Бенчмаркинг на примере российской компании. Бенчмаркинг закупочной деятельности. Benchmarking procurement. Обратной связи можно добиться посредством опросов, помогающих выяснить

Здравствуйте, уважаемые любители закупок!

В данной публикации мы продолжаем рассмотрение различных закупочных инструментов из замечательной книги "Purchasing chessboard" от консультантов A.T.Kearney. Сегодня мы рассмотрим один из таких инструментов , как бенчмаркинг состава продукта.

Увеличивающаяся дифференциация, сокращение жизненного цикла продукта и рост товарного разнообразия делают сорсинг все более комплексным. Как результат, становится все сложнее и сложнее применять методы консолидации объемов или достигать экономии за счет масштаба. Поэтому первым шагом в этом случае будет являться применение соответствующих инструментов, позволяющих привнести упорядоченность в образовавшийся хаос. Используя анализ и бенчмаркинг, возможно идентифицировать потенциальные улучшения, которые могут быть реализованы при совместных усилиях отделов исследований и разработок и производства.

Выборка конкурирующих продуктов отправляется нескольким поставщикам для компонентного анализа. Поставщики предоставляют предложения, как для продукта в целом, так и для его компонентов. Совмещая лучшие предложения, выбирается лучший концепт, при этом у закупщика появляется понимание издержек производства поставщиков.

Бенчмаркинг состава продукта включает семь шагов:

1) согласование подхода с поставщиками: необходимо определить новых потенциальных поставщиков (кроме существующих) на основании их портфолио, компетенций и способностей;

2) определение соответствующих конкурентных продуктов;

3) подготовка соответствующих шаблонов калькуляции себестоимости;

4) получение откорректированных шаблонов от поставщиков;

5) оценка предложений;

6) определение потенциальной экономии:

Определение поставщика с самой низкой ценой по каждому из продуктов в рамках существующей калькуляции;

Реконфигурация продукта, используя компоненты с самыми низкими затратами;

Определение самых низких производственных затрат

7) определение целевых затрат

Результатом бенчмаркинга состава продукта является надежный анализ сравниваемых конкурентных продуктов.

Хорошим примером бенчмаркинга состава продукта является пример бенчмаркинга зеркал заднего вида у автопроизводителя

Производитель автомобилей решился провести бенчмаркинг состава продукта для зеркал заднего вида после получения согласия на участие в этом процессе четырех поставщиков (2 – существующих, 2 – новых). Команда, состоящая из персонала из инженеров и закупок, решила включить в этот процесс два продукта от прямых конкурентов и два продукта от конкурентов из стран с низкими затратами.

Для шаблонов калькуляции себестоимости использовались следующие компоненты: корпус, шарнирный механизм, регулировочная головка, подвеска, каркас и зеркальное стекло. Части и материалы были определены для каждого индивидуального элемента. От поставщиков было запрошено определить затраты на основные элементы продукта и услуги по разработке, включая накладные расходы. Для лучшего понимания процедуры бенчмаркинга с поставщиками была проведена совместная встреча.

Несколько недель спустя, результаты были доступны с соответствующей потенциальной экономией, оптимальной функциональностью и эффективными производственными процессами. Незначительные функциональные различия между конкурирующими продуктами были выявлены и финансово оценены. Переговоры и последующая обратная связь была предоставлена каждому из поставщиков.

Была выявлена потенциальная экономия в 27% на весь продукт, со следующей разбивкой: от 5 до 10% - для корпуса, от 15 до 25% - для шарнирного механизма, от 5 до 15% - для каркаса, от 25 до 30% - для зеркального стекла, от 30 до 35% - на дополнительные непрямые расходы.

Таким образом, как показывает рассмотренный пример, бенчмаркинг состава продукта является достаточно действенным закупочным инструментом, позволяющим получить до 30% экономии.

Используя опыт лидеров своей отрасли, ориентируясь на апробированные ими наработки в организации, производстве, управлении и т.п., легче достичь сопоставимого уровня своей компании и даже приобрести преимущество. Метод, основанный на скрупулезном анализе чужого опыта, с внедрением лучших наработок, целью которого становится оптимизация и повышения эффективности собственного бизнеса , называется .

