Що таке kpi. Основні показники ефективності діяльності підприємства Аналіз показників ефективності діяльності підприємства

Преамбула: «Слухай, я про таку кльову штуку тут дізнався! Запускатимемо!» сказав наш засновник, повернувшись із чергової закордонної поїздки на дистриб'юторський форум.

Так розпочалася дворічна епопея з переходом на нову систему оплати праці. У 2010 році що таке KPIу нашій компанії не знав ніхто. Довелося прочитати багато різної літератури, звичайно ж, ресурси інтернет були вивчені та законспектовані.

Чомусь, багато джерел спочатку, неправильно трактували суть системи ключових показників. Та й зараз на просторах інтернету часто можна бачити статті, де з самого початку система описується як система оцінки персоналу.

Я пам'ятаю ці дебати на планерках — керівники відділів сперечалися про те, як правильно розуміти та рахувати ці самі KPI. У Excel будувалися найскладніші формули, де показники співробітників ув'язувалися у пропорціях з показниками керівників тощо. У результаті було вирішено пройти навчання керівного складу.

Нам пощастило. Так як компанія попалася адекватна і добре знається на своїй справі, після навчання все стало на свої місця.

KPI (Key Performance Indicator)- Ключові показники підприємства. Це показник ситуації у досягненні певних цілей. Можна сказати, що KPI- це кількісно вимірний індикатор фактично досягнутих результатів. Це цифра, що показує фактичний зріз обраних показників. До мотивації та зарплати сама система показників не має жодного відношення. Російською мовою KPIчасто переводять як «ключовий показник ефективності», що теж не так. Ефективність це ставлення результату до витрат, а з допомогою KPIможна виводити інші параметри. «Ключовий показник діяльності» підприємства для мене зручніший переклад.

Так що ж таке KPIякщо розібратися?

На кожному підприємстві є багато показників, кожен з яких хтось повинен постійно відстежувати, ну або які просто когось цікавлять. Наприклад, засновника компанії швидше за все цікавить прибуток та зростання вартості підприємства. Директори - оборот, маржинальність, витрати. Керівника відділу продажу – дебіторка. Головного бухгалтера – правильно оформлені документи. Керівника відділу постачання – неліквід, оборотність. І так далі.

Все це є ключовими показниками підприємства. У кожного підприємства вони свої. Усі, напевно, бачили зарубіжні фільми, де топ менеджер сидить, покурюючи сигару, дивлячись у великий екран, на якому пливуть графіки? Зазвичай це брокери на біржі. Але в моїй уяві малюється образ директора, який ось так само відстежує всі показники, як результати від роботи бізнес-процесів свого підприємства, і при «почервонінні» графіків набирає відповідального, включаючись у виправлення ситуації.

Також часто плутають KPIта BSC (Balanced Scorecard, Збалансована система показників). KPIі BSC чимось зв'язані, але це далеко не одне і теж. BSC це зріз "бізнес-процесів", на яких знаходяться цілі. Як вимірники досягнення цих цілей часто використовуються показники цих бізнес-процесів. KPI. Трохи сумбурно, але стаття не про DSC і це я написав, щоб Ви не вірили всьому, що пишуть.

Повернемося до нашого KPI. У нас, наприклад, зараз реалізовано моніторинг показників, на базі 1С Волгасофт (окрема розмова про цю глючну на дату 2012 року річ, але краще за яку ми не знайшли) Що виходить далі?

Допустимо ми маємо показник «пересортування за складом» 1% і це є проблемою (до речі є хороші методи виявлення проблем компанії), оскільки клієнти скаржаться, що склад працює погано. Як нам покращити ситуацію? Ось тут і спадає на думку те, що систему показників можна взяти за основу системи мотивації. І завдяки цьому отримати можливість керувати значеннями показників. Багато хто тут робить помилку, ставлячи план по KPIдля складу по пересорт =0. У 2012 році одна компанія - великий виробник фарби, на мій погляд, перемудрила з KPIв системі мотивації, зробивши її складною у розумінні та не здійсненною, в результаті збутова команда була зруйнована, оскільки весь рік співробітники не отримували премій. А, застосувавши механізм у побудові системи ретро-бонусів (мотивація побудована на KPIдля покупця 🙂) ще втратила лояльність багатьох своїх великих клієнтів.

Отже, налаштований моніторинг за показниками дозволяє впливати на ці показники. Поступово рухати їх, даючи звикнути персоналу, від факту до максимально можливого результату. Важливо розуміти, що це не панацея, яка гарантує 100% обслуговування. Це інструмент, за допомогою якого співробітники починають звертати увагу на результати своєї діяльності, оскільки у них від цього залежить заробітна плата. І коли план наближається до фізичного можливого значення, той же персонал починає шукати проблеми, які заважають їм поліпшити ситуацію, що в кінцевому підсумку так само дає плюс.

