Порядок составления приказа и заявления на удержание из зарплаты. Приказ об удержании денежных средств из заработной платы

04.02.2018, 20:45

Работник совершил ДТП, в результате которого оказался поврежден автомобиль организации. Факт причиненного сотрудником ущерба зафиксирован в акте о причинении ущерба организации и оценены его размеры. Теперь нужно составить приказ об удержании ущерба из заработной платы работника. Поможем кадровику подготовить документ с наименьшими временными потерями.

При подтвержденном документально ущербе, комиссию разрешается не создавать

Если выявлены факты хищения, злоупотребления и порчи товарно-материальных ценностей, то нужно создать комиссию, которая установит причины возникновения ущерба и сумму убытка (ст. 247 ТК РФ). Понятно, что членов комиссии назначает руководитель организации, и он же принимает решение о взыскании ущерба с виновного. Инвентаризационная комиссия проведет обязательную в таких случаях инвентаризацию, оформив сличительные ведомости (п. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 1.5 Методических указаний, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49, п. 27 Положения, утв. приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н). Таким образом, удастся оценить сумму ущерба, нанесенного компании.

Инвентаризация – это сопоставление фактического наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации с данными бухгалтерского учета (п. 1.4 Методических указаний, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49).

В некоторых случаях инвентаризация должна проводиться в обязательном порядке. Например, к ним относятся (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, письмо Минфина РФ от 25.12.2015 № 07-01-12/76134):

• составление годовой бухгалтерской отчетности (инвентаризацию основных средств можно проводить раз в три года);
• передача имущества в аренду (выкуп, продажа);
• смена материально ответственных лиц (к примеру, кассира);
• выявление хищений, порчи имущества, злоупотреблений;
• стихийные бедствия и чрезвычайные ситуации;
• реорганизация или ликвидации предприятия.

На практике бывает, что сумму ущерба можно установить, не проводя инвентаризацию и не создавая комиссию. Сделать это можно, если организация располагает документами, подтверждающими размер нанесенного компании ущерба. В случае ДТП такими документами могут быть счета и акты из автосервиса и документация страховой компании.

Составляем приказ

Все события в жизни организации должны быть оформлены первичными документами, и приказ об удержании из заработной платы суммы материального ущерба исключением не является. Взыскать с работника деньги можно на основании приказа руководителя. Так как унифицированной формы такого приказа нет, его можно составить в произвольной форме.
Специально для читателей наши специалисты подготовили заполненный образец приказа об удержании из зарплаты сумм материального ущерба.

Подскажите, как должен быть оформлен приказ на удержания с водителя штрафа за нарушение ПДД (превышение скорости)

Ответ

Ответ на вопрос:

Для взыскания суммы ущерба с виновного сотрудника руководитель организации должен издать (в произвольной форме):

ПРИКАЗ № 97

Об удержании из заработной платы

Суммы материального ущерба

16.09.2015

Приказ нужно выпустить не позже чем через месяц после того, как комиссия установит размер ущерба.

На основании приказа с дохода сотрудника удержите стоимость ущерба, не превышающую его среднего месячного заработка. С учетом этого правила нужно взыскивать ущерб и в тех случаях, когда сотрудник несет материальную ответственность, и в тех случаях, когда материальная ответственность наступает в .

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Может ли работодатель удержать сумму административных штрафов за нарушения безопасности дорожного движения из зарплаты виновного водителя, за которым закреплена машина, на которую выписан штраф

Нина Ковязина

О порядке удержания из зарплаты сотрудника суммы причиненного им материального ущерба, в том числе административного штрафа см. в материале Системы .

2. Ответ: Как определить сумму ущерба, причиненного сотрудником организации

Нина Ковязина , заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Прежде чем принять решение о взыскании ущерба с сотрудника, работодателю следует провести проверку, чтобы установить сумму убытка и причины его возникновения. Для проверки создайте специальную комиссию (). Ее состав утверждает руководитель организации. Создавать комиссию целесообразно при установлении фактов хищения или злоупотребления, а также порчи ценностей. Ведь в этих случаях обязательно проводится инвентаризация с оформлением сличительных ведомостей, а для этого должна быть создана инвентаризационная комиссия ( , Методических указаний, утвержденных , Положения, утвержденного ). Правомерность такой позиции подтверждает и судебная практика (см., например, ).