Как эффективно использовать анализ конкурентов (и не только)

Перед началом исследования первым делом подбирается эталон, эффективная работа и коммерческий успех которого несомненны. В качестве эталона могут использоваться прямые конкуренты, предприятия одной отрасли и даже компании, работающие абсолютно в других областях, но самые передовые с точки зрения организации производства, управления и маркетинга.

Выделяется несколько видов бенчмаркинга:

Конкурентный. Предполагает сравнительный анализ конкурентов (аналогичная продукция, внедренные бизнес-процессы , конкурентные преимущества).

Общий. Изучаются и перенимаются лучшие наработки компаний любых отраслей, помимо той, в которой работает компания, использующая бенчмаркинг.

Функциональный. Сравниваются работа отдельных отделов, исполнение конкретных функций (управление персоналом, снабжение, логистика и т.п.) близких компаний, не обязательно конкурентов.

Естественно, в случае прямых конкурентов никто не будет раскрывать свои карты добровольно. Здесь используется несколько приемов анализа: закупка товаров конкурента с изучением их преимуществ, опрос сотрудников смежных компаний (общих поставщиков, к примеру), прямая покупка информации, привлечение ведущих сотрудников конкурента для работы в свой бизнес. Самое главное – не просто изучить, понять минусы и плюсы других, но определить собственные просчеты и недоработки, внедрить лучшее в свой бизнес.

Почему слепое подражание не работает

Проводя бенчмаркинг, примеры лучших и более эффективных решений и методов работы адаптируются под конкретный бизнес. Важно не использовать прямое копирование, а синтезировать нечто собственное, так как простое копирование лидера, который взят в качестве эталона, неизбежно ставит ваш бизнес в роль вечного догоняющего. Важно понимать цель внедрения чужого опыта, соотносить стоимость нововведений и величину достигнутого результата. К примеру, система управления ERP для маленькой фирмы не нужна.

Бенчмаркинг должен проводиться непрерывно, чтобы не застаиваться, не потерять конкурентное преимущество и постоянно оставаться впереди. Это постоянный процесс улучшения функционирования бизнеса, основанный на оценке продуктов, услуг и эффективности самых сильных компаний. Это постоянный анализ, разработка и внедрение улучшений, оптимизация бизнеса.

Удачно проведенный бенчмаркинг примеры

Одним из примеров классической методики анализа и внедрения считается разработка корпорации XEROX, которая включает 10 шагов, разбитых на четыре этапа:

Подготовка. Выявляется объект бенчмаркинга, всесторонне оценивается в деньгах, анализируется вся доступная информация, выбирается предприятие для сравнения.

Анализ. Сопоставляются основные параметры (качество, временные и денежные затраты, удовлетворенность клиентов), вычленяются неэффективные, определяются причины, почему у других лучше.

Внедрение. Ставятся цели и определяются стратегии оптимизации, на предприятии добиваются осознания необходимости изменений, составляется их план. Изменения реализуются с обязательным контролем эффективности.

Повторение. Со временем все нововведения становятся стандартом на рынке и требуют обновления. Поэтому бенчмаркинг проводится по новому циклу.

В ходе анализа эффективности других компаний XEROX изменила порядок складирования готовой продукции, запустила двухуровневую дистрибуцию (кстати, впервые именно в России), ускорила сборку изделий на участках, где требовался ручной труд и т.п. Изучение и внедрение лучших наработок многих компаний обеспечило XEROX конкурентными преимуществами.

Показательным примером являются эталонные сравнения, проведенные компанией Ford. Бенчмаркинг проводился в девяностых годах с целью поднять пошатнувшиеся позиции компании. Было проведено глобальное исследование более 50 моделей автомобилей с целью изучения их преимуществ и предпочтений потребителей. Определили по каждому привлекательному свойству

Под бенчмаркингом понимают системное сопоставление организационных процессов и эффективности деятельности, проведенное на основе заранее выбранных индикаторов (рис. 1). Цель бенчмаркинга - выявить разрыв между лучшими из достигнутых результатов и теми, которые компания показывает в настоящее время, чтобы разработать новые стандарты и / или улучшить процессы.

Выделяют четыре вида бенчмаркинга.

Внутренний - сопоставление результатов деятельности и применяемых приемов в разных подразделениях компании, т. е. в бизнес-единицах.
Конкурентный - сравнение показателей и результатов деятельности компании с показателями и результатами деятельности ее непосредственных конкурентов.
Функциональный - сравнение показателей и результатов деятельности компаний из одной отрасли.
Общий - сравнение показателей и результатов деятельности компаний из разных отраслей, проводимое для нахождения наиболее эффективных методов работы.