З чого розпочати?

Спочатку потрібно розписати всі основні бізнес-процеси на підприємстві, які ми хочемо контролювати. У кожного процесу знайти точки контролю (час, кількість).

Зазвичай виділяються такі види ключових показників:
KPI результату - скільки і який результат зробили;
KPI витрат - які ресурси знадобилися;
KPI функціонування - виконання БП (дозволяє простежити, щоб усі алгоритми виконувались без збоїв);
KPI продуктивності - як правило час витрачений на процеси;
KPI ефективності – ставлення результату до витрат.

При розробці показників процесів необхідно дотримуватись таких правил:

• Набір показників повинен містити мінімально необхідну кількість для забезпечення повноцінного управління бізнес-процесом;
• Кожен показник має бути вимірний;
• Вартість вимірювання показника має перевищувати управлінський ефект від використання цього показника.

KPI може використовуватись для моніторингу діяльності, складання планів підприємства, мотивування персоналу. Також мотивація побудована у цій системі дає усвідомлення відповідальності кожного співробітника, виконує свою ділянку роботи.

Власне, з моніторингом та планами все зрозуміло, зупинюся докладніше на системі мотивації.

Стандартні системи мотивації зазвичай включають 1 показник + систему штрафів. Наприклад, у менеджера %прибули +штрафи\бонуси. А найчастіше, у багатьох посад немає мотивації на результат. Наприклад, у комірника премія = 10000 + штрафи - нестача.

Мотивація побудована на KPI — кардинально відрізняється від старих схем. Базово може нічого не змінитись. Тобто відсоток прибутку як був у менеджера, так і залишився. Але далі сума, що далі вийшла, ділиться на кілька частин, кожна з яких становить базу для оцінки встановлених нормативів. Отже, вся премія – це 100%. Премія може бути фіксованою або плаваючою. Наведу приклад мотивації

Комірника:

1% Відхилень відвантажень, що дійшов до споживача 30%
2 Знання товару комірником 15%
3 Використання штрих-кодування або терміналу 25%
4 Пересорт на складі 15%
5 Швидкість приймання товару 15%

Старшого комірника:

1 Проведення інвентаризацій 15%
2 Товарні втрати при зберіганні 20%
3 Маркування місць зберігання товару 15%
4 ФОП складу 40%
5 Швидкість обробки виявлених недостач 10%

Менеджера:

1 Обсяг продажів
2 Дебіторська задолжность10%
3 Валовий прибуток 10%
4 Спрацювали клієнти 20%
5 Продаж за товарними групами B2B 50%

Відсоток — це те, яка частина премії оцінюватиметься. Встановлюючи його, ми або принижуємо значення показника ЗП або навпаки робимо його вагомим. Так він і називається – «ВАГА». Як ви помітили на різних посадах різні показники, розділені по відповідальності. При розробці системи необхідно враховувати ряд факторів, щоб показники:

• обчислювалися автоматичний і були суб'єктивними.
• були легкими у розумінні співробітників, щоб ті змогли реально оцінювати свою роботу.
• Показники мають бути досяжні, але водночас співробітникам необхідно докласти певних зусиль для того, щоб досягти запланованого результату. Якщо план буде завищено, то співробітники, побачивши нереальність планів, навіть не намагатимуться його досягти. Якщо вже ставимо завищений план, то маємо забезпечити інструментом для його реалізації — акції, знижки тощо.
• Кожен показник повинен нести осмислене навантаження та бути важливим для компанії. Наприклад часто зустрічається показник «кількість дзвінків» або «кількість реалізацій». Чим вони допоможуть? як KPI це може мати місце для розрахунку навантаження на ресурси, але в мотивації!? Я, будучи менеджером легко б домовлявся з клієнтами та робив замість 1 накладної 10 у своїй сума відвантаження та прибуток не змінилася б.

Вводячи таку систему, ми повинні усвідомлювати, що співробітники насамперед виконуватимуть ті завдання і спрямовуватимуть свої зусилля в ті сторони, від яких у них залежить зарплата. І якщо перемудрити — решта просто не виконуватиметься. Деякі особливо важливі показники можуть дублюватися на різних посадах, але я б цим не захоплювався, оскільки цим ми зменшуємо загальну кількість показників, зав'язаних на зарплаті.