Сумму ущерба определяйте по рыночным ценам на день причинения ущерба (совершения сотрудником ДТП, обнаружения недостачи и т. п.), действующим в данной местности. При этом ущерб не может быть оценен ниже стоимости имущества по данным бухучета (с учетом износа). Такой порядок установлен Трудового кодекса РФ.

С виновного сотрудника можно взыскать любой прямой действенный ущерб, причиненный работодателю. А именно:

• сумму материального ущерба;
• расходы на приобретение или восстановление имущества (например, ремонт);
• расходы на возмещение ущерба, который сотрудник причинил другим гражданам или организациям (например, ущерб от ДТП в части, не покрытой страховым возмещением).

Если сумма ущерба превышает месячный заработок или пропущен месячный срок для издания взыскания, то возмещение ущерба возможно или в добровольном порядке (с согласия сотрудника), или через суд.

Добровольно сотрудник может возместить ущерб как полностью, так и частично. При этом по соглашению сторон допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае сотрудник должен представить работодателю с указанием конкретных сроков платежей. Если в дальнейшем сотрудник решит уволиться и откажется возмещать оставшуюся сумму ущерба, то непогашенную задолженность можно будет взыскать в общем порядке - через суд.

Следует отметить, что с согласия работодателя сотрудник может возмещать ущерб не только деньгами: он может и передать в счет погашения равноценное имущество или обязаться исправить поврежденное.

Возмещение ущерба производится независимо от привлечения сотрудника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия (бездействие), которыми был причинен ущерб.

Такой порядок установлен Трудового кодекса РФ.

ТК РФ предусматривает как получение зарплаты работниками, так и удержания из нее, причем и в добровольном, и в обязательном порядке. Какими могут быть удержания, на основании какого документа осуществляются их взыскание из заработной платы и как правильно его заполнить?

Что представляет собой удержание и зачем нужен приказ на удержание из заработной платы?

Невыдача определенной части денежных средств, причитающейся работнику в обеспечение требований к нему со стороны третьих лиц либо работодателя, осуществляемая согласно ТК РФ – удержание из заработной платы. Важно не только правильно начислить зарплату работнику, но и грамотно произвести вычет удержаний. Эта операция осуществляется на основании приказа.

Работодатель не вправе вычитать произвольно суммы из зарплаты сотрудников организации, он обязан руководствоваться трудовым законодательством. С этой целью на удержание, где прописываются основные моменты операции. Что указывается в таком приказе?

Законодательством РФ не предусмотрены специальные формы для составления приказа на удержание, главным требованием является указание о ключевых моментах – с кого, какую именно сумму и на каком основании требуется удержать часть денежных средств.

Порядок, размер и сроки удержаний прописаны в ТК РФ и ФЗ №229 . Статьями 137 и 138 ТК РФ регулируется порядок и величина удержаний из зарплаты сотрудников. Статья 101 ФЗ № 229 содержит перечень доходов, на которые вычитание не может быть обращено.

Образец приказа на удержание из з/п и порядок его составления

Прежде чем осуществлять удержание руководителю следует установить точную причину взыскания и при необходимости составить документ, подтверждающий ее (докладная записка от главбуха о выявлении счетной ошибки).

Каждое действие руководителя должно быть письменно подтверждено во избежание споров с проверяющими органами или самим сотрудником. Согласие работника лучше подтверждать подписью и указанием «я не возражаю», «ознакомлен и согласен» и прочее.

Приказ составляется в свободной форме, но из его содержания должно быть понятно с кого производится взыскание, в каком размер и на каком основании.

В приказе указываются следующие данные:

• наименование документа – распоряжение или приказ;
• название предприятия, организационно-правовая форма, адрес и т. п.;
• порядковый номер приказа;
• в основной части прописывается информация о том, с какого работника необходимо взыскать деньги, сколько и что стало основанием для осуществления удержания;
• проставляются и руководителя;
• необходимо поставить подпись сотрудника, с которого планируется взыскать сумму, как свидетельство того, что он ознакомился с информацией, содержащейся в документе и согласен с решением;
• дата составления приказа.

