Regeln und Etikette der Geschäftskorrespondenz. Regeln für die Geschäftskorrespondenz per E-Mail

Die Kommunikation per E-Mail ist ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit eines jeden modernen Büroangestellten. Und Buchhalter sind keine Ausnahme. Wie führt man Korrespondenz so, dass die Geschäftskommunikation produktiv, emotional angenehm und äußerst ethisch ist? Ich gebe den Lesern einige praktische Ratschläge.

TIPP 1. Vernachlässigen Sie in Ihren Briefen nicht die persönliche Ansprache des Adressaten

Dadurch demonstrieren Sie Ihre Aufmerksamkeit für die Persönlichkeit der Person. Wenn ein Brief an einen bestimmten Empfänger geschrieben ist, wirkt das Fehlen einer persönlichen Adresse darin falsch und unhöflich.

Wenn Sie einen Ihrer ersten Briefe an den Adressaten schreiben, stellt sich oft die Frage: Wie spricht man ihn am besten an – einfach mit seinem Vornamen oder mit seinem Vor- und Vatersnamen? In diesem Fall müssen Sie sich ansehen, was in der Unterschrift steht, mit der der Brief der Person an Sie endet. Wenn dort beispielsweise der Name (ohne Vatersnamen) angegeben ist „Svetlana Kotova“, dann kontaktieren Sie mich gerne namentlich. Und wenn die Unterschrift sagt „Svetlana Vasilievna Kotova, Hauptbuchhalterin von Trenzor LLC“, dann müssen Sie den Empfänger entsprechend ansprechen. Auf jeden Fall ist die zweite Option äußerst richtig und daher eine Win-Win-Situation.

Ich empfehle nicht, sich auf die Informationen im Feld „Von“ zu verlassen. Denn oft wird es zunächst nicht vom Inhaber der E-Mail-Adresse, sondern vom IT-Spezialisten des Unternehmens bei der E-Mail-Einrichtung ausgefüllt.

Ich rate Ihnen übrigens dringend davon ab, bei der Ansprache eines Geschäftspartners oder Kunden die Kurzform des Namens zu verwenden („Sash“ statt „Sasha“, „An“ statt „Anya“), egal wie demokratisch die Schreibweise ist Stil und egal wie alt Ihre Korrespondenz ist. Was in der gesprochenen Sprache vertraut klingt, wirkt in der geschriebenen Sprache zu einfach.

TIPP 2: Achten Sie besonders auf die Form Ihrer Begrüßung

Sie sollten den Ausdruck nicht verwenden "Guten Tag!". Selbst wenn Sie die gute Absicht haben, die Zeitzone des Empfängers anzupassen, klingt dieser Satz geschmacklos, ich würde sogar sagen vulgär. Es ist besser, neutrale Optionen zu verwenden: "Guten Tag...", "Guten Tag...". Und natürlich fügen Sie der Begrüßung den Namen des Empfängers hinzu, wenn Sie ihn kennen. Ich persönlich finde es zum Beispiel viel angenehmer als gesichtslos "Guten Tag!" persönlich werden „Hallo, Tamara!“.

Denken Sie daran, dass Sie auf diese Weise dem Empfänger Zeit sparen. Schließlich kann er den Inhalt des erhaltenen Briefes sofort beurteilen und schnell über dessen Priorität und Wichtigkeit entscheiden.

Die Betreffzeile sollte kurz sein, aber gleichzeitig den Betreff der Korrespondenz genau wiedergeben. Zum Beispiel, „Vereinbarung, Rechnung, Handlung von Alpha LLC“ statt „Dokumente“. Wenn sich Aspekte des zur Diskussion stehenden Themas ändern, klären Sie das Thema. Zum Beispiel, „Kooperation mit Perm“ → „Kooperation mit Perm. Datum der Verhandlungen“ → „Zusammenarbeit mit Perm. Vertragsentwurf".

Wenn Sie während der Korrespondenz feststellen, dass das Feld „Betreff“ von Ihrem Adressaten zufällig oder gar nicht ausgefüllt wird, ergreifen Sie die Initiative und probieren Sie eines von zwei Szenarios aus.

SZENARIO 1. Wenn Sie antworten, füllen Sie das Feld „Betreff“ selbst aus. Wenn der Empfänger aufmerksam ist, reicht das vielleicht schon aus, um Ihre Korrespondenz in eine adäquate Form zu bringen.

SZENARIO 2. Wenn der Empfänger das Ausfüllen des Feldes „Betreff“ weiterhin ignoriert, schreiben Sie ihm einen Brief mit etwa dem folgenden Inhalt: „Alla, ich schlage vor, dass Sie sofort den Betreff des Briefes im Feld „Betreff“ angeben. Ich denke, dass wir so die Effektivität unserer Kommunikation deutlich steigern werden.“.

TIPP 4. Achten Sie auf die Felder „An“ und „Cc“.

Sie müssen den allgemein akzeptierten Zweck dieser Felder in einem Geschäftsumfeld klar verstehen:

<если>im Feld „An“ werden nur Sie aufgeführt – das bedeutet, dass der Absender des Briefes auf eine Reaktion von Ihnen auf seine Frage oder Bitte wartet;
<если>Es gibt mehrere Empfänger im Feld – der Absender wartet auf eine Antwort von jedem oder einem der Empfänger. Speichern Sie in diesem Fall bei der Beantwortung die vom Absender festgelegte Empfängerliste über die Funktion „Allen antworten“ (natürlich vorausgesetzt, Sie möchten nicht bewusst nur dem Verfasser des Briefes antworten und so den Kern Ihrer Antwort verbergen). vom Rest der Korrespondenzteilnehmer);
<если>Ihr Name erscheint im Feld „Kopie“ – der Absender möchte Sie auf die Frage aufmerksam machen, erwartet aber keine Antwort von Ihnen. Das bedeutet, dass Sie zu diesem Thema keine Korrespondenz führen sollten. Wenn Sie sich dennoch dazu entschließen, wäre es ein Zeichen guter Form, den Brief mit einem der folgenden Sätze zu beginnen: „Wenn möglich, würde ich mich gerne an der Diskussion zu diesem Thema beteiligen ...“, „Lassen Sie mich meine Meinung äußern ...“.