Все виды бенчмаркинга могут принести пользу, так как позволяют компании лучше разобраться в своих сильных и слабых сторонах, выявить проблемы и возможные способы их устранения; они также показывают нормы, задают новые направления и способствуют появлению новых идей, предназначенных для улучшения результатов деятельности компании.

Методы проведения бенчмаркинга варьируются в зависимости от ситуационных характеристик и / или поясняющих факторов, которые помогут объяснить разницу результатов у сравниваемых компаний. Более того, при использовании некоторых бенчмаркинговых методов выявляются ожидаемые тенденции и то, как будут разрабатываться наиболее эффективные методы работы. В ходе этого анализа могут изучаться и другие вопросы практического характера.

Когда следует применять модель

Выбор вида бенчмаркинга зависит от поставленной цели. Помня о том, что задуманное и его реализация на практике обычно не имеют 100%-го совпадения, можно сформулировать предназначение бенчмаркинга так: это метод получения ответа на один из следующих вопросов.

Насколько хорошо мы занимаемся своим делом?
Мы занимаемся своим делом так же хорошо, как и другие?
Как мы можем улучшить свою деятельность?

Масштабы бенчмаркингового проекта определяются тем влиянием, которое он, вполне вероятно, окажет на компанию, тем, насколько свободно можно открыто довести полученные при помощи него результаты до всех заинтересованных лиц, чтобы повысить вероятность успеха при реализации проектов по усовершенствованию, а также теми усилиями, которые требуются для достижения результатов, играющих на практике важную роль.

Как следует пользоваться моделью

В идеале, компании (или какие-либо другие похожие структуры), участвующие в бенчмаркинге, должны показывать более высокие или, по крайней мере, такие же результаты, как и изучаемая компания (структура), которую в этом случае называют целевой. Найти такие компании можно при помощи экспертов и через специализированные издания. Однако из-за различий в продуктах, процессах, структурах или из-за особенностей лидерского и управленческого стилей сравнивать компании порой бывает очень трудно.

Эту сложность можно преодолеть, если воспользоваться одним практическим приемом. Исследования показывают, что можно сравнивать компании, вошедшие в выборку, используя для этого поясняющие факторы.Так, надежность доставки товара потребителю зависит, помимо прочего, от сложности продукта. Поэтому у ряда компаний примерно с одинаковой сложностью продукции будут похожие показатели по этому качеству, что позволяет сформировать однородную по составу группу для проведения бенчмаркинга надежности доставки (рис. 2 и 3).

Сделанные предположения о результатах деятельности целевой компании могут быть более точными, если применить бенчмаркинг к показателю (например, надежности доставки) с учетом нескольких поясняющих факторов.

Для проведения бенчмаркинга необходимо выполнить следующие (иногда накладывающиеся друг на друга) шаги.

Определите масштабы проекта.
Выберите партнера (партнеров) по бенчмаркингу.
Определите оценки, показатели и метод сбора необходимых данных.
Соберите данные.
Проанализируйте различия, выявите факты, стоящие за цифрами.
Представьте результаты анализа и обсудите их последствия с точки зрения (новых) целей.
Отслеживайте динамику развития события (ведите мониторинг) при помощи постоянно осуществляемого бенчмаркинга.

Выводы

Бенчмаркинг совсем не прост. Слишком часто менеджеры или консультанты по своей инициативе прибегают к бенчмаркингу, забыв заранее выбрать необходимые показатели или инструменты для проведения серьезного детализированного анализа и представления его результатов. С тем что многие бенчмаркинговые проекты заканчиваются неудачно, трудно поспорить. Сравнение организационных процессов и показателей деятельности компаний, проводимое при бенчмаркинге, подобно такому бесполезному занятию, как сопоставление разнородных предметов вроде яблок и груш. Даже если бенчмаркинг проведен правильно, выявленные существенные различия в результатах деятельности могут объясняться тем, что «мы ведь не такие, как они», и этот «синдром отчуждения» мешает использовать бенчмаркинг как механизм, помогающий направить компанию на путь изменений, чтобы добиться более высоких результатов. Кроме того, наличие конкуренции может затруднить свободный обмен информацией; иногда такое случается даже внутри компании.