Приказ на удержание из заработной платы – образец заполнения по ОАО:

В случае инициативного (добровольного) удержания, например, для отчислений в счет кредита или оплаты коммуналки, делается приписка: «Удержать в связи с заявлением В.В. Петрова 3 500 рублей».

Заявление на удержание из заработной платы – образец заполнения по ОАО:

Заявление на удержание из заработной платы – образец бланка для заполнения

Нюансы оформления документа

Чтобы избежать возможных проблем с органами власти рекомендуется к приказу прикладывать документы, подтверждающие основания взысканий, причину возникновения основания.

После подготовленные бумаги рекомендуется направить сотруднику для ознакомления. В случае согласия он ставит подпись. Если работник отказывается подписывать документ, составляется акт уполномоченным лицом, на котором должны расписаться не менее двух свидетелей.

Узнать, как правильно составить приказ о проведении инвентаризации и скачать образец его заполнения, вы можете

Руководитель вправе взыскать часть денег в течение месяца со дня окончания срока установленного для погашения задолженности, возврата средств в результате ошибки, и при условии согласия сотрудника.

Документы, по которым были совершены удержания, должны храниться не менее пяти лет.

Приказ на удержание из заработной платы – образец документа вы можете скачать .

Основания для составления приказа

Удержания могут быть:

• по желанию работника;
• по инициативе работодателя;
• обязательными.

Удержания из заработной платы по заявлению работника

В случае если работник добровольно подал заявление на удержание из заработной платы, на основе его и составляется приказ о взыскании. Причинами такого решения могут стать:

• необходимость в перечислении алиментов ребенку при наличии соглашения;
• желание в погашении кредита;
• оплата коммуналки;
• различные взносы;
• возврат займа, взятого у организации;
• пенсионные отчисления и прочее.

Удержания из заработной платы по инициативе работодателя

Приказ о взыскании может быть составлен и без согласия работника в случае факта задолженности перед предприятием:

• не израсходование или не отработка аванса;
• взыскание подотчетных сумм;
• ошибки, допущенные бухгалтерией (когда нечаянно начисляются лишние суммы);
• взыскание причиненного материально ущерба организации;
• при увольнении в год, за который сотрудник уже отгулял отпуск.

Последний вариант не подлежит уменьшению выплат если:

• в организации сменились собственники;
• из-за потери трудоспособности;
• из-за призыва на службу и т. п.;
• признания судом руководителя организации пропавшим или в случае его смерти.

Удержать часть денежных средств работодатель может только в случае согласия работника, в противном случае взыскание организовывается через суд.

Обязательные удержания из заработной платы сотрудников

К обязательным удержаниям относятся:

• взыскания по исполнительным листам (алименты, например);
• налог на доходы физических лиц – НДФЛ (13%).

На какие платежи нельзя обратить взыскание?

Законом предусмотрены доходы, на которые удержания не распространяются:

• единовременная материальная помощь;
• средства материнского капитала;
• возмещение расходов на поездки в лечебный центр;
• выплаты компенсационного характера;
• пенсии в связи с кончиной кормильца;
• деньги, выплачиваемые работником в качестве алиментов;
• пособие на похороны;
• деньги, выплачиваемые людям, получившим увечья и прочее.

Полный перечень содержится в ФЗ №229.

Кто и в каком порядке устанавливает минимальный размер оплаты труда сотрудников – читайте

Размер обязательных удержаний

ТК РФ ограничивает случаи взыскания из заработной платы и размеры таких взысканий:

• общая величина ежемесячных взысканий не должна превышать 20% от всей месячной заработной платы и 50% в определенных случаях предусмотренных законодательством;
• если взыскания осуществляются по нескольким исполнительным листам, от з/п у сотрудника должно остаться не менее ½ части;
• взыскания не превышают 70% для лиц выплачивающих алименты, отбывающих исправительные работы, возмещающих причиненный вред здоровью и прочее.

