Заява на підключення до ЕДО. Угода про електронний документообіг із ПФР. Загальні відомості про заяву

Якщо середньооблікова чисельність працівників дорівнює або перевищує 25 осіб, організація повинна звітувати електронно. При цьому показник чисельності встановлюється за попередній звітний період. Таким чином, якщо в організації у вересні працювало 30 фахівців, а в жовтні лише 5, то жовтневу потрібно відправити електронно.

Один із варіантів надсилання документації захищеними каналами — це укласти з ПФР договір на електронний документообіг. Переваги для бюджетної організації:

• не потрібно відвідувати відділення Пенсійного фонду (скорочуємо транспортні витрати);
• не потрібно роздруковувати та підписувати документи (скорочуємо канцелярські витрати);
• оперативне виявлення та усунення помилок (знижуємо ризик штрафних санкцій).

До того ж зазначимо, що формування будь-якого звіту у цифровій формі знижує до мінімуму ризик появи помилок та невідповідностей.

Як укласти угоду про обмін електронними документами з ПФР

Для цього бюджетна організація має представити:

1. Заява до ПФР на підключення електронної звітності. Бланк стандартної форми потрібно скласти у трьох примірниках.
2. Угода з ПФР про електронний документообіг 2019 року. Складається у двох примірниках на спеціальному бланку. Один екземпляр залишається в організації-заявника, а другий у представників Пенсійного фонду.
3. Доручення. Документ потрібний, якщо оформленням займається не керівник, а відповідальна особа. Наприклад, бухгалтер чи юрист. Складається у довільній формі, засвідчується підписом керівника та печаткою організації.

Готовий пакет документів подайте до територіального відділення за місцем знаходження бюджетної установи. Щоб підключити відокремлений підрозділ, який самостійно взаємодіє у ПФ РФ, документацію направте до відділу за місцем знаходження підрозділу.

Заява на електронний документообіг із ПФР

Як заповнювати

Заповнювати слід лише ті табличні частини заяви, які відповідають бюджетній організації.

Крок 1. Починаємо з шапки: вказуємо повне найменування територіального відділення Пенсійного фонду Росії, з яким буде налагоджено обмін документами.

Крок 2. Переходимо до заповнення табличної частини заяви про підключення до електронного документообігу ПФР.

Відомості про учасника ЕДО. Прописуємо реєстраційний номер бюджетної організації, повне найменування, ІПН, КПП, телефон, факс та e-mai. Потім прописуємо юридичну та фактичну адреси, вказуємо ПІБ керівника установи.

Додаткова інформація вказується у заяві на запит представників територіального відділення фонду: банківські реквізити (найменування банку, його БІК, розрахунковий рахунок бюджетної установи, кореспондентський рахунок), середньооблікова чисельність.

Крок 3. Другу таблицю залишаємо порожній чи ставимо прочерки. Ця частина призначена для індивідуальних підприємців. Заповнення відомостей у обох таблицях неприпустимо.

Крок 4. Переходимо до третьої таблиці. Вказуємо найменування організації-оператора комплексних послуг у СЕД. Іноді представники ПФ РФ потребують додаткових відомостей. Наприклад, адреса оператора, інформацію про засіб криптографічного захисту інформації (СКЗІ).

Крок 5. Підписуємо заяву у керівника, ставимо печатку, вказуємо дату складання.

Остання таблиця у заяві заповнюється співробітниками ПФ РФ.

Особливості укладання угоди на ЕДО

Офіційна форма угоди про електронний документообіг (ЕДО) представлена ​​у відкритому доступі на сайті ПФ РФ. Також бланк можна отримати у територіальному фонді за місцезнаходженням вашої установи. Заповнювати реквізити угоди на ЕДО необхідно уважно. Якщо представники Пенсійного виявлять помилки, описки чи неточності, то угоду повернуть на доопрацювання, а термін підключення буде відсунуто.