При помощи поясняющих факторов бенчмаркинг помогает компании получить данные для сравнения, позволяющие руководителям и менеджерам не только улучшить результаты деятельности (на самом деле указать возможности для совершенствования), но и показать оригинальные и в то же время проверенные решения, благодаря которым можно справиться с очень трудными проблемами. Поэтому мы утверждаем, что, скорее, надо поощрять наличие различий между компаниями, включенными в однородную группу, чем пытаться исключать из нее «непохожих» участников на том основании, что их продукты или процессы «несопоставимы» с другими.

Рынок предъявляет компаниям новые требования к осуществляемой логистической деятельности, качеству сервиса и их политике в области логистики. Компаниям же для того, чтобы оставаться конкурентоспособными и предлагать качественные услуги, нужно искать способы улучшения. Бенчмаркинг - один из таких способов.

Бенчмаркинг - это способ улучшения компании через оценивание и сравнение показателей, характеризующих её работу, с показателями эффективности других компаний. Бенчмаркинг появился в США в конце двадцатого века и до сих пор используется как инструмент повышения эффективности различных видов деятельности. Существует несколько видов бенчмаркинга. Но независимо от вида, основной его целью остается совершенствование работы компании.

Бенчмаркинговые исследования проводятся периодически. Проведение однократного исследования не может в полной мере отразить все преимущества, которые несет в себе бенчмаркинг. Одной из задач бенчмаркинга является определение текущего положения компании на рынке, после чего следует внесение изменений. После того, как изменения сделаны, необходимо вновь провести исследование и понять, насколько эффективны принятые решения и как изменилось положение компании на рынке.

Участвуя в бенчмаркинге основных логистических KPI, вы сможете:

сравнить показатели с другими компаниями,
принимать решения по улучшению компании,
отслеживать динамику интересующих вас показателей,
познакомиться с лучшими практиками отрасли.

В рамках ведения современного бизнеса постепенно формируется идея о том, что конкурируют не сами фирмы, а их снабженческо-сбытовые цепочки, это объясняет возросший интерес к логистике.

Самым сильным конкурентным преимуществом в борьбе за покупателя должна стать эффективная логистика. Логистизация промышленных предприятий заключается в подготовке и внедрении принципов и методов логистики в его деятельность.

Становится очевидным, что при этом необходимо учитывать опыт успешных предприятий внутри и вне отрасли, в которой действует объект логистизации, - не только зарубежных, но и отечественных, более приближенный к реальным российским условиям.

Это, относительно новое направление маркетинговых исследований, появившееся в США в 70-х гг. ХХ в., принято называть термином "бенчмаркинг". Зарубежные ученые определяют бенчмаркинг как "систематическую деятельность, направленную на поиск, оценку и учебу на лучших примерах, не зависимо от их размера, сферы бизнеса и географического положения".

Существует и несколько иное определение: "Бенчмаркинг - это процесс систематического и непрерывного измерения: оценка внутренних процессов на предприятии и их сравнение с процессами мировых предприятий-лидеров с целью получения информации, которая будет полезна для совершенствования собственных характеристик".

Многие новые бизнес-методики в логистике, маркетинге, управлении качеством, разработанные крупными компаниями и имевшие успех, постепенно стали применяться и предприятиями других отраслей. К ним относятся 6-сигма (Motorola), система "точно вовремя" (Toyota), Покэ-ёка (Matsushita Co), и непосредственно сам бенчмаркинг (Xerox).

В настоящее время бенчмаркинг является перспективным направлением развития консалтинга. При этом роль консультанта заключается в адаптации опыта компаний-лидеров, в том числе и из других отраслей, к реальным условиям ведения бизнеса компании-клиента.

Бенчмаркинговый подход приводит к существенному изменению процедуры принятия решений в сфере логистического менеджмента. Традиционно подобные управленческие решения принимались на основе результатов маркетинговых и логистических исследований, интуиции руководства в области организации снабженческо-сбытовых цепочек.

Бенчмаркинговый подход в области логистизации промышленных предприятий предполагает обнаружение, изучение и использование полезного опыта других фирм в решении проблем развития логистических систем и цепей, знакомство с применяемыми передовыми методами, что способствует более обоснованному, взвешенному принятию
управленческих решений в области развития внутрифирменной логистики, повышая этим конкурентоспособность фирмы.