В случае если сотрудник предприятия, обязанный выплачивать алименты не пришел к соглашению со второй стороной, с его заработной платы делают следующие удержания:

• половина от з/п в случае если более трех детей;
• одна третья часть от з/п на двух детей;
• одна четвертая часть от з/п на одного ребенка.

Взыскание из заработной платы сотрудников достаточно трудоемкий процесс. Этапы исчисления удержаний:

• руководитель определяет вид удержания;
• устанавливает основание для взыскания;
• составляет подтверждающие причины удержания документы;
• отправляет их на ознакомление к работнику;
• определяет размеры и корректирует согласно действующему законодательству.

Главное, не забывать подкреплять каждый шаг письменными доказательствами, чтобы в случае несогласия работника или незапланированной проверки у руководителя были доказательства его правоты.

Больше информации о том, в каком порядке и на каких основаниях осуществляются удержания с заработной платы работника, вы можете узнать в этом видео:

Приказ об удержании денежных средств из заработной платы – принципиально важный документ при взаимодействии работника и работодателя. Для его подписания у работодателя есть месяц. Последующие посягательства на уменьшение размера заработной платы сотрудника не будут вписываться в рамки существующего законодательства.

ФАЙЛЫ 2 файла

Нормативные документы по регулированию удержаний из зарплаты

Российское законодательство твердо регламентирует официальные удержания из заработной платы работников:

• виды удержаний описаны в Налоговом Кодексе РФ (обязательные - это налоги, по инициативе работодателей и по воле самого сотрудника);
• как проходит исполнительное производство, говорится в Федеральном законе № 229 от 02. октября 2007 года;
• уточняются зарплатные начисления, по которым исчисляется размер выплат по алиментам, в Постановлении Правительства № 841 от 18 августа 1996 года.
• порядок удержания алиментов, перечисления компенсаций за вред здоровью, по потере кормильца - эти выплаты, удерживаемые исключительно по решению суда, регламентированы ст. 138 ТК РФ, п. 3 ст. 99 закона «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ;
• удержания по неотработанным дням отпуска, излишне выданному авансу, результатам счетных ошибок -
• удержания по неотработанным дням отпуска, излишне выданному авансу, результатам счетных ошибок - ст. 137 ТК РФ;
• добровольные вычеты из зарплат по заявлению сотрудника, размер их не ограничен, регламентирует Письмо Роструда от 26 сентября 2012 года № ПР/7156-6-1.

В каких случаях возможно удержание денежных средств из заработной платы

Трудовое законодательство четко перечисляет случаи, в которых работодатель имеет право удержать средства:

• По инициативе самого работника.
• Работник фактически не отработал те денежные средства, которые получил. В большинстве компаний принята авансовая система начисления заработной платы, и это – одно из неприятных последствий, к которым она может привести.
• Была запланирована командировка или переезд сотрудника (с выделением бюджета), но она не состоялась.
• Если на предприятии установлены нормы выработки, а работник не выполнил их.
• Если вина сотрудника есть в том, что в бухгалтерских документах возникла ошибка в пользу увеличения денежных средств, выделенных на его заработную плату.
• Если рабочий год был не доработан в связи с отпуском.
• Если в результате действий или бездействия работника произошел простой на производстве.

Помимо этих ситуаций (их можно оспорить), существуют случаи обязательного удержания. Конкретно это судебные предписания. Если сотрудник является должником по выплате алиментов, неплательщиком штрафов ГИБДД и пр., то его заработная плата обязательно должна быть уменьшена на соответствующую сумму.

Исключением из правил является только последний «мирный» месяц сотрудничества работодателя и сотрудника. То есть служащий уходит, но только в силу сокращения штата, отправки на срочную военную службу, в связи с выходом на работу предыдущего работника и пр.

Какой процент денежных средств удерживать

В большинстве ситуаций достаточно бывает удержать 20%. Это касается порчи имущества, недостач и проч. Если исполнительных листов больше одного, то допустимо удержание до 50% от общей выдаваемой суммы за месяц.
Трудовым законодательством предусмотрены случаи, когда вычитают до 70% от заработной платы. Это:

• алиментные выплаты;
• если было совершено преступление, в результате чего был причинен материальный вред;
• имело место смерть кормильца;
• к сотруднику было применено наказание в форме исправительных работ.