Was den BCC-Bereich betrifft, ist er aus wirtschaftsethischer Sicht das umstrittenste E-Mail-Tool. Manchmal wird es als Werkzeug fast geheimer Beobachtung und Information wahrgenommen. Denn im BCC platzierte Empfänger sind für andere Empfänger nicht sichtbar. In einigen, meist großen Unternehmen, die in Sachen Ethik besonders gewissenhaft sind, ist die Verwendung dieses Feldes in der Unternehmenskorrespondenz, mit Ausnahme von Massenmailings, strengstens verboten. In den meisten Unternehmen wird es jedoch unter Beachtung der folgenden Regeln verwendet:

Beim Versenden eines Briefes mit ausgefülltem Feld „Bcc“ wird davon ausgegangen, dass der Autor des Briefes die verborgenen Empfänger über den Grund und Zweck dieser Nachrichtenform informiert hat (oder dies tun wird);
Der versteckte Empfänger muss keine Korrespondenz aufnehmen.

Bei Schulungen wird mir oft die Frage gestellt: Gibt es allgemein anerkannte Standards hinsichtlich der Zeit, innerhalb derer auf einen Brief eines Kunden oder Kollegen geantwortet werden muss? Aber man kann darauf keine allgemeingültige Antwort geben.

Wenn wir über interne Korrespondenz sprechen, wird hier alles von der Geschwindigkeit und dem Lebensrhythmus des Unternehmens selbst bestimmt. Es gibt Unternehmen, in denen eine Reaktionsverzögerung von mehr als eineinhalb Stunden als schlechtes Benehmen gilt. Und irgendwo im Laufe des Tages liegt die Antwort in der Ordnung der Dinge.

Als allgemeine Regel gilt, dass die akzeptable Antwortzeit auf einen Brief 2-3 Stunden beträgt. Dies ist die sogenannte angenehme Wartezeit, wenn der Absender auf eine Antwort wartet und durch das Schweigen seines Adressaten kein inneres Unbehagen verspürt.

Was aber, wenn Sie nach Erhalt und Lektüre des Briefes feststellen, dass Sie ihn nicht innerhalb von 24 Stunden vollständig beantworten können? Benachrichtigen Sie dann den Absender gemäß den Regeln der guten Sitten über den Erhalt des Briefes und den ungefähren Zeitrahmen für die Beantwortung. Zum Beispiel: „Hallo, Sergej Wassiljewitsch! Ich habe deinen Brief bekommen. Ich werde in den nächsten Tagen antworten“ oder „Andrey, ich habe den Brief erhalten. Danke! Um zu antworten, benötige ich weitere Informationen. Ich werde versuchen, spätestens zu antworten ...“.

TIPP 6. Befolgen Sie die Grundregeln für die Darstellung von Informationen in einem Brief

Davon gibt es nicht viele:

Beim Lesen eines Briefes passt die angenehmste Lautstärke maximal „auf einen Bildschirm“ – auf eine A4-Seite;
Das Volumen der versendeten Anhänge sollte 3 MB nicht überschreiten. Größere Dateien können dazu führen, dass die E-Mail beim Empfänger einfriert.
Verwenden Sie beim „Verpacken“ von Anhängen die universelle ZIP- oder RAR-Kodierung. Andere Erweiterungen können während der Übertragung blockiert oder unterbrochen werden und dem Empfänger Probleme bereiten;
Beginnen Sie niemals eine Antwort als neuen Brief (ohne den Korrespondenzverlauf zu speichern). Andernfalls ist der Empfänger gezwungen, Zeit mit der Suche nach der ursprünglichen Nachricht zu verschwenden.
Schreiben Sie in einer Sprache, die für den Empfänger möglichst verständlich ist. Viele Menschen fragen sich, ob es angemessen ist, berufliches oder unternehmensinternes Vokabular, Slang, Abkürzungen und Anglizismen zu verwenden.

Dies muss im Einzelfall gesondert entschieden werden.

So ist die interne Unternehmenskorrespondenz in einem Unternehmen fast immer mit Slang und Abkürzungen gespickt: Sie sind für alle Beteiligten vertraut und verständlich und ermöglichen eine Zeitersparnis. Sie müssen sie jedoch in der Korrespondenz mit Gegenparteien sorgfältig verwenden.

In meiner Praxis gab es einen solchen Fall. Eine Kollegin bereitete Materialien für einen Verlag vor und in ihrem letzten Brief schrieben sie ihr: „Mascha, bitte schick uns alle deine Materialien so schnell wie möglich.“. Mascha kam zu dem Schluss, dass es sich hierbei um die Bezeichnung eines ihr unbekannten Formats handelte, in das der Text übersetzt werden musste. Sie hat viel Zeit verschwendet, um herauszufinden, wie sie der Bitte des Verlegers nachkommen kann. Stellen Sie sich vor, wie verärgert die Maschine ist, als sie zwei Tage später erfährt, dass das mysteriöse „asap“ eine Abkürzung für das im englischen Sprachraum weit verbreitete Wort „as Soon as as möglich“ ist. Aber Masha konnte Materialien innerhalb einer halben Stunde nach Erhalt der Anfrage verschicken!

TIPP 7: Beenden Sie jeden Brief mit einem Unterschriftenblock und Ihren Kontakten

Unabhängig davon, wie genau Sie den Empfänger kennen und wie lange Ihre Korrespondenz bereits läuft, sollte jeder Ihrer Briefe einen Block bestehend aus einer Unterschrift und Kontaktinformationen enthalten. Dies ist ein integraler Bestandteil der Kultur der Geschäftskommunikation.

Der Block muss enthalten:

Ihr Vor- und Nachname. Es besteht keine Notwendigkeit, Abkürzungen zu verwenden. Anstatt „T.L. Worotynzew" in meiner Signatur gebe ich an „Tamara Leonidowna Worotynzewa“ oder „Tamara Worotynzewa“ damit der Adressat versteht, wie er mich in einem Antwortschreiben kontaktieren kann;
Dein Standpunkt. Dies gibt dem Empfänger die Möglichkeit, die Grenzen Ihrer Autorität und Fachkompetenz bei der Lösung von Problemen zu verstehen;
Kontaktinformationen (Telefon, E-Mail, Firmenname, Website). Auf diese Weise bieten Sie dem Empfänger bei Bedarf die Möglichkeit einer zusätzlichen betrieblichen Kommunikation.

Zu allem, was gesagt wurde, möchte ich hinzufügen: Ihre E-Mails sind genau die Kleidung, mit der Sie begrüßt werden. Mit anderen Worten: Wenn Sie die Etikette der Geschäftskorrespondenz beachten, hinterlassen Sie bei Ihrem Empfänger den angenehmsten Eindruck.