Бланк угоди про електронний документообіг із ПФР 2019 року

У бланку договору ЕДО вказують повну назву ТОПФР, посаду керівника (відповідальної особи). Потім прописують аналогічні дані щодо своєї організації: повне найменування, посада та ПІБ керівника, вказують реєстраційний номер, а також нормативний документ, що регламентує діяльність бюджетної установи (положення, статут, інше).

Наприкінці 3 розділу зазначте найменування територіального відділення фонду. Потім переходьте до 9 розділу, тут пропишіть реквізити та юридичні адреси сторін (вашої установи та ТОПФ).

Час розгляду звернення організації щодо підключення до ЕДО коливається від двох тижнів до одного місяця. Про прийняте рішення вам обов'язково повідомлять письмово. Якщо організація планує змінити оператора комплексних послуг у СЕД ПФР, угоду доведеться переукласти. У будь-якому разі порядок зміни оператора послуг уточніть у спеціалістів місцевого осередку фонду.

Щоб підключити послугу, вам потрібно:

Якщо дані у заявці вірні, ми протягом 3 робочих днів після її отримання розрахуємо вартість замовлених послуг відповідно до опублікованих на нашому сайті чинних розцінок та здійснимо перерахунок абонентської плати з періоду, в якому підключено послугу (згідно з п. 2.3 Порядку оплати послуг у Системах ЕДО).

Ми також готові приїхати до вас та допомогти налаштувати програму. Щоб запросити спеціаліста «Такського», зателефонуйте нам за номером (495) 730–73–45 або напишіть на адресу

Для того, щоб мати можливість надсилати до Пенсійного фонду Росії електронну звітність по телекомунікаційних каналах зв'язку (ТКС), необхідно укласти угоду з ПФР про електронний документообіг (2019). Для цього необхідно заповнити та направити до Фонду заяву про підключення до електронного документообігу. ПФР дає можливість звітувати роботодавцям через акредитований центр посвідчення або через уповноважених представників. Але і в тому, і в іншому випадку треба починати саме з заяви; як правильно заповнити його, ми зараз розповімо.

Електронний документообіг (ЕДО) ПФР та порядок підключення до нього

Обов'язок звітувати в електронній формі виникає у тих компаній-страхувальників, у яких середньооблікова чисельність працівників перевищує 25 осіб, про це йдеться в ст. 15 Федерального закону «Про страхові внески» від 24.07.2009 № 212-ФЗ. Такі роботодавці повинні завіряти свої звіти до ПФР посиленим кваліфікованим електронним цифровим підписом та надсилати ТКС. Для цього їм, звичайно, потрібен такий підпис, а також бланк угоди про електронний документообіг з ПФР-2019. Усі інші роботодавці: підприємці, приватні нотаріуси та адвокати, які мають найманих працівників, та юридичні особи можуть здійснювати ЕДО з ПФР за власним бажанням. Щоправда, сам Фонд має цілу низку аргументів, чому це зручно і надійно. Ось тільки деякі з них:

• бухгалтер не повинен витрачати робочий час на поїздку до відділення ПФР;
• виключено ймовірність помилки при перенесенні даних із паперового звіту до бази даних Фонду;
• здати звіт можна у будь-який зручний час (увечері та у вихідні);
• у перспективі ЕДО стане обов'язковим для всіх, незалежно від кількості працівників.

Звичайно, для того, щоб почати складати звіти в такий спосіб, доведеться понести витрати: як тимчасові, так і фінансові. Отримання кваліфікованого електронного підпису коштує грошей, як і договір на передачу даних та встановлення необхідного програмного забезпечення. Хоча центри, що зазвичай засвідчують, за загальну плату можуть надати своїм клієнтам як ЕПЦ, так і ПЗ з техпідтримкою. Абсолютно безкоштовно роботодавець може лише скачати угоду з ПФР про електронний документообіг та заяву на підключення.