Если же работодатель не будет обладать этой информацией и удержит, например, все 100% заработной платы за какое-либо нарушение, то нерадивый работник имеет право даже обратиться в суд по этому инциденту. Если все будет оформлено должным образом, то он выиграет процесс о нарушении его прав. В любом случае, обоим сторонам следует знать, что 20% — это та часть заработной платы, которая может быть удержана работодателем с работника по уважительным причинам. А для остального необходимо будет искать причины в трудовом кодексе.

Исключения из правил

Если был заключен договор о материальной ответственности, то работодатель вправе взыскать с работника всю сумму. По взаимной договоренности можно выплачивать частями, вычитая постепенно из каждой последующей заработной платы.

Таким же образом поступают, если в ходе судебного разбирательства сотрудник был признан виновным в каком-либо административном правонарушении, которое повлекло за собой нанесение материального ущерба организации.

Сотрудник также может сам изъявить желание, чтобы часть средств ему не выдавалась на руки. Он может, к примеру, перечислять свои финансы сразу же на погашение кредита, в благотворительную организацию, профсоюз, фонд страхования и пр. Стоит иметь в виду, что для совершения таких действий бухгалтерской службе компании необходимо будет иметь письменное заявление самого работника. В нем однозначно должно быть указано, что это его инициатива и он полностью согласен с этими действиями.

Подготовка

Перед тем как приступить к оформлению приказа, необходимо документально зафиксировать ущерб (если удержание происходит по инициативе работодателя и в связи с понесенным ущербом). Такими документами могут стать инвентаризационные отчеты, специальный акт о причинении ущерба имуществу компании или другие материалы.
Если речь идет о ДТП, то подтверждающими бумагами могут быть акты страховой компании, чеки автосервиса, счета на приобретение деталей и пр.

Важный момент: в расчетных документах, предъявляемых работнику, должна значиться полная сумма заработной платы. Она включает премиальную часть, компенсационную, за стаж и пр. И вычеты будут рассчитываться из этой общей суммы.

Сроки составления

Подписание приказа об удержании денежных средств из заработной платы должно осуществиться в течение одного месяца с момента обнаружения убытка. Иначе действия работодателя будут незаконны. Отделу кадров стоит быть с этим расторопнее.

Если, например, убыток был обнаружен при инвентаризации, то удержать денежные средства из заработной платы можно только тем же месяцем.

Составные части приказа

Желательно напечатать текст приказа на бланке организации. В бумаге должны содержаться:

• дата составления;
• город (место);
• номер приказа;
• причина удержания денежных средств;
• сколько процентов от оклада составляет сумма удержанных средств;
• размер удерживаемой суммы в рублях;
• дата удержания;
• основания для удержания (подтверждающие документы);
• подпись руководителя организации;
• подпись сотрудника, у которого из заработной платы удерживают средства.

В большинстве случаев для составления приказа об удержании денежных средств из заработной платы потребуется письменное согласие сотрудника. Только так можно добиться юридической грамотности в вопросах взаимоотношений работодателя и сотрудника. При отсутствии обоюдных договоренностей прибегают к обращению в судебные инстанции, но такое бывает редко.

Приказ о прекращении удержаний

Когда об удержаниях из заработной платы в письменном виде просит сам сотрудник, это особый случай, когда прекращают действовать лимиты и ограничения трудового Кодекса, защищающего в большей степени интересы персонала. Чтобы начать такие удержания, нужен приказ.

Но если сотрудник решил прекратить добровольные перечисления путем удержаний из зарплаты, это его право. Чтобы это осуществить, нужен еще один приказ, отменяющий действие первого. Для этого сотруднику нужно выполнить одно из двух действий:

• написать еще одно заявление - просьбу прекратить удерживать средства из его заработной платы на указанные цели;
• при написании первоначального заявления обозначить период, по истечении которого оно утратит силу, и средства нужно будет прекратить перечислять.