К предметами изучения бенчмаркинга при логистизации можно отнести:

1) организацию каналов сбыта
2) складское хозяйство (в т.ч. техническое оснащение складов)
3) логистический менеджмент
4) транспортировка и отношения с логистическими операторами
5) логистические системы управления и контроля за ресурсами на всех этапах производственно-сбытового цикла
6) управление информацией в ходе товародвижения (в т.ч. и наличие электронного документооборота, штрихкодирования)
7) процесс формирование логистических издержек
8) взаимодействие с поставщиками и партнерами по бизнесу.

Процесс бенчмаркинга при логистизации можно представить в виде следующей схемы:

1. Определение круга проблем в функциональных областях логистики, подлежащего рассмотрению с позиций бенчмаркинга.

2. Определение совокупности факторов и переменных для анализа состояния логистики на предприятии.

3. Отбор совокупности предприятий для сопоставления и использования опыта, как в отрасли, к которой относится объект логистизации, так и из других отраслей. Параллельно с этим следует анализировать внешнюю вторичную информацию, связанную с применением логистики иными предприятиями, формированием ими снабженческо-сбытовых цепочек.

4. Сбор и анализ показателей отобранных для сравнения предприятий по выбранным критериям оценки. При этом полученная информация классифицируется, систематизируется, выбирается метод анализа и оценивается степень достижения цели и совокупность факторов, определяющих результат.

5. Сравнение полученных результатов с собственными показателями в целях определения возможных направлений совершенствования.

6. Разработка плана мероприятий по улучшению состояния логистики на основе полученной информации.

7. Внедрение и последующий мониторинг.

Очевидно, что подобная схема проведения бенчмаркинга должна периодически осуществляться вновь, поскольку практика свидетельствует, что процесс улучшений — безграничен, поскольку наука и управление динамично развиваются, а это вызывает соответствующие изменения в области применения логистических подходов и методов на лучших предприятиях.

Большое значение при проведении бенчмаркинга в логистике имеет составление "собирательного", по сути, "идеального" образа компании-эталона для ориентации, того состояния снабженческо-сбытовых цепочек, к которому следует стремиться.

Важнейшим принципом бенчмаркинга является схожесть логистических бизнес-процессов объекта логистизации со сравниваемыми предприятиями, что определяет возможность применения их опыта.

Проблемой, требующей решения в ходе бенчмаркинга, является необходимость адаптации результатов исследования к особенностям компании.

Немаловажное значение в перспективе нужно уделить взаимному обмену информацией между заинтересованными предприятиями - в том числе из разных отраслей путем проведения конференций по различным прикладным вопросам логистики и маркетинга. Источниками информации для проведения бенчмаркинга в сфере логистики является информация, размещенная в Интернете, посещение тематических выставок, личные контакты с поставщиками, потребителями, конкурентами, представителями передовых компаний других отраслей, экономические периодические издания, данные профессиональных ассоциаций, отраслевые консультанты.

По мнению ряда исследователей, например, Y.K.Shetty, основным источником сведений о рынке и о конкурентах остается покупатель. В самом деле, путем проведения соответствующих маркетинговых исследований можно выяснить мнение потребителей о состояния логистических цепочек и необходимых изменениях в характере взаимодействия.

Непосредственное общение между логистическими менеджерами разных предприятий дает ценные идеи и знания для бизнеса, что может привести к внедрению новых форм управления товародвижением, запасами, современных программных продуктов, использованию новых логистических методов.

Основная польза бенчмаркинга заключена в том, что осуществление логистических и связанных с ними маркетинговых и производственных и функции становится более эффективным, поскольку исследуются и внедряются лучшие методы и технологии других предприятий или отраслей. Это благоприятно отразится на снижении издержек (особенно логистических), приведет к более качественному удовлетворению потребностей покупателей, что создаст предпосылки для увеличения прибыльности бизнеса, созданию полезной конкуренции на рынке.

В случае отсутствия необходимых ресурсов для проведения бенчмаркинга собственными силами целесообразно привлекать сторонние организации - консалтинговые фирмы в области управленческого и, в частности, логистического консалтинга. Таковых пока недостаточно, но очевидно, что эта незаполненная ниша рынка интеллектуальных услуг для бизнеса скоро начнет заполняться.