Вибір оператора ЕДО

Для зручності страхувальників ПФР на своєму офіційному сайті наводить дані акредитованих організацій, які надають страхувальникам послуги з ЕДО з ПФР. Вибрати оператора для роботи бажано із цього списку. Він постійно поповнюється та оновлюється. У таблиці наведено:

• найменування організації;
• технологія, де вона працює;
• контактна інформація (адреса, номер телефону та електронна пошта).

Якщо організація-роботодавець планує працювати з уповноваженим представником, їй необхідно впевнитись, що він працює на узгодженому з ПФР ПЗ.

Як правильно заповнити заяву на ЕДО

Починати писати заяву на електронний документообіг з ПФР потрібно лише після того, як страхувальник вибрав уповноваженого представника або центр, що посвідчує, який надаватиме послуги з передачі даних по ТКС. Це з тим, що у документі потрібно обов'язково навести дані такий компанії. Крім цього, доведеться докладно вказати такі відомості:

• найменування, ІПН та ОГРН організації;
• її юридичну та фактичну адресу;
• реєстраційний номер у системі ПФР;
• банківські реквізити;
• середньооблікову чисельність працівників;
• дані оператора зв'язку;
• іншу необхідну інформацію.

Іноді співробітники центру, що посвідчує, або уповноваженого представника самостійно заповнюють бланк цього документа відразу після укладення договору про надання послуг електронної звітності. У його складанні немає нічого складного. У ньому містяться два окремі блоки: один — для юросіб, другий — для ІП. Страхувальник повинен заповнити лише один блок відповідно до свого статусу. Виглядає це так:

Після цього необхідно просто підтвердити згоду на обробку персональних даних та правильність введеної інформації підписом керівника.

Фахівці ПФР після отримання заяви повинні будуть заповнити призначений для них блок, а також сформувати та надати організації угоду про обмін електронними документами у системі електронного документообігу щодо ТКС.

Для початку повноцінного обміну документами з ПФР страхувальник має передати номер та дату укладання угоди своєму уповноваженому представнику. Також можна самостійно внести їх у розділ ПЗ для подання звітності, наданий центром, що засвідчує. Інструкцію, як це зробити, можна отримати у свого оператора.

У цій статті йдеться про угоду з пфр про електронний документообіг. Ми розповімо вам, у яких випадках укладаються подібні угоди, з якою метою оформляється цей документ, які є тонкощі та нюанси створення угоди з пфр. Крім того у вас буде можливість в кінці статті завантажити зразок угоди про підключення до електронного документообігу пфр, щоб ви могли наочно переконатися в грамотному і коректному заповненні форми. Але спочатку ми розберемося в базових поняттях, які допоможуть нам побудувати канву оповіді логічною та повною.

Угода з ПФР про електронний документообіг

Спочатку розберемо всі незрозумілі поняття нашого питання. Що таке ПФР? ПФР – це пенсійний фонд Російської Федерації. Навіщо потрібна ця угода про електронний документообіг? Якщо ви, скажімо, відкрили свою компанію, то будьте готові до того, що вам потрібно буде контактувати з багатьма сторонніми організаціями та структурами. До ваших постійних контактів обов'язково увійде пенсійний фонд Російської Федерації. Угода з ПФР про електронний документообіг потрібна для того, щоб ви могли офіційно обмінюватися даними з цією структурою через електронні засоби обміну інформацією. У чому переваги такого переходу на електронний документообіг? Насамперед, в економії грошей, часу та сил. Ні для кого не секрет, що паперова тяганина втомлює, причому втомлює дуже сильно. Електронний документообіг полегшить цю нелегку ношу та покращить комунікації з пенсійним фондом Російської Федерації.

Де отримати бланк угоди з ПФР на електронний документообіг?