Пример заявления о прекращении удержаний

Пишется, если дата прекращения отчислений не была указана в первом заявлении.

Директору ООО «Феликс-М»
Колобкову П.А.
завхоза Соловьихина Н.Л.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу с 12 сентября 2018 года прекратить удерживать из моей заработной платы 8 000 руб. в пользу Соловьихиной Е.Н., так как девочка, на содержание которой перечислялись эти средства, стала совершеннолетней.

К заявлению прилагаю копию свидетельства о рождении Соловьихиной Е.Н.

/Соловьихин/ Н.Л. Соловьихин

Пример приказа о прекращении удержаний

Общество с ограниченной ответственностью
«Раффлезия»

О прекращении удержаний из заработной платы

В связи с заявлением инспектора отдела кадров Семенцовой Татьяны Ивановны о прекращении добровольных перечислений в благотворительный фонд «Наши друзья кошки» по реквизитам ХХХХХХХХХХХХ.

ПРИКАЗЫВАЮ:

Начиная с 1 августа 2018 года, прекратить ежемесячно удерживать из заработной платы инспектора отдела кадров Семенцовой Т.И. сумму в 1 000 руб.

Ответственность за исполнение настоящего Приказа возложить на главного бухгалтера Михалец П.А.

Генеральный директор ООО «Раффлезия»

/Квитко/ Квитко Л.А.

С приказом ознакомлена

Главный бухгалтер

Если компания переплатила работнику, то необходимо соблюсти все тонкости документального оформления удержания из зарплаты. Это важно и для налогов, и в преддверии возможной трудовой проверки.

Образец приказа об удержании из заработной платы

Общество с ограниченной ответственностью «Восход» (ООО «Восход»)

Приказ об удержании из заработной платы

30 апреля 2008 года заведующему складом Савельеву Василию Ивановичу по причине счетной ошибки была излишне выплачена заработная плата в сумме две тысячи восемнадцать рублей 00 копеек (2018 руб. 00 коп.), о чем 12 мая 2008 года главный бухгалтер ООО «Восход» Петрова Н.В. составила докладную записку (прилагается к приказу). В связи с изложенным, руководствуясь статьей 137 Трудового кодекса,

ПРИКАЗЫВАЮ:

удержать из заработной платы Савельева Василия Ивановича за май 2008 года сумму в размере две тысячи восемнадцать рублей 00 копеек (2018 руб. 00 коп.). Исполнение данного приказа возлагаю на главного бухгалтера Петрову Н.В. Генеральный директор ООО «Восход» Лавров Лавров В.Е. С приказом ознакомлен, с основаниями и суммой удержания из заработной платы согласен

Савельев /В.И. Савельев/

Аванс, выданный в счет зарплаты, если работник впоследствии его не отработал;

Любые суммы, выданные под отчет (командировочные, деньги на приобретение каких-либо товаров), если работник не представил по ним авансовый отчет или не приложил к нему оправдательные документы;

Зарплату, командировочные, отпускные, пособия и другие суммы, излишне выплаченные из-за счетной ошибки; - отпускные, если работник увольняется до окончания трудового года, за который уже отгулял отпуск.

Чтобы совсем лишить трудового инспектора возможности усомниться в основаниях удержания, главбух перед изданием приказа может составить на имя директора компании еще и докладную записку - о факте и причинах переплаты. Этот документ можно приложить к приказу.

Кроме того, для издания приказа или распоряжения об удержании из зарплаты есть предельный срок - один месяц со дня окончания срока для возвращения аванса по подотчетным суммам или со дня счетной ошибки. Поэтому конкретную дату, от которой отсчитывается месячный срок, лучше упомянуть в самом приказе. Срок не установлен только для возврата отпускных, если работник сходил в отпуск авансом, а потом увольняется.

Наконец, требуется, чтобы работник отметил в приказе, что он согласен с основаниями удержания и не оспаривает сумму (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).

Из каждой зарплаты компания может удержать не больше 20 процентов (ст. 138 ТК РФ, см. также «УНП» № 32, 2007, статья «Сколько можно удержать из зарплаты работника»).