Також не зайвим буде мотивувати співробітників до перевищення плану. До речі, давайте поговоримо як же ставиться план?

Спочатку встановлюються нормативи. Перш ніж їх сформувати, потрібно зібрати статистику існуючого рівня.

Що ми тут поставили? Те, що якщо співробітник виконав план на 84%, то не отримає за цим показником нічого. якщо 90%, то 60% премії. Якщо перевиконав, то він може бути премійований на додаткові 20%.

Далі керівник вставляє плани щодо кожного показника. Підлеглий повинен бачити у час % виконання. Наприкінці періоду йде розрахунок заробітної плати виходячи з ваги, % виконання плану та встановленого нормативу.

Наприкінці повинна вийти ось така картинка:

Це дійсно працює, говорю про це, як людина, яка випробувала систему на практиці.

Сьогодні багато компаній намагаються змусити своїх співробітників працювати за системою KPI ( Key Performance Indicators- Ключові показники ефективності). Які грошові плюси та мінуси KPI?

Ціль - одна, завдання - різні

KPI – система показників, за допомогою якої роботодавці оцінюють своїх співробітників. Вона має багато спільного із звичайним плановим підходом. З однією серйозною відмінністю: показники роботи кожного окремого співробітника прив'язують до загальних KPI всієї компанії (наприклад, прибуток, рентабельність або капіталізація). Мета системи - зробити так, щоб дії співробітників із різних служб не були суперечливими та не гальмували роботу фахівців з інших підрозділів. Кожен робить внесок у спільну справу, працює на досягнення цілей, що стоять перед ним, і в результаті отримує бонуси за їх виконання.

Робота KPI дозволяє фахівцям краще розуміти, що їм потрібно робити, щоб бути ефективними. Під «ефективністю» розуміється як обсяг робіт, виконаний за одиницю часу, а й користь, отримана компанією від діяльності співробітника.

У кожному департаменті загальні KPI компанії «дробляться» на дрібніші – персональні. Ключових показників для кожного не має бути багато. Досить трьох-п'яти чітко сформульованих KPI. Головне – щоб кожен із них можна було легко виміряти. Приклад показників одного з менеджерів з продажу: "обсяг продажів не нижче...", "кількість нових клієнтів не менше...", "розмір середнього контракту по клієнту в межах...", "рівень знання англійської не нижче. .».

Міріло результату

У великих західних компаніях, де все прописано та деталізовано до максимуму, робота за системою KPI – гарний варіант для співробітників. Фахівець розуміє, скільки, за що і коли він отримає понад оклад. І що входить до його окладу. Чітка, документована інформація про те, чого роботодавець чекає від тебе, дуже полегшує роботу. Кожен співробітник має персональні завдання та терміни їх виконання, а компанія регулярно за допомогою оцінки контролює його роботу.

Багато компаній, окрім щомісячного контролю, результати всіх KPI беруться за основу щорічної оцінки ефективності роботи персоналу. Після проведення річної оцінки дирекція з персоналу складає списки найперспективніших фахівців для зарахування в кадровий резерв компанії та підвищення на посаді.

Але якщо іноземцям у розробці цілей допомагає «головний офіс», то вітчизняні роботодавці, щоб визначити цілі та завдання своїх спеціалістів, чинять по-різному. Одні запрошують консультантів, інші обходяться власними силами: цілі прописує дирекція з персоналу. Оскільки ні перші, ні другі особливості роботи кожного конкретного фахівця не знають, буває, що показники формулюються неточно.

"На виході" співробітник стикається з тим, що його KPI виявляються нездійсненними. Або, навпаки, така система дозволяють спеці знайти законні «лазівки», щоб особливо не напружуватися. IT-директор промислового холдингу Олександр згадує, що до впровадження KPI підлеглі йому "сисадміни" вирішували проблеми користувачів "по першому дзвінку". Тепер же, коли лунають дзвінки на кшталт «Допоможіть! Комп завис!» вони реагують "по-буржуйськи". Вимагають, щоб написали заявку із суттю проблеми та передали її старшому «сисадміну». Потім її ставлять у чергу виконання. «Так, я міг би це зробити за три хвилини, але це ж ніде не буде зафіксовано. Яка мені справа до труднощів інших співробітників та підрозділів? Оцінювати мене будуть за KPI, на досягнення яких я мотивований».

Плюс бонус

Система, що описується, хороша для співробітників, результат роботи яких найбільше впливає на фінансово-економічні показники підприємства. У торгових фірмах це, насамперед, топ-менеджери та менеджери з продажу, у рекрутингових конторах – консультанти з підбору персоналу.