Щоб отримати бланк угоди про електронний документообіг, вам потрібно просто зайти до пфр, яке займається областю або містом, де ви проживаєте. Якщо немає можливості сходити до пенсійного фонду, то скачайте бланк угоди з ПФР про електронний документообіг з офіційного сайту цієї установи. Угоди створюються у кількості двох штук, бо один екземпляр залишається у співробітників Пенсійного фонду Російської Федерації, а інший — у заяви, що написала. До речі, обидва написані примірники угоди мають бути засвідчені та підписані співробітниками пфр.

Укладання угоди з ПФР про електронний документообіг

Тож давайте тепер докладніше зупинимося безпосередньо на заповненні угоди з пенсійним фондом Російської федерації про електронний документообіг. Відразу обмовимося, що неправильно написану угоду співробітники ПФР у вас просто не приймуть, тому особливо важливо все зробити правильно відразу, адже це заощадить вам час і нерви. Для цього ми рекомендуємо вам завантажити зразок угоди з ПФР про електронний документообіг, який знаходиться в самому кінці нашої статті.

Найбільш популярна помилка у складанні заяви про електронний документообіг з ПФР є халатне та неточне надання реквізитів своєї компанії.

Поставтеся до цього уважно та скрупульозно. Якщо виникають якісь туманності та незрозумілі моменти в угоді, то сміливо звертайтеся до працівників пенсійного фонду Російської Федерації. У вас є така можливість, адже обидва екземпляри заяви вам потрібно буде віднести до ПФР.

У угоді про електронний документообіг обов'язково вкажіть реквізити, найменування та контактну інформацію, що стосується відділення пенсійного фонду Російської Федерації, до якого ви звертаєтесь. Слід прописати всі дані страхувальника. Якщо у вас немає на руках цієї інформації, то ви можете отримати її в місцевому відділі пфр. У тому випадку, коли страхувальник - це співробітник компанії, на ім'я якої пишеться угода, тут ми даємо повну інформаційну викладку про організацію.

Якщо ми уважно прочитаємо бланк угоди з ПФР про електронний документообіг, то побачимо там такі умови: з підписанням цього паперу ви можете розраховувати на обмін інформацією з пенсійним фондом Російської Федерації за допомогою інтернету, факсу та інших сучасних комунікаційних систем. Але є одна умова: вам потрібно мати ЕЦП. Що таке ЕЦП? ЕЦП скорочено називають електронний цифровий підпис. Тобто, це та форма, яка в електронному документообігу замінює «паперову». Відразу попередимо, що електронний цифровий підпис для своєї компанії краще зробити відразу після відкриття, бо він надалі може помітно полегшити життя своїм співробітникам.

Але, як і все хороше у цьому світі, цей засіб не є безкоштовною опцією. У середньому за створення електронного цифрового підпису фахівці беруть тисяч шість чи сім рублів. Природно, вартість може відрізнятися залежно від регіону проживання, а також залежно від фінансової ситуації в країні.

Багато хто питає, а чи є електронний документообіг безпечним способом обміну інформації? Питання зрозуміле, адже виворот своїх фінансових справ не хоче показувати жодна компанія, чи то великий торговий концерн, чи то пивний кіоск. За законом, вся інформація, всі дані, які передаються у вигляді електронного документообігу між якоюсь компанією та пенсійним фондом Російської Федерації не підлягає передачі третім особам. Тобто, кажучи простими словами, пфр не мають права розголошувати в якомусь вигляді ваші передані дані.

Особливості угоди з ПФР про електронний документообіг

Тепер розберемо кілька нюансів, які стосуються електронного документообігу між компанією та пфр:

• Цифрові дані можуть бути надіслані через електронні засоби зв'язку тільки від компанії або від пенсійного фонду Російської Федерації
• Дані, які передаються у вигляді текстових файлів, не можуть змінюватись та виправлятися в процесі передачі
• Електронний цифровий підпис є гарантом правильності та коректності даних, що вводяться.
• Адресат, якому надсилаються дані, зобов'язаний скласти якийсь документ, в якому буде відображено факт прийому інформації. Зазвичай цим документом є квитанція.