In der modernen Welt beginnt ein Geschäftskontakt oft mit der Geschäftskorrespondenz – eine schriftliche Form der geschäftlichen Interaktion, die jede Art von Korrespondenz (Brief, Nachricht usw.) umfasst, die von einem Beamten in seinem Namen und aufgrund seiner Position versandt wird.

Ein wichtiger Aspekt ist die Einhaltung bestimmter Etikette-Standards. Andernfalls kann es zum Abbruch bestehender Verbindungen und zum Verlust eines Kunden oder Geschäftspartners kommen. Eine gut gestaltete Geschäftskorrespondenz trägt dazu bei, den besten Eindruck von Ihnen oder dem Unternehmen zu hinterlassen.

Die Beherrschung der Magie der Buchstaben ist für jeden Menschen wichtig. Zum Beispiel bei der Suche nach einem neuen Job: Zusammenstellen und Versenden eines Lebenslaufs, Testaufgaben, Anschreiben, zusätzliche Informationen zu Ihrer Person, Vereinbarung eines Besprechungstermins.

Interessanterweise wurden die heute geltenden Regeln der Geschäftskorrespondenz vor etwa 150 Jahren in England entwickelt.

Arten von Geschäftsbriefen

Um zu entscheiden, wie ein Brief verfasst werden soll, müssen Sie die Unterschiede zwischen den Brieftypen kennen. Dies hilft Ihnen bei der Entscheidung über das Thema der Nachricht und deren richtige Gestaltung. Dies wird Ihnen helfen, in den Augen eines wichtigen Gegners nicht dumm auszusehen.

Je nach Designstruktur gibt es:

Kommunikationsbriefe

Dazu gehören Ablehnungsschreiben, Ansprüche, Entschuldigungen und Geständnisse. Alles, was ein Mitarbeiter im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit nutzt.

Einverständniserklärungen

Eine wichtige Art des Schreibens. Dank ihr werden die Ergebnisse des Treffens zusammengefasst, Vereinbarungen getroffen, der Zeitpunkt für die Erledigung von Aufgaben festgelegt und beide Parteien vom richtigen Vertragsverständnis überzeugt.

Regeln für Geschäftsbriefe

Die Art und Weise, wie Blogger sich ausdrücken, ist nicht Ihre Entscheidung. Es gibt keine Entschuldigung für Fehler und Tippfehler. Sie können sich nicht mit den Schwierigkeiten trösten, die das Erlernen einer Sprache seit Ihrer Kindheit mit sich bringt. Sie müssen so hohe Ansprüche wie möglich an sich selbst stellen. Andernfalls zeichnet es ein ungünstiges Bild Ihrer Persönlichkeit und Bildung.

Die Besonderheit der Geschäftskorrespondenz besteht darin, dass Fehler in der Rechtschreibung professioneller Wörter als Indikator für die Inkompetenz einer Person im gewählten Bereich angesehen werden.

Grundregeln:

Vermeiden Sie die Verwendung von Wörtern, deren genaue Definition Sie nicht kennen. Überprüfen Sie als letzten Ausweg ihre Bedeutung in Wörterbüchern.
Vermeiden Sie die Verwendung spezifischer Terminologie. Einige Wörter sind dem Gesprächspartner möglicherweise unbekannt und können von ihm falsch interpretiert werden. Zur Geschäftskorrespondenz-Etikette gehört in solchen Fällen die Erklärung von Begriffen und Abkürzungen.
Schreiben Sie in kurzen Sätzen. Länge und üppige Konstruktionen sind beim Schreiben eines Romans angemessen und nicht bei Geschäftsverhandlungen.
Geben Sie die Nachricht zunächst nicht in den Textkörper des Briefes, sondern in ein Dokument auf Ihrem Computer oder Online-Editor ein. Positiv hervorzuheben ist die automatische Rechtschreib- und Zeichensetzungsprüfung des Textes. Dadurch wird auch verhindert, dass der Brief versehentlich vorzeitig an den Empfänger gesendet wird oder durch das Schließen des Browsers oder den Verlust der Internetverbindung verloren geht. Wenn Sie in Microsoft Word arbeiten, verwenden Sie in bestimmten Abständen die automatische Speicherung von Material.
Sie sollten es vermeiden, eine Nachricht auf Ihrem Telefon oder Tablet einzugeben. Es besteht die Gefahr einer unangemessenen Autokorrektur.
Überprüfen Sie vor dem Absenden den Text auf Fehler und Konsistenz. Es wird empfohlen, den getippten Text nach einer Stunde noch einmal zu überprüfen, sich vorübergehend anderen Dingen zuzuwenden und das Schreiben zu vergessen. Dies wird Ihnen helfen, den Text aus einer anderen Perspektive zu betrachten und alle Ungenauigkeiten zu erkennen.

Einen Geschäftsbrief formatieren

Bei der Vorbereitung und Durchführung der Korrespondenz ist besondere Liebe zum Detail erforderlich. Es zeigt auch Respekt vor Ihrem Gegner und ermöglicht es Ihnen, Zeit zu sparen, die Sie für die Überarbeitung des Materials aufwenden müssten.

Folgende Aspekte sollten nicht vernachlässigt werden:

Korrektes Ausfüllen der Betreffzeile des Briefes

Wenn dies die erste Nachricht ist, ist der Titel möglicherweise hell. Besteht jedoch bereits eine Kommunikation mit dem Gegner, sollte der Betreff des Schreibens kurz und prägnant angegeben werden. Das sind die Grundlagen der Kommunikation. Sie helfen Ihnen, die Nachricht nach einer Weile wiederzufinden, sodass sowohl der Absender als auch der Empfänger das erneute Lesen erleichtern können.

Zitat

Die von Ihnen gesendete Nachricht kann Fragen enthalten, die Sie beantworten müssen. Es ist sinnvoll, sie zu beantworten und sie einzeln zu zitieren. Beim Versenden eines Briefes mit mehreren Weiterleitungen lohnt es sich, den Text zu nummerieren und in Absätze aufzuteilen. Auf diese Weise wird dem Gesprächspartner klar, welche Frage Sie beantworten.

Übermäßige Zitatketten erzeugen ein Gefühl des Chaos in der Kommunikation. Wenn jedoch die Notwendigkeit besteht, zu zuvor gesendeten Nachrichten zurückzukehren oder den Gesprächspartner an etwas zu erinnern, lohnt es sich, dies zu tun. Insbesondere, wenn es um Budget, Leistungspaket und Zeit geht.

Berücksichtigen Sie alle erhaltenen Informationen

Beim Verfassen eines Briefes müssen Sie alle von Ihnen oder Ihrem Gesprächspartner beigefügten Unterlagen kurz kommentieren. So ist für den Empfänger sofort klar, welche Inhalte der Dateien ihn erwarten.

Ihre eigene Unterschrift ist eine Analogie zu einer Visitenkarte

Geschäftskorrespondenz erfordert eine Unterschrift. Es kann automatisch erfolgen und ist dann in jedem gesendeten Brief enthalten. Wie erstelle ich eine informative Signatur? Verwenden Sie Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre aktuelle Position, Arbeitskontakte und Ihr Firmenlogo.

Zum Beispiel: „Mit Respekt, Ivan Ivanov, Ihr Projektmanager, Ihre Telefonnummer oder alle anderen Messenger.“ Oder „Mit freundlichen Grüßen, Ivan Ivanov…“.

Die Signatur kann auch einprägsam und kreativ sein und auf eine besondere Verbindung zum Unternehmen oder Anliegen hinweisen. Beispielsweise können Mitarbeiter eines Netzwerks der Buchbranche beim Einfügen aktueller Produktneuheiten den Satz „Ich lese gerade...“ verwenden. Aber es ist besser, solche Dinge mit Ihren Vorgesetzten abzustimmen.

Postanschrift

Die Regeln der Geschäftskorrespondenz erfordern die Angabe einer Postanschrift. Es wäre besser, wenn er ein reiner Arbeiter wäre. Dort dürfen der Firmenname, die Position, der Vor- oder Nachname angezeigt werden, nicht jedoch das Geburtsjahr oder verspielte Spitznamen/Wörter. Es ist besser, über viele Jahre hinweg über die korrekte Bezeichnung der Adresse nachzudenken, wenn Sie planen, diese zu verlassen, auch wenn Sie Tätigkeiten oder Positionen wechseln.

Schriftart und Abstand

In der Dokumentation wird am häufigsten die Schriftart Times New Roman verwendet, Größe 12 für Tabellen oder 14 für Text. 1,5-2 Intervalle. Das sind die unausgesprochenen Grundlagen.

Geschäftskommunikationsstil

Geschäftskorrespondenz ist ein heikler Balanceakt. Freundliche Kommunikation ist hier unangebracht, aber auch betont harsche Kommunikation ist nicht angebracht.

Merkmale der Kommunikation:

Schwere der Designs

Verkleinerte Wörter und umgangssprachliche Ausdrücke sind unangemessen.

Verwendung von Emoticons

Verwenden Sie Emoticons vorsichtig oder vermeiden Sie sie. Der Erstkontakt lässt ihre Anwesenheit grundsätzlich nicht zu. In Zukunft können Klammern vorhanden sein, jedoch nur positive in mäßiger Menge. Freundlichkeit und Humor sind in dieser Art der Kommunikation nicht akzeptabel. Dieses Formular ist inakzeptabel, wenn Sie Ihrem Gesprächspartner untergeordnet sind.

Grüße mit Namen und Vatersnamen

Die Regeln für die Führung von Geschäftskorrespondenz setzen einen respektvollen Umgang mit dem Gesprächspartner, Aufmerksamkeit und Interesse an seiner Person voraus. Dies erhöht das Interesse Ihres Gegners an Ihnen und erhöht die Chance auf Nachsicht. Es empfiehlt sich, vorab den Namen des Gesprächspartners sowie dessen Anredepräferenzen zu kennen.

Antwort innerhalb von zwei Tagen

Es ist richtig, innerhalb weniger Werktage eine Antwort auf die Nachricht zu senden. Andernfalls gilt es als respektlos. Wenn der Brief vor dem Wochenende oder Urlaub verschickt wurde, müssen Sie ihn nicht beantworten, wenn er nicht dringend ist. Andernfalls müssen Sie Ihren Gesprächspartner auf das vorübergehende Ausbleiben Ihrer Antwort hinweisen oder sich kurzzeitig über den Inhalt des Briefes abmelden.

Mangel an Aufdringlichkeit

Wenn Sie ständig nach etwas fragen und um Bestätigung bitten, werden Sie in ein schlechtes Licht gerückt. Wenn eine Bestätigung des Gesprächspartners erforderlich ist, können Sie ihn innerhalb von drei Tagen an die Notwendigkeit erinnern, zu antworten. Wenn es sich um eine dringende Angelegenheit handelt, ist es besser, dies gleich in Ihrer ersten Nachricht zu erwähnen.

Spiegelregel

Die Etikette in der Geschäftskorrespondenz ermöglicht es Ihnen oft, Ihren Gegner so anzusprechen, wie er es tut. Dies erhöht die Möglichkeit des gegenseitigen Verständnisses und der Kommunikation auf Augenhöhe. Behalten Sie im Auge, welche Begriffe, welchen Kommunikationsstil und welche Ansprache Ihr Gesprächspartner verwendet.

Schöne Ferien

Wenn die Kommunikation rund um oder während offizieller Feiertage stattfindet, lohnt es sich, dem Gesprächspartner zu gratulieren. Dies sind die Regeln der Geschäftskorrespondenz. Es ist auch nützlich zu wissen, wann der Geburtstag Ihres Gegners ist.

Dankbarkeit

Elementare Höflichkeit wären Worte der Dankbarkeit als Antwort auf eine Gratulation, eine Einladung oder eine Erklärung.

Unter Berücksichtigung aller oben genannten Merkmale wird es nicht schwierig sein, Kontakt zu Ihrem Gesprächspartner aufzunehmen und sich eine positive Meinung über sich selbst zu bilden.

Die Bedeutung geschäftlicher Schreibregeln

Tatsächlich ist jeder gesendete Brief eine Visitenkarte, ein Spiegelbild unserer gewählten Geschäftsposition. Damit sie anständig aussieht, Respekt und Vertrauen weckt und Verhandlungen von Komfort und Effizienz bei der Lösung von Problemen begleitet werden, ist die Kenntnis der Regeln guter Manieren und deren ständige Einhaltung ein unerschütterlicher Erfolgsgarant.

Für jegliche Korrespondenz im Internet oder in Briefen gelten die gleichen strengen Maßstäbe wie bei der Kommunikation per Telefon oder bei persönlichen Verhandlungen. Die Prinzipien, auf denen die Interaktion basiert:

gegenseitiger Respekt der Gegner vor der Persönlichkeit und der geschäftlichen Stellung des anderen;
Beachtung der Geschäftsinteressen des Gegners;
Wahrung der Vertraulichkeit;
Pünktlichkeit bei der Lösung wichtiger Aufgaben.

