. Если возможно, задачи следует определять в конкретных параметрах, таких, как стоимость, выходной результат, время, скорость, расход и т.п.);
е) условия работы и рабочая среда - температура, освещенность, вредные воздействия и прочие;
ж) рабочие взаимоотношения, т.е. наиболее значительные контакты данной работы (рабочего места) с другими как внутри организации, так и вне ее;
з) показатели ответственности (за подчиненных, результаты работы и т.д.).
Описания работы могут и должны использоваться в интересах всей организации и самого работника. Они используются организацией для определения задач отдельного исполнителя; изучения производительности труда; создания спецификации работника, пересмотра структуры организации; определения категории работы (ее иерархии); организации оптимального обучения, подготовки и повышения квалификации кадров; определения непригодности исполнителя и, если необходимо, его увольнения, аргументации в суде в случае трудового конфликта.
Работнику описания дают знание того, чего от него ожидают и по каким критериям будет оцениваться его деятельность; возможность принимать участие в определении стандартов (критериев) работы и решения проблем, связанных с его трудовой деятельностью.
Параметры работы определяются на основе ее анализа. Масштаб работы непосредственно связан с ее содержательной стороной и представляет собой количество задач или операций, которые работник, ответственный за эту работу, должен выполнить.
Сложность работы носит преимущественно качественный характер. Она отражает степень самостоятельности в принятии решений и степень владения трудовым процессом. Под отношениями по работе понимается установление межличностных связей между исполнителями работы и другими работниками как по поводу самой работы, так и в связи с другими видами работ в организации. Отноше
ния по работе являются «мостиком» к формированию структуры организации, основным первичным элементом которой является «должность». Основой для составления по каждой должности должностной инструкции является анализ и описание работы по этой должности.
Считается, что ответственность за составление описания работы (рабочего места) должна лежать на исполнителе работы и его непосредственном начальнике. Здесь выделяют два подхода:
- лучшим подходом является случай, когда исполнитель готовит сам проект описания своей работы, обсуждает и согласовывает его со своим непосредственным начальником. Затем с целью обеспечения согласованности с более широкими задачами проект должен быть рассмотрен и утвержден начальником следующего уровня;
- когда исполнитель работы не может подготовить проект описания без помощи, проект составляется и согласовывается совместно исполнителем и его непосредственным руководителем, затем утверждается у руководителя следующего уровня.
Поскольку «трудовые действия» или «трудовой процесс» это и есть, по сути, «работа», то все, что было рассмотрено выше по поводу анализа и описания работы, относится и к рабочему месту. А так как для категории служащих рабочее место рассматривается обязательно в сочетании с должностью, то анализ и описание должности также проводится аналогично тому порядку, который был рассмотрен выше.
В чем заключается отличие понятий «должность» и «рабочее место»? Через понятие «должность», характерное для категорий руководителей, специалистов, технических исполнителей, отражается социально-экономическая сторона понятия «рабочее место», которую дополняет и структурно-организационный аспект (наличие обязанностей, прав, ответственности). Но «должность» является лишь частичной характеристикой «рабочего места».
Определение
Рабочее место - это первичное звено в структуре любого производства. Оно рассматривается в двух аспектах. Во-первых, как зона приложения труда, оснащенная, определенным образом организованная и предназначенная для трудовой деятельности одного или нескольких работников. Во-вторых, как зона организации жизнедеятельности людей.
Для служащих рабочее место рассматривается в единстве с должностью.
Совокупность рабочих мест и операций, выполняемых сотрудниками, которые должны быть согласованы, скоординированы и увязаны, - основа организации деятельности фирмы.
Рабочее место наряду с социально-экономической включает организационно-техническую и пространственную стороны. Задачи (работы), которые должны выполняться на том или ином рабочем месте, определены в количественном и качественном отношении в описании рабочего места.
Определение
Описание рабочего места - всесторонняя информация о требованиях, нагрузке и содержании работы на рабочем месте. Оно используется при подборе, отборе и найме персонала, при проведении аттестации рабочих мест и работников.
Описание рабочего места включает типовые разделы: наименование рабочего места; классификационная группа рабочего места; количество работников на рабочем месте; характеристика органов управления им; подчиненность органу управления; схема замещения должностей на рабочем месте; содержание работы на рабочем месте (основные трудовые функции); технические характеристики рабочего места (содержание, средства и организация труда); требования, предъявляемые к квалификации работника (уровень образования, профессиональное обучение, профессиональный опыт); требования физического характера (мышечная нагрузка, осанка, острота зрения, слух, влияние окружающей среды); требования психического характера (монотонность работы, способность к регулированию, готовность к кооперации усилий, наличие коллективистского духа).
Рабочее место является первичным звеном производственного процесса в создания материальных ценностей. Систему организации рабочего места с полным правом считают показателем организованности всего предприятия, так как она характеризует качество и слаженность работы всех служб предприятия.
Составляющие рабочего места:
технические, организационные и экономические задачи, связанные с проектированием рабочих мест, их аттестацией, разработкой технологии, организации труда, оперативным планированием производства;
задачи планирования трудовых ресурсов и капитальных вложений.
В задачах первой группы рабочее место рассматривается как зона трудовой деятельности одного рабочего или звена (бригады), как часть производственного пространства. Для задач второй группы рабочее место надо рассматривать с позиции обеспеченности производства рабочей силой или населения работой.
В трудоресурсноу аспекте рабочее место - это сфера приложения труда одного работника соответствующей квалификации или совокупность функций, которые он должен выполнять.
Анализ рабочего места - дифференцирование рабочего места, с одной стороны, через деятельность, которая на нем совершается, а с другой - через требования по отношению к образованию, опыту и ответственности, необходимым для успешного выполнения деятельности на этом месте.
Анализ рабочего места состоит из двух частей:
1) описание рабочего места - перечисление видов деятельности (задач, трудовых условий, средств оборудования и материалов, которые используют - ся на данном рабочем месте); 2)спецификации рабочего места - перечисление необходимых требований к опыту, квалификации и успешному выполнению задачи (по выполнению работы) на данном рабочем месте. Важную роль в анализе рабочего места играют проек-тирование рабочего места, а также связанные с проектированием рабочего места задачи по улучшению качества производственной среды и трудовой жизни.
Анализ рабочего места проводится для последующего решения многих важных организационных и кадровых проблем:
1)для проектирования рабочего места;
для поиска необходимых организации сотрудников;
для объективного отбора сотрудников;
для осуществления формальной оценки совершенной сотрудником деятельности (проделанной им работы);
для квалификационной подготовки и переподготовки персонала;
для организации карьеры сотрудников;
для материального и морального стимулирования персонала;
для обеспечения техники безопасности труда на рабочем месте.
Любое рабочее место на предприятии должно наилучшим образом отвечать своему назначению и обеспечивать при этом выполнение основных и вспомогательных работ с наименьшими затратами труда.
Организацию труда на рабочем месте определяют следующие факторы: разделение и кооперация труда; совершенствование организации и обслуживания рабочих мест; рационализация приемов и методов труда; создание благоприятных условий труда; повышение квалификации кадров; совершенствование нормирования и стимулирование труда; воспитание сознательного творческого отношения к труду.
игры, навязанные ему извне; с какой скоростью он работает; как часто обращается за помощью; пытается ли узнать что-то новое для себя; быстро ли обучается и т.
Д. Зачастую даже при недостоверных данных тестирования такая косвенная информация дает много ценных сведений или по крайней мере поводов к размышлению. Если кандидат занимает предложенную вакансию, становится понятно, на что стоит обратить особое внимание во время испытательного срока.
Виды тестов.
Интеллектуальные тесты предназначены для выяснения уровня интеллекта и образования кандидата. Могут использоваться как тесты общего интеллекта, так и специальные, направленные на различные разновидности интеллекта.
Тесты на внимание и память могут быть включены в тест интеллекта либо даваться отдельно, если эти навыки профессионально важны. Можно тестировать различные виды памяти, измерять ее объем и продуктивность запоминания
Личностные тесты предназначены для выявления личностных особенностей, черт характера. Набор выявляемых качеств зависит от теоретической концепции, положенной в основу теста. Как правило, они описывают поведенческие особенности человека, его социальные навыки, способность к адаптации и многое другое.
Тесты межличностных отношений выявляют стиль общения с людьми, конфликтность, способность идти на компромиссы, приходить на помощь другим, навыки общения в различных ситуациях. Тестам на конфликтность, как правило, уделяется особое внимание, поскольку сложные отношения в коллективе могут отнимать до 100 % рабочего времени, в чем работодатель, конечно же, не заинтересован. Сюда же можно отнести тесты на выявление стиля руководства или лидерства.
ния, адрес, социальный статус и т. д.), относящиеся к прошлым местам работы, образованию, хобби. Часто присутствуют вопросы, направленные на определение уровня самооценки, отношение к разным явлениям социальной жизни.
Следующий этап - интервью, в той или иной степени структурированное и формализованное. Результаты его могут быть получены как устно, так и в письменной форме.
Только при положительном результате всех предыдущих этапов претенденту предлагает пройти этап тестирования. Тестирование может быть психологическим, профессиональным, психофизиологическим, интеллектуальным. В каждом конкретном случае разрабатывается специальная программа тестирования - так называемая батарея тестов, соответствующая запросу данной вакансии. Тестирование может проводиться в один день или несколько дней, инди- «з* видуально или с группой. Важно, чтобы батарея тестов СО была правильно сформирована и тест измерял именно те качества, которые являются важными для той или иной должности.
Наконец, последний этап - проверка рекомендаций. Практика показывает, что, разговаривая с предыдущим руководителем, с коллегами кандидата, можно не только выяснить о нем какую-либо информацию, но и получить интересные сведения относительно того, в чем этот человек силен, какие с ним могут быть проблемы, что ему удается хорошо, что не очень. При сопоставлении этого с результатами исследований и интервью картина становится почти законченной и ясной.
Мероприятия по подбору специалиста заканчиваются принятием решения о рекомендации на работу тех или иных кандидатов и представлением претендента работодателю.