Заява до ПФР на підключення електронної звітності— необхідна умова для подання звітів щодо ТКС до Пенсійного фонду. Ми розповімо вам про те, де взяти бланк для заяви до фонду та які відомості у ньому потрібно вказати.

Види електронної звітності до ПФР

Після передачі адміністрування страхових внесків податковим органам у страхувальників залишився обов'язок подання до ПФР звітності, що містить відомості індивідуального (персоніфікованого) обліку:

• СЗВ-М;
• ПЗВ-СТАЖ;
• ОДВ-1;
• СЗВ-ІСХ;
• СЗВ-КОР.

При цьому у страхувальників є 2 способи подання звітності до ПФР:

• у вигляді документів у паперовій формі;
• електронної форми.

Обидва способи звітності доступні страхувальникам з кількістю застрахованих осіб за попередній звітний період до 25 осіб (п. 2 ст. 8 закону «Про індивідуальний (персоніфікований) облік у системі обов'язкового пенсійного страхування» від 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Якщо цей показник становить 25 осіб і більше, альтернативи немає: звітувати можна лише електронно.

Порядок підключення страхувальника до електронного документообігу ПФР

Плюси електронного документообігу (ЕД) із ПФР очевидні:

• вам не потрібно особисто відвідувати територіальний орган ПФР;
• система ЕД дозволяє оперативно виправляти виявлені у звітності помилки;
• інші переваги (забезпечення конфіденційності переданої інформації, можливість формування для підприємства електронного архіву всього документообігу з ПФР та інших.).

Щоб підключитись до ЕД, необхідно оформити з ПФР Угоду про обмін електронними документами у системі електронного документообігу.

Крім того, для організації ЕД вам знадобиться:

• встановити необхідне програмне забезпечення (для формування звітів за встановленими формами, криптографічне програмне забезпечення);
• скористатися послугами центру, що засвідчує, зі створення та підтримки сертифікатів ключів електронного підпису для ЕД ПФР;
• призначити відповідальну за організацію ЕД з ПФР особу на вашому підприємстві.

Здавати звітність до ПФР в електронному вигляді можна через акредитований центр посвідчення або через уповноважених представників. Останній варіант буде дешевшим, але перший — зручнішим. Центри, що засвідчують, надають абсолютно все необхідне програмне забезпечення (у тому числі і власну ЕЦП) і здійснюють техпідтримку — бухгалтер може прямо на робочому місці бачити: чи звіт у фонд, чи повернувся на доопрацювання із зауваженнями, чи був прийнятий без нарікань.

Зразок заяви до ПФР на підключення електронної звітності

Після того як ви вибрали центр, що посвідчує, або компанію — уповноваженого представника, вам потрібно написати заяву до ПФР. Зразок заяви можна завантажити на сайті фонду .

Заява містить прохання до ПФР підключити страхувальника до системи електронного документообігу та містить такі відомості:

• ОГРН;
• юридичну та фактичну адреси страхувальника;
• його регномер у ПФР;
• розрахунковий рахунок та середньооблікову чисельність співробітників;
• інші дані.

Нерідко менеджери центру, що посвідчує, або уповноваженого представника надають бланк заяви для підключення електронної звітності з ПФР відразу при укладенні договору про надання послуг електронної звітності.

Фахівці ПФР після отримання від компанії заяви мають надати Угоду про обмін електронними документами у системі електронного документообігу щодо ТКС.

Підсумки

Якщо ви зобов'язані передавати звітність до ПФР в електронному вигляді, вам слід укласти з фондом угоду про електронний документообіг. Для цього потрібно написати до ПФР заяви з проханням здійснити підключення вашої компанії до системи електронного документообігу. Бланк такої заяви можна завантажити на сайті ПФР.