Geschäftskorrespondenz ist notwendig, weil:

Beim Versenden eines Briefes erfolgt keine Antwort, auch wenn diese angedeutet wurde;
Briefe gehen im Strom unnötiger Informationen verloren und Mitarbeiter rufen sich ständig gegenseitig an, um ihre Post zu überprüfen.
Nach dem Lesen der E-Mail ist völlig unklar, was von Ihnen benötigt wird;
Aufgrund der Fülle an Details und des Informationschaos in Nachrichten werden die Gedanken verwirrt und ein komplexes Problem wird nie gelöst.

Sie können viel Freizeit sparen, wenn Sie allgemeine Regeln für die Führung von Geschäftskorrespondenz umsetzen. Dies wird dazu beitragen, die oben genannten Probleme zu vermeiden.

Moderne Formen der Geschäftskorrespondenz, die heute in der internationalen Kommunikation akzeptiert werden, wurden vor etwa 150 Jahren entwickelt. Ihre Heimat ist England. Hier entstehen die Grundregeln der Etikette für das Verfassen von Korrespondenz. Im Ausland wird den formalen Aspekten der geschäftlichen und persönlichen Korrespondenz mehr Aufmerksamkeit geschenkt als hierzulande. Und um gute Beziehungen zu Partnern im Ausland nicht unwissentlich zu zerstören, muss die Korrespondenzetikette strikt eingehalten werden.

Heute, im Zeitalter von E-Mail, Telefax und Computer, werden gut geschriebene persönliche Briefe, Empfehlungs-, Glückwunsch- und andere Briefe, verschiedene Arten von Postkarten, Telegrammen und traditionell und schön gestaltete Einladungen dem Empfänger Zufriedenheit bereiten und aufrichtiges Beileid hervorrufen den Verlust erhöhen.

Ein erheblicher Teil der Geschäftskontakte auf der ganzen Welt wird per Korrespondenz abgewickelt. Daher ist es sehr wichtig, Geschäftsbriefe verfassen zu können, die den besten Eindruck von Ihnen persönlich und Ihrem Unternehmen vermitteln.

Grundsätzlich werden alle offiziellen Schreiben nach einem einzigen internationalen Standard verfasst. Demnach wird der Brief nicht im Namen einer bestimmten Person, sondern im Namen einer kollektiven – juristischen Person – verfasst. Diese Form der Präsentation wird dadurch bestimmt, dass das offizielle Schreiben kollektive Interessen zum Ausdruck bringt und in der Regel von einem Beamten unterzeichnet wird – dem Direktor eines Unternehmens, einer Institution, dem Vorsitzenden einer Kommission, dem Sekretär des Organisationskomitees (oder einfach dem Organisationskomitee, was nicht ganz stimmt).

In Russland gibt es keinen allgemein anerkannten Standard für offizielles Schreiben, dennoch müssen bestimmte Regeln befolgt werden.

Wirtschaftsorganisationen verwenden in der Regel gedrucktes Briefpapier für die Geschäftskorrespondenz. Persönliche Geschäftsbriefe werden auf Normalpapier gedruckt.

Schreibpapier sollte sauber und ordentlich geschnitten sein.

Servicebriefe werden nur zu einem Thema verfasst, die Informationen müssen umfassend und der Brief so kurz wie möglich sein.

Dienstbriefe sollten keine komplexen Sätze enthalten; es wird nicht empfohlen, komplexe Motivationsmethoden zu verwenden.

Der Umfang eines Dienstbriefes sollte eineinhalb Seiten maschinengeschriebenen Textes nicht überschreiten. In Fällen, in denen die Vorlage umfangreicherer Informationen, Zertifikate, Schlussfolgerungen usw. erforderlich ist, handelt es sich bei einem Geschäftsbrief eigentlich um einen Begleitbrief zu diesen Dokumenten (diese sind eine Anlage zum Brief). Der Umfang und die Anzahl der Anhänge zum Brief sind nicht begrenzt.

Sie müssen auf erhaltene E-Mails unverzüglich innerhalb von 10 Tagen antworten. Sollte eine ausführliche Antwort innerhalb dieser Frist nicht möglich sein, müssen Sie zumindest den Erhalt des Schreibens angeben und begründen, warum es zu einer Verzögerung bei der Antwort gekommen ist.

Alle Teilnehmer der Geschäftskorrespondenz müssen nach Erhalt des Schreibens über den Vorgang informiert werden.

Sie sollten sich schriftlich bei der Person bedanken, die das Empfehlungsschreiben abgegeben hat. Dieses Schreiben soll über die Ergebnisse der Geschäftsbekanntschaft informieren bzw. informieren.

Für schriftliche Glückwünsche und gute Wünsche ist es wichtig, sich schriftlich zu bedanken. Dankesbriefe für Geschenke, erbrachte Dienstleistungen und alles, was mit Ihrem Unternehmen zu tun hat, können auf Firmenbriefpapier gedruckt werden. Sie sollten nur dann auf Normalpapier schreiben, wenn Sie nicht im Namen eines Unternehmens oder in Ihrem eigenen Namen als Mitglied dieses Unternehmens sprechen.

Sie sollten nur Briefe unterschreiben und versenden, die gut gedruckt, schön auf dem Papier gestaltet, tadellos ordentlich und optisch ansprechend sind, also Briefe, die sofort einen positiven Eindruck hinterlassen. Ein Buchstabe ist ein Spiegel, der das Aussehen, den Geschmack und den Charakter einer Person widerspiegelt.

Hier sind ein paar Tipps, um sicherzustellen, dass Ihr Geschäftsbrief attraktiv und gut formatiert ist.

Für die Geschäftskorrespondenz müssen Sie Papier von bester Qualität verwenden.

Der Umschlag muss hinsichtlich Papierqualität und -stärke zum Formular passen. Alles, was auf dem Umschlag getippt oder gedruckt wird, muss mit dem auf dem Papier gedruckten übereinstimmen.

Briefpapier sollte von guter Qualität und edlem Geschmack sein. Sie sollten niemals nicht standardmäßige Umschläge oder Papier verwenden, das für die tägliche Geschäftskorrespondenz verwendet wird.

Alle Geschäftsbriefe sollten in mindestens zwei Kopien getippt werden. Eine Kopie sollte im Korrespondenzordner aufbewahrt werden.

In der oberen rechten Ecke ist unter der Adresse der Organisation, die den Brief sendet, das Datum der Absendung des Briefes angegeben. Datumsangaben können mittlerweile auf unterschiedliche Weise geschrieben werden: Der 23. März 1995 entspricht dem traditionellen britischen Stil; man kann auch schreiben: 23. März 1995; 23. März 1995; 23. März 1995. Die folgende aus den USA stammende Form wird heute in der internationalen Praxis häufig verwendet: 6. Februar 1995. Es können auch Abkürzungen verwendet werden: 8. Okt. 1995, Dez. 15, 1995.

Sie können das in Zahlen angegebene Datum finden, aber das birgt eine Gefahr, denn;

Im britischen Englisch bedeutet 4.3.95 den 4. Tag des 3. Monats (März);

Während im amerikanischen Englisch zuerst der Monat und 4,3 angegeben werden. 95 bedeutet 3. April. Die amerikanische Version des Datums sieht folgendermaßen aus: 3.4.95.

Der Text des Briefes sollte schön und korrekt auf dem Papier positioniert sein. Unabhängig davon, ob der Buchstabe kurz oder lang ist, sollte der Text gleichmäßig und symmetrisch gedruckt werden.

Breite Ränder machen den Brief besser lesbar und attraktiver. Drucken Sie einen Geschäftsbrief niemals auf der Rückseite zu Ende.

Versuchen Sie, die Sätze und Absätze in Ihrem Brief so kurz wie möglich zu halten. Jeder neue Gedanke oder jede neue Idee muss mit einer roten Linie beginnen und diesen Gedanken so einfach und prägnant wie möglich ausdrücken. Der Brief sollte keine Rechtschreibfehler, Tippfehler, falsch oder umständlich konstruierte Formulierungen enthalten. Grammatikfehler, schlechte Rechtschreibung, fehlende oder falsche Zeichensetzung können Ihre Bemühungen zunichte machen.

Beim Verfassen von Geschäftsbriefen sollten Sie sich an die Regel halten, dass Folgendes mit Großbuchstaben geschrieben wird:

Eigennamen sowie Adjektive, die Nationalität und Staatszugehörigkeit angeben (Russisch, Englisch);

Wörter, einschließlich Abkürzungen, im Namen von Unternehmen und Organisationen;

Wörter zur Bezeichnung der Position (Direktor, Chef, Ingenieur);

Abkürzungen für die Namen von Städten, Republiken, Straßen, Wegen usw.;

Vollständige und abgekürzte Namen der Monate und Wochentage;

Namen von Produkten, Marken.

Wenn dies nicht der erste Brief an Ihren Partner ist, sollte er mit einer höflichen Anspielung auf den letzten Brief beginnen, den Sie von ihm erhalten haben. Dabei handelt es sich weniger um eine Hommage als vielmehr um eine Benachrichtigung darüber, dass der Brief eingegangen ist und auf seiner Grundlage ein weiterer Dialog aufgebaut wird.

Wenn Sie zum ersten Mal einen Brief an Ihren Partner schreiben, müssen Sie zunächst Ihr Unternehmen und seine Ziele und Vorgaben vorstellen, die es sich im Bereich der internationalen Aktivitäten setzt. Noch besser: Schicken Sie Ihrem Partner eine Broschüre mit detaillierten Informationen über das Unternehmen. Werbemittel sollten jedoch nicht umfangreich sein. Der Text dieses Materials muss in der Sprache Ihres Partners oder auf Englisch verfasst sein.

Der Brief endet mit Dankesworten für die Zusammenarbeit und einem Ausdruck der Hoffnung auf deren Fortsetzung. Und natürlich: „Mit freundlichen Grüßen“, „Mit Respekt“ usw.

Die Unterschrift wird auf der rechten Seite des Blattes unter der abschließenden Höflichkeitsformel platziert. Unter seiner handschriftlichen Unterschrift steht der Name des Unterzeichners.

In letzter Zeit wird Fax bei Geschäftskontakten zunehmend als Kommunikationsmittel eingesetzt, das deutlich Zeit sparen kann.

Der Generalvertreter von World Resource, Intercorporated (USA), M. Margelov, teilt seine Erfahrungen mit der Nutzung von Faxen durch amerikanische Geschäftsleute 1 .

In der amerikanischen Tradition ist es üblich, für eine Faxnachricht eine standardmäßige erste Seite (Cover paqe) zu haben.

Dies erfolgt in der Regel auf dem Firmenbriefkopf. Das Formular sollte wie folgt aussehen: Oben steht das Firmenlogo (Warenzeichen) und ganz unten stehen über die gesamte Länge der Zeile die Adressen, Telefonnummern und andere Koordinaten der Büros und Niederlassungen des Unternehmens . Unter dem Bild des Emblems wird eine Telefaxnachricht (Facsimile messaqe) geschrieben. Die Seite sieht dann so aus:

Erste Wahl

Anzahl der Paqes inklusive Abdeckung_________________________________

Wenn Sie nicht alle Seiten erhalten________________________________

Bitte rufen Sie an______________________ oder faxen Sie____________________,

Dies bedeutet (von links nach rechts): Datum (Tag, Monat, Jahr, in dem die Nachricht gesendet wurde), Uhrzeit des Sendens der Nachricht, an wen (Vor- und Nachname des Empfängers), Faxnummer des Empfängers, das Unternehmen, das er vertritt , und die traditionelle Formel „Anzahl der Seiten der Nachricht, einschließlich der ersten Seite“ – hier wird ein Bindestrich eingefügt, der erst dann von Hand ausgefüllt wird, wenn die Nachricht vollständig und unterschrieben ist, und „wenn Sie nicht alle Seiten erhalten haben Bitte rufen Sie die Nachricht an..." (dann geben Sie Ihre Telefonnummer ein) oder senden Sie sie per Fax" (geben Sie die von Ihnen verwendete Faxnummer ein). Schreiben Sie anschließend das Wort Kommentare: (Kommentare) und dann den Text.

Zweite Option

Ab Datum_________________________

Standort unseres Faxes

Anzahl der Pakete (inkl. Deckblatt) ___________________________

Zu:__________________________________________________________

Unternehmensbereich_________________________________________

Nachricht:______________________________________________________________,

Das bedeutet: von wem (Vor- und Nachname), Datum der Übermittlung der Nachricht, Standort (Adresse), unser Fax (Ihre Faxnummer), Anzahl der Seiten der Nachricht, einschließlich der ersten Seite (hier ist alles gleich bei der ersten Option), an wen (Name und Nachname des Adressaten), das Unternehmen (Institution) und dann die Nachricht selbst.

Der Text wird auf einer Schreibmaschine oder einem Computer getippt und handsigniert. Es ist besser, jede Seite beginnend mit der zweiten zu nummerieren – die Navigation ist einfacher, wenn die Nachricht beim ersten Mal nicht durchgegangen ist und Sie sie wiederholen müssen. Es ist nicht erforderlich, die Nachricht zu stempeln, wenn es sich nicht um ein Dokument handelt.

Wenn Sie eine Antwortnachricht senden, bedanken Sie sich zunächst beim Empfänger – ein Satz genügt. Wenn Sie auf das vorherige Fax nicht geantwortet haben, sollten Sie warten, aber auf keinen Fall im nächsten Fax ständig wiederholen: „Ich freue mich auf Ihre Antwort.“

Wir haben mit unseren Partnern Faxe ausgetauscht und ihr Interesse geweckt. Sie haben vorgeschlagen, Ihr erstes gemeinsames Dokument abzuschließen – ein Absichtsprotokoll. Hierbei handelt es sich lediglich um eine schriftliche Darstellung der Wünsche beider Parteien, unverbindlich, sodass keine Illusionen entstehen müssen. Der Text des Protokolls sollte so kurz wie möglich sein; am Ende muss der Satz stehen: „Dieses Protokoll selbst kann nicht als Rechtsgrundlage für die kommerziellen Verpflichtungen der Unterzeichner dienen.“

Das Protokoll muss auf dem Briefkopf einer der Parteien erstellt werden, entweder in vier Exemplaren – zwei in jeder Sprache, oder in zwei – zweisprachig, auf jeder Seite befinden sich zwei parallele Spalten in zwei Sprachen, in diesem Fall sind jedoch Unterschriften erforderlich 2-mal auf dem letzten Blatt platzieren - unter beiden Spalten.

Unter dem Text (vor den Unterschriften) ist die Gültigkeitsdauer dieses Protokolls angegeben – in der Regel nicht mehr als ein Jahr.

Wie bereits erwähnt, wird Sie rechtlich niemand dazu zwingen, sich an das Protokoll zu halten, aber dies erfordert die Ehre eines Unternehmers, die bei einem Verstoß gegen die Vereinbarung stark leiden kann.

Und schließlich: Beantworten Sie Briefe oder Faxe immer, auch wenn Sie Schwierigkeiten haben, die gestellten Fragen zu beantworten. In der Geschäftswelt gilt jemand, der nicht auf Korrespondenz antwortet, als verantwortungslos und genießt kein Vertrauen.

Geschäftskorrespondenz– ein wichtiges Element der Geschäftstätigkeit. In welchem Licht das Unternehmen gegenüber seinen Kunden oder Geschäftspartnern erscheint, hängt von seinen Merkmalen ab. , wem Sie vertrauen können und mit wem Sie Geschäfte machen können, müssen Sie eine Vorstellung von den Normen und Regeln der Geschäftskorrespondenz-Etikette haben. Die Einhaltung solcher Normen und Regeln wird sicherlich zum Erfolg des gesamten Unternehmens beitragen.

Sprache der Geschäftskorrespondenz

Als Norm der Geschäftskorrespondenz-Etikette gilt ein bestimmter Sprachstil, der sich unterscheidet:

Häufige Wiederholung, Einheitlichkeit der Sprachmuster.

Diese Art der Erklärung ermöglicht es Ihnen, sich konkreter und klarer auszudrücken. Dadurch werden unterschiedliche Verständnisse des Brieftextes vermieden. Es ist ratsam, eine Reihe bestimmter Formulierungen zur Hand zu haben, die es erstens ermöglichen, eine klare Geschäftsbotschaft zu verfassen und zweitens Zeit bei der Vorbereitung des nächsten, sogar eines Verkaufsbriefs, zu sparen.

Neutralität des Tons.

Es ist wichtig, Informationen logisch darzustellen. Eine emotionale Bewertung von Sachverhalten in der Geschäftskorrespondenz ist unangemessen. Es ist nicht akzeptabel, umgangssprachliche Ausdrücke, Dialektausdrücke, Wörter oder Interjektionen zu erwähnen. Bei der Korrespondenz ist es wichtig, die Objektivität der dargelegten Sachverhalte sicherzustellen und diese in eine klare logische Reihenfolge zu bringen.

Semantische Genauigkeit.

Der aussagekräftige Inhalt von Geschäftsbriefen verleiht ihnen praktischen und sogar rechtlichen Wert. Daher ist es wichtig, die richtigen Worte zu wählen, damit der Empfänger den Absender verstehen kann. Es ist besser, keine mehrdeutigen Wörter in den Text aufzunehmen. In diesem Fall kann es sein, dass der Adressat den Inhalt des Briefes auf seine Weise anders versteht.

Auswahl von Sachmaterial.

Daten und Fakten in einem Geschäftsbrief müssen informativ und vor allem sorgfältig geprüft sein. In diesem Fall sollten die Fakten sorgfältig ausgewählt werden und nur diejenigen angegeben werden, die für den konkreten Fall relevant sind. Es ist nicht akzeptabel, die gleiche Art von Daten aufzulisten oder unwichtige Tatsachen anzugeben.

Arten von Geschäftsbriefen

Geschäftsbriefe werden üblicherweise nach ihren Merkmalen klassifiziert:

Nach Funktionalität – Antwort auf eine Frage, Anfrage, Beschwerde, Vorschlag usw.;
In Bezug auf die Struktur – Standard (Lösung typischer Geschäftsprobleme und -situationen), unreguliert (Autor, basierend auf einer formalen logischen Darstellung oder Etikette-Standards);
Nach Thema - geschäftlich (Lösung wirtschaftlicher, rechtlicher oder anderer Probleme im Zusammenhang mit der Unternehmenstätigkeit) oder kommerziell, bezogen auf Lieferung und Verkauf;
Nach Art des Adressaten – regelmäßig (an einen Adressaten), Rundschreiben (an mehrere Adressen gleichzeitig gesendet);
Nach Zusammensetzung – 1-Aspekt (Reflektierung eines Problems), Multi-Aspekt (Beschreibung mehrerer Probleme).

Arten von Geschäftsbriefen nach Inhalt:

Eine Kommunikationsrolle übernehmen (Ablehnung, Anspruch, Rechtfertigung, Anerkennung);
Eine Form der Vereinbarung sein (basierend auf den Ergebnissen von Geschäftstreffen, mit Fristen für die Erledigung von Aufgaben und die Erfüllung verschiedener Verpflichtungen);
In Form einer Anfrage vorliegen – um die erforderlichen Informationen zu erhalten;
Seien Sie ein Angebot (häufig eine Antwort auf ein zuvor erhaltenes Anfrageschreiben).

Geschäftsbriefe formatieren

Trotz der weit verbreiteten Nutzung der elektronischen Korrespondenz gibt es immer noch die Praxis, auf Papier gedruckte Geschäftsbriefe zu versenden. Und in diesem Fall ist es sehr wichtig, wie der Brief selbst aussieht, da das Erscheinungsbild eines Geschäftsbriefs die Vorstellung des Empfängers vom sendenden Unternehmen beeinflussen kann. Daher müssen Sie die folgenden Designstandards einhalten:

Geschäftsbriefe sollten auf Briefpapier, vorzugsweise aus hochwertigem Papier, mit vollständigen Angaben zum Absender gedruckt werden und gut lesbar sein;
Die Angaben des Absenders in einem Brief an ausländische Partner und Kunden müssen in englischer Sprache verfasst sein;
Der Brief im Umschlag sollte möglichst einmal gefaltet werden, mit dem Text nach innen. Für sehr wichtige Briefe ist es besser, einen großen Umschlag zu verwenden, der so dick ist, dass der Briefbogen nicht gefaltet werden muss;
Auf dem Umschlag dürfen alle Einzelheiten, wie im Brief selbst, und sogar das Firmenlogo angegeben werden;
Die Adresse des Empfängers ist nur auf dem Umschlag angegeben. Bei Verwendung eines Umschlags mit transparentem Fenster steht die Adresse des Empfängers auf dem Brief selbst in der oberen rechten Ecke. Anschließend wird der Brief so gefaltet, dass die Adresse im Klarsichtfenster sichtbar ist;
Die Absenderadresse steht sowohl auf dem Umschlag als auch auf dem Briefbogen.

Regeln für die Führung von Geschäftskorrespondenz

Nr. 1 – Versenden eines Briefes an einen Adressaten. In diesem Fall wird die Korrespondenz personalisiert, was insbesondere beim Aufbau von Geschäftsbeziehungen wichtig ist.

Nr. 2 – . Sie müssen auf alle Briefe antworten, und zwar rechtzeitig, wenn das Ziel darin besteht, den Eindruck eines Unternehmens zu vermitteln, das jederzeit zur Zusammenarbeit bereit ist und die Empfänger mit Respekt behandelt. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Sie kein Gedicht schreiben sollten. Klar und prägnant – so sollte der Antwortstil sein. In diesem Fall müssen Sie sich an das Schema „1 Buchstabe – 1 Antwort“ halten.

Nr. 3 – Wenn es erforderlich ist, dass der Inhalt der E-Mail an mehrere Adressaten übermittelt wird, werden deren Adressen in der Zeile „Kopie“ hinzugefügt. In diesem Fall darf die Person, die den Brief erhalten hat und deren Adresse in der Zeile „Kopie“ angegeben ist, nicht antworten. Hauptsache, er ist über diese oder jene Angelegenheit informiert.

Nr. 4 – Das Versenden eines elektronischen Geschäftsbriefs an mehrere Empfänger gleichzeitig ist akzeptabel, aber!!! nur wenn keine Antwort auf die Nachricht erwartet wird. Zu diesen Briefen gehören das Versenden von Preislisten, Mitteilungen über Änderungen im Arbeitsplan usw.

Nr. 5 – In einem Geschäftsbrief muss der Betreff angegeben werden. Anhand der Betreffzeile erkennt der Empfänger sofort, worum es in der Nachricht geht.

Nr. 6 – Es wird das Schema „Erst Begrüßung, dann Ansprache des Adressaten“ angewendet. In der Geschäftskorrespondenz ist es üblich, Personen mit Vornamen und Vatersnamen anzusprechen.

Nr. 7 – Der Text des Briefes sollte auf 3 Kernpunkten basieren: Begrüßung + Appell, Formulierung der Frage, Bitte oder Aufforderung zum Handeln.

Nr. 8 – Sie müssen die Benachrichtigungsfunktion sorgfältig nutzen. In diesem Fall wird am Ende der Nachricht im höflichsten Ton darum gebeten, dass der Adressat dem Absender mitteilt, dass der Brief gelesen wurde.

Nr. 9 – mit Unterschrift sollte möglichst prägnant sein. Dabei ist es wichtig, nicht nur bestimmte Wörter einzugeben, zum Beispiel „Mit Respekt“, sondern bei Geschäftskorrespondenz per E-Mail auch den vollständigen Namen und die Position des Schreibenden anzugeben der Brief, seine wichtigsten Kontaktinformationen.

Nr. 10 – obligatorischer Hinweis darauf, dass dem Schreiben zusätzliche Materialien beigefügt werden, sofern diese zusammen mit dem Schreiben versandt werden. Bei einem gewöhnlichen Brief auf Papier reicht in den meisten Fällen die Angabe der Anlage auf einer bestimmten Anzahl von Blättern aus. Wenn es sich um elektronische Geschäftskorrespondenz handelt, sollten die Angaben zum Antrag Angaben zu den angehängten Dateien, insbesondere deren Format, Umfang und Inhalt, enthalten. Das Gewicht der Dateien sollte 5 MB nicht überschreiten.

Merkmale der Geschäftskorrespondenz

„Sehr geehrte Damen und Herren, respektiert“ ist die häufigste Anrede in allgemeinen Geschäftsbriefen.
„Lieber“ ist eine emotionale Anredeform in Glückwunschbriefen.
In formellen Briefen wird nur die Anrede mit Vornamen und Vatersnamen verwendet.
Ein Brief zwischen Geschäftspartnern ist nach dem Schema „Begründung der Entscheidung/die Entscheidung selbst“ oder „die Entscheidung selbst/Begründung der Entscheidung“ aufgebaut. Die erste Option ist besser in Ablehnungsschreiben zu verwenden, die zweite – im Falle einer positiven Entscheidung.
Behördliche Verfahren sind einzuhalten. Beispiel: Auf einen von einem Vorgesetzten unterzeichneten Brief soll eine von einer Person in einer ähnlichen Position unterzeichnete Antwort gesendet werden. In diesem Fall ist eine Option möglich, bei der der Direktor selbst auf ein vom Stellvertreter unterzeichnetes Schreiben antworten kann.
Das Anforderungsschreiben muss bestimmte Wörter enthalten. Beispiele: Ich frage, wir fragen, fragt usw. Gleichzeitig sollte in der Antwort auf ein solches Schreiben klar dargelegt werden