Менеджер з комунікативних питань Олена каже, що в її компанії виконання цілей співробітником впливає і на індивідуальний розмір щорічного перегляду заробітної плати: чим вища оцінка – тим вищий відсоток зростання зарплати. «Щорічний бонус менеджерів складається з двох змінних, які залежать від результатів виконання індивідуальних цілей та від досягнення показників роботи компанії. Такий підхід стимулює якісніше виконувати функціональні обов'язки.

Для співробітників різних підрозділів розмір бонусу, на який впливає KPI, може коливатися від 20% до 100% окладу.

При цьому формула нарахування самого бонусу досить складна: в ній враховуються кількість KPI, коефіцієнт виконання кожного з них, а також його «вага», тобто коефіцієнт впливу (чим важливіший для компанії показник, тим «вага» вища).

Якщо шкала KPI складена некоректно, результату від неї буде небагато. Наприклад, якщо KPI занадто багато, вплив кожного на розмір загального бонусу буде невеликим. Економіст Людмила каже, що спочатку мала приблизно 20 KPI, але через рік їх скоротили до п'яти. «На більшість показників припадала незначна частка бонусу, а для мене втрата 5% у бонусі не становила особливої ​​значущості. 20-відсоткова вага KPI мотивує набагато ефективніше», - зізнається вона.

Недоліки системи

Один із головних мінусів KPI полягає в тому, що якщо підрозділ погано спрацював, у зарплаті можуть втратити одразу всі його співробітники. Адже персональні KPI пов'язані із ключовими показниками всього відділу. При систематичному недосягненні планових показників співробітник може бути знижений на посаді. Тому KPI змушує завжди бути у формі. Хто не витримує цього ритму, той іде сам.

До недоліків роботи в системі ключових показників належить те, що не всі співробітники можуть безпосередньо впливати на стратегічні компанії KPI. Якщо бонус залежить від чистого прибутку та продажу, навряд чи сидячи в офісі, секретар чи економіст зможуть на нього вплинути.

Дуже часто в українських компаніях система мотивації щодо KPI є «однобокою»: все, що співробітник перевиконає, – це просто добре виконана робота, за яку він отримує зарплату, а за недовиконання його позбавляють якоїсь частини окладу. Або інший варіант: система ключових показників запроваджується, а прив'язка до програми мотивації роботи співробітників не відбувається.

Роботу технічних спеціалістів (бухгалтерів, інженерів, програмістів) простіше описувати посадовою інструкцією. А підібрати для них справедливу лінійку дуже складно.

І ще. Потрібно враховувати, що планування та розрахунки KPI забирають час. Начальник відділу логістики транспортної компанії Роман незадоволений тим, що запровадження цієї системи обернулося для нього додатковим годинником роботи. «Тепер після закінчення кожного місяця мені доводиться витрачати час на виставлення та підрахунки KPI всіх своїх підлеглих. Усі показники доводиться узгоджувати з дирекцією з персоналу. При цьому за обчислення розмірів бонусів премію мені не доплачують», - нарікає він.

Перехід на систему KPI зазвичай супроводжується хвилюваннями серед співробітників: одні нововведення "тихо саботують", інші повністю не приймають його та залишають компанію. Важко одночасно змінити свої звички, порядок виконання функцій, звикнути до нових умов оплати праці.

Колишній регіональний менеджер кондитерської компанії Андрій згадує, що коли йому поставили за мету «продавати не багато дешевих цукерок, а багато дорогих», довелося багато чого змінити і в своїй роботі. Заважало нерозуміння нововведення колективом та партнерами. Поки він переучував своїх підлеглих, частина людей пішла. А коли вів переговори з торговельними мережами, виходячи з нових цілей компанії, його змушували погоджуватися більш жорсткі умови.

Новим співробітникам простіше, ніж старожилам. Якщо HR-менеджер доступно розтлумачить новачкові, за що в компанії сплачуються бонуси, то, швидше за все, нормально сприйме роботу за цією системою.

Плюси та мінуси роботи в системі KPI

• Розмір бонусу співробітника залежить від виконання його персональних KPI
• За кожним закріплено відповідальність за певну ділянку роботи
• Співробітник бачить свій внесок у досягненні спільної мети компанії

Показник KPI (Key Performance Indicator) прийшов до нас разом із американськими та західноєвропейськими компаніями, де він успішно використовується вже кілька десятиліть. KPI – це інструмент, який допомагає аналізувати ефективність певної діяльності, а також рівень досягнення поставленої мети.

Як показують дослідження, близько 80% російських топ-менеджерів незадоволені системами оцінки результатів діяльності, що існують в їхніх компаніях. Використовуючи існуючі алгоритми, вони не бачать зв'язки між планами, виконанням, результатом та мотивацією. Використання KPI допомагає повністю змінити картину. KPI дозволяють проводити контроль ділової активності співробітників, підрозділів та компанії в цілому та вивести підприємство на новий рівень.

У Росії KPI прийнято перекладати як ключовий показник ефективності. Насправді це не зовсім правильно. Правильніше називатиме його «ключовий показник результату діяльності», оскільки англійське слово performance включає у собі як поняття ефективності, а й поняття результативності. При всій близькості цих термінів, вони мають істотну відмінність:

• Ефективність виражає співвідношення між досягнутими результатами і витраченими ресурсами та визначає здатність компанії до реалізації своїх цілей та планів із заданим якісним рівнем, вираженим певними вимогами: часом, витратами, ступенем досягнення мети.
• Результативність – це здатність підприємства орієнтуватися на результат(Ступінь досягнення запланованих результатів).

Таким чином, KPI у значенні «ключовий показник результату діяльності» об'ємніший і містить у собі як ступінь досягнення результату, так і витрати на його отримання.

Використовувати показники ефективності можна в різних сферах діяльності, наприклад, якщо ви хочете, то можете застосувати такі метрики, як кількість клієнтів та середня сума чека.
Такі самі показники підійдуть для оцінки діяльності перукарні. можна докладніше прочитати про відкриття перукарні.

Навіщо потрібний KPI

Щодо практичного застосування KPI, цей показник вводиться на підприємствах для того, щоб було зручно вимірювати результати роботи фірми в цілому, окремих підрозділів і безпосередньо співробітників, а також мотивувати персонал на досягнення необхідних результатів.

За допомогою даних індикаторів можна створити якщо не досконалу, то дуже ефективну систему мотивації та стимулюванняпрацівників компанії.

Звичайно, їх використання має сенс переважно для тих працівників, праця яких найбільше впливає на фінансово-економічні показники підприємства. У страхових компаніях це насамперед агенти, у торгових фірмах – менеджери з продажу, а рекрутингових конторах – консультанти з підбору персоналу. Використовуються KPI також визначення результативності роботи адміністративно-управлінського персоналу.

Ключові показники ефективності можна поділити на:

• запізнювальні- Відбивають результати діяльності після закінчення періоду. До них відносяться фінансові показники, що показують потенціал, але не передають поточну ефективність підрозділів та компанії в цілому;
• оперативні (випереджальні)- дають можливість керувати ситуацією в межах звітного періоду з метою досягнення заданих результатів після його закінчення. Вони говорять про поточну ситуацію в компанії, паралельно показуючи, які грошові потоки можуть бути у майбутньому, а також демонструють якість процесів та продукції та ступінь задоволеності клієнтів.

За видами ключові показники можуть бути такими:

1. KPI результату– показують кількість та якість результату.
2. KPI витрат- Показують витрачені ресурси.
3. KPI функціонування– відносяться до показників виконання бізнес-процесів та дозволяють оцінити, наскільки відповідає процес необхідного алгоритму його виконання.
4. KPI продуктивності- Похідні показники, що характеризують співвідношення отриманого результату та часу, витраченого на його отримання.
5. KPI ефективності(Показники ефективності) – це також похідні показники, які характеризують співвідношення отриманого результату до витрат ресурсів.

Ключові показники потрібні не тільки керівництву компанії – за ними зручніше працювати і самим співробітникам, особливо тим, чий дохід залежить від результатів праці. Працівникам компанії KPI дозволяє легко розрахувати кроки, необхідні для досягнення необхідного результату.

Наприклад, у сфері страхування, особливо в європейських та американських компаніях, де така система вже давно виправдала себе та використовується повсюдно, KPI дозволяють підвищити кількість продажів за рахунок прозорості та чіткого розуміння необхідних дій, які співробітник має зробити.

Використовувати KPI можна у будь-якому бізнесі, пов'язаному з продажами. Наприклад, під час продажу квітів. Читайте і почати свій власний квітковий бізнес.

Систему KPI можна використовувати для мотивування продавців магазину одягу, використовуючи такі метрики оцінки їхньої ефективності, як кількість продажів. Читайте про те, як відкрити магазин одягу з нуля та скільки це коштує.

Оцінка ефективності діяльності також знаходить застосування у сфері послуг. За цим посиланням можна ознайомитися з інформацією про відкриття агенції нерухомості та дізнатися як розпочати ріелторський бізнес.

Приклади використання KPI у бізнесі

У компаніях, які займаються прямим продажем, в основному використовуються KPI ефективності, які показують співвідношення холодних дзвінків, зустрічей з клієнтами до кількості продажів.

Страховий консультант (або менеджер з продажу), використовуючи ключові показники, прийняті у компанії, бачить чітку картину своєї активності. Він розуміє, що для того, щоб вийти на запланований дохід, йому потрібно продати певну кількість полісів (товарів), зробивши перед цим певну кількість зустрічей та дзвінків. Стандартним KPI для новачків страхування життя вважається 1/10, тобто щоб зробити один продаж, потрібно провести 10 зустрічей, а на кожну зустріч доводиться в середньому 10 дзвінків.

Як приклад ключових показників для менеджера з продажу можна навести такі варіанти: «кількість нових клієнтів не менше…», «обсяг продажів не нижче…», «розмір середнього контракту по клієнту в межах…» тощо. Це вже інший вид показників – результат KPI.

Подібні KPI є персональними, і їх не повинно бути надто багато кожного співробітника. Достатньо трьох-п'яти; головне, щоб вони були чітко сформульовані та легко виміряні. Прикладом для підрозділу, що продає, або компанії в цілому може служити ключовий показник результативності «середній дохід на клієнта», включений у стратегічну мету «Збільшити середній дохід на клієнта з 25 рублів до 30 рублів на 2014 рік».

Крім стимулювання та мотивації співробітників, KPI використовуються керівником як інструмент аналізу діяльності підлеглих, який допомагає ясно побачити, на якому етапі роботи у його співробітника провал.

Якщо знову взяти як приклад менеджера з продажу, то ключові показники дозволяють начальнику відділу продажів виявити проблемні точки: чи робить менеджер достатню кількість дзвінків та зустрічей, чи велика у нього клієнтська база тощо. Якщо ж показники виконуються, а потрібної кількості продажів ні - значить, у цього співробітника страждає якість роботи: не вистачає навичок, знань, наполегливості і т.д.

Усі ці моменти легко відстежуються саме за KPI, тому вся діяльність підрозділів, що продають, в успішних компаніях, що займаються активними продажами, в основному побудована на використанні цього індикатора.

Види показників та його кількісні значення залежать як від напряму діяльності підприємства, і від його стратегії, у різних компаніях можуть набувати різні значення.

Щоб залишатися на плаву і приносити прибуток, бізнес повинен працювати з максимальною ефективністю. Ще буквально два десятки років тому ніхто не замислювався про те, наскільки ефективно працює конкретне підприємство, керівник, менеджер чи слюсар. Головне, щоб вона приносила прибуток. Але тепер змінився підхід. Ви напевно чули проключові показники ефективності KPI. Що це таке і навіщо потрібна подібна система? Розглянемо це у цій статті.

KPI – що це?

Система оцінки ефективності з'явилася в Росії буквально п'ять років тому і досі мало де використовується. В основному її застосовують у IT та інших сучасних виробництвах. Давайте розглянемо,що таке KPI і навіщо потрібна дана система оцінки.

KPI - ключовий показник ефективності персоналу чи підприємства

KPI розшифровується як Key Performance Indicator, що у перекладі російською означає ключовий показник ефективності. Ця система є набір із кількох індикаторів, які оцінюють результативність роботи кожного співробітника для підприємства. Знаючи KPI для різних груп, можна розробити середні показники продуктивності та запровадити систему активної мотивації для продуктивно працюючих співробітників.

Зверніть увагу:ефективність - це відносний показник. Його можна порахувати як конкретного співробітника, так відділу, цеху, підприємства. Ефективність можна виразити кількісними результатами.

Вважається, що оптимальний показник ключової ефективності для співробітника повинен бути не вище 5. Показник KPI можна поділити на кілька видів:

1. За статтею витрат (скільки було витрачено ресурсів у грошах).
2. За статтею продуктивності (на скільки відсотків були завантажені потужності).
3. За статтею ефективності чи відношення показників (наприклад, відношення суми виручки до величини витрат).
4. За підсумковою статтею (загальний кількісний показник продуктивності).

Насправді часто буває отже більшість показників переплітається друг з одним. Це дозволяє вести спільну роботу та оцінку групи фахівців чи підрозділів, мотивуючи їх та постійно досягаючи кращих результатів. Слідкувати за результатом повинні менеджери та начальники всіх рівнів, координуючи свої дії для максимальної ефективності.

KPI ділиться на стратегічне та поточне

Типи KPI

Показники ефективності діяльності підприємства бувають двох видів:

1. Стратегічні. Завдяки цим даним можна дізнатися, наскільки ефективно підприємство діяло за певний період (що більше часовий відрізок, то точніше результат). Завдяки стратегічним показникам можна побудувати плани дій наступного часу. Здебільшого стратегічний KPI показує проходження грошових потоків, з урахуванням чого можна розрахувати рентабельність виробництва та продажів.
2. Оперативні. Ці дані показують реальну поточну ситуацію у компанії, підрозділі, відділі. Завдяки цим значенням є можливість підлаштувати завдання чи мету підприємства під динамічні умови. За цим показником KPI можна оцінити ефективність логістики, організації виробництва, продажів товару, що випускається та ін.

Навіщо це все потрібно?

За допомогою системи KPI можна реально оцінити та виміряти коефіцієнт виконання цілей та поставлених перед спеціалістом завдань. Підрахувавши всі значення та індикатори, можна оцінити ефективність роботи на основі досягнутих результатів та порівняти їх із плановими. Також можна розрахувати, чи правильно були розраховані та складені планові показники на спеціаліста/відділ/підприємство. Чисельні значення допомагають правильно будувати стратегію та тактику на майбутнє, оцінюючи реальний результат, а не уявний.

Зверніть увагу:ключовий показник зав'язується виключно результат. Якщо якісь параметри ніяк не впливають на нього, їх можна вільно відкинути.

KPI була розроблена на основі двох ідеологій:

1. Цільового управління організацією чи відділом (рух від мети до мети).
2. Повного контролю за поставленими цілями та його перегляду за певних умов.

Завдяки підрахунку KPI можна грамотно мотивувати персонал.

Сама ідея KPI дозволяє не так оцінювати персонал, як складати реальні плани і передбачати результати діяльності підприємства. Вона вигідна для всіх: рядові співробітники займаються плинністю, при цьому прагнучи завершити поставлені перед ними завдання, а не розпорошуватися і затягувати результат.Критерії оцінки ефективності діяльності іншого персоналу дозволяють його мотивувати: що більше завдань виконано, то вище заробітна плата чи премія. Управляючим вигідно, коли завдання вчасно вирішуються, а не розпорошуються між співробітниками. підприємству вигідно, оскільки він отримує прибуток і може будувати реальні плани на майбутнє на основі числових значень, а не емпіричних.

На даний момент система KPI вважається найбільш точною та вигідною. Вона дозволяє мотивувати та стимулювати персонал та оцінювати діяльність управлінців будь-якої ланки.

KPI у виробництві

1. Витрати сировини на добу.
2. Об'єм сировини на складах та в незавершеному вигляді.
3. Реальна продуктивність праці.
4. Витрати зберігання готових виробів.
5. Розмір інших витрат.
6. Необхідні суми на ремонт та обслуговування обладнання.

KPI у торгівлі

Для розрахунку ключових показників ефективності у сфері продажів потрібно знати:

1. Обсяг виручки.
2. Реальна собівартість продукції.
3. Загальний прибуток від продажу.
4. Можливий відсоток шлюбу.
5. Загальна вартість наявної на складі продукції.
6. Загальна сума оборотного активу.

Обов'язково використовуйте показник KPI для планування та розробки стратегії

Приклади KPI

Для того, щоб розібратися, наведемоприклади ключових показників ефективності KPI для різних категорій працівників.

З цієї статті ви дізнаєтесь:

• Що таке KPI співробітника
• Які плюси та мінуси використання показника KPI для співробітника
• Які є види KPI співробітника
• Як розрахувати KPI співробітника

Скористаємось мовою сучасного бізнесмена. Для нього найкращий подарунок – гроші. І найкращий спосіб мотивування працівника – той, що забезпечує йому зрозумілий та найкоротший шлях до матеріальної винагороди. А ключові показники ефективності (KPI) – ідеальні "дорожні карти" до преміальних надбавок. У запропонованій статті описується сутність технології, що базується на KPI, способи формування KPI для конкретних посад/робочих місць (KPI співробітника), послідовність впровадження системи KPI-мотивації на підприємстві.

Що таке KPI співробітника

Термін KPI (англ. Key Performance Indicators) у російському перекладі тлумачиться як «ключові показники ефективності»досягнення кінцевих цілей. Ми будемо використовувати цей термін, хоча слово «performance» має два значення: «ефективність» та «результативність». Інакше висловлюючись, досягнення основної мети сучасної організації – отримання прибутку – має здійснюватися найраціональнішим способом. З позицій системного підходу це означає, що оптимізація діяльності на окремому робочому місці має бути підпорядкована задачі оптимізації роботи організації загалом.

З основ кібернетики ми засвоїли як мінімум те, що управління неможливе без зворотного зв'язку. Причому сигнал зворотного зв'язку - сигнал неузгодженості поточного та бажаного стану - повинен бути виміряний, оцінений, щоб дозувати відповідно керуючий вплив. KPI співробітника як сигнал зворотного зв'язку повинен у такому разі вказувати працівникові, наскільки змінюватиметься його премія за зміни відповідних показників якості його праці. Наприклад, продавець повинен знати, що перевиконання плану продажу на 10% забезпечить премію у розмірі 5% від величини окладу.

Показник KPI співробітника: плюси та мінуси

Система ключових показників виявилася найбільш дієвою у великих фірмах, де порівняно з дрібними підприємствами складніше виділити внесок кожного працівника у спільну справу. Крім того, система KPI технологічна: вона добре вбудовується у структуру управління з чітко визначеним комплексом функціональних зв'язків, залежностей, обмежень.

Крім прямого виміру ефективності, KPI мають низку інших переваг:

1. Аналіз KPI дозволяє виявити переваги та недоліки в роботі організації, оцінити силу впливу факторів, що перешкоджають досягненню заданих цілей.
2. Чіткість та ясність оцінки праці. Кожен працівник знає, за що та в яких пропорціях йому платять. Виключається суб'єктивізм щодо оцінки результатів діяльності.
3. Стійкість, відсутність непередбачуваних коливань у правилах оплати праці та, відповідно, прогнозованість результатів діяльності на кілька років уперед.
4. Персональна відповідальність працівника за якість та обсяг роботи.
5. Можливість оцінки впливу нововведень, раціоналізації, організації праці.

Впровадженню KPI заважає консерватизм співробітників, які давно працюють у фірмі та зуміли добре пристосуватися до умов колишньої системи оплати праці.

Основні види KPI співробітника

Виділимо чотири основні види KPI співробітника:

1. Фінансові KPI.Включають показники, що відображають економічний стан підприємства:

2. Клієнтські KPI.Призначені для мотивування співробітників, які безпосередньо взаємодіють з клієнтами:

3. Процесні KPI.Включають показники, що характеризують темп окремих процесів, саме час:

4. Критерії розвитку.Це показники, що характеризують рівень розвитку компанії, її людського капіталу:

Як розрахувати KPI співробітника: параметри та формула

Формула розрахунку коефіцієнта (індексу) KPI:

де F- Фактичні результати роботи;

C- Мінімальне значення показника;

D- Плановий рівень.

Таким чином, індекс KPI співробітника характеризує відсоток виконання норми (або її "недоперевиконання", як висловлювалися невдахи планового господарювання).

Принципи та правила застосування KPI співробітника

1. Правило «10/80/10» Це правило, виведене на основі досвіду провідних фахівців у галузі KPI-технології, означає, що організація повинна мати приблизно 10 показників результативності, до 80 виробничих показників та 10 KPI. Для підрозділів рекомендується використовувати трохи більше 10–15 KPI; інакше менеджери будуть перевантажені плануванням, а керівництво компанії – дискусіями щодо виконання тих KPI, які слабко впливають на результативність.
2. Принцип керованості та контрольованості. Підрозділу, відповідальному за певний показник, мають виділятися ресурси з його управління. Результат у разі потреби контролюється.
3. Принцип партнерства. Необхідне ефективне партнерство між усіма зацікавленими особами під час впровадження системи та здійснення необхідних змін.
4. Перенесення зусиль на основні напрямки. Розширення повноважень співробітників, які працюють на «передовій», допомога у підвищенні їхньої кваліфікації, додаткових тренінгах. Стимулювання самостійної розробки KPI, вдосконалення взаємодії по горизонталі та вертикалі.
5. Інтеграція процесів оцінки показників, звітності та підвищення продуктивності. Розрахунок та аналіз узагальнених показників з метою виявлення прихованих резервів та протиріч. Узгоджене стимулювання найважливіших рішень.

Як ефективно впровадити KPI співробітника

1. Число KPI має бути зведене до достатнього мінімуму. Показники мають бути зрозумілими та нескладними у розрахунку.
2. Необхідна оцінка відповідності кожного показника підсумкової мети.
3. Для посад, не пов'язаних із фінансово-економічною та торговельною сферою, безглуздо вводити KPI співробітника. Слід розглянути варіанти застосування інших способів стимулювання.
4. Показники мають бути реально досяжними та відповідати функціям конкретної посади.
5. Впровадження системи KPI у дрібних фірмах марно. Проблеми вирішуються оперативно без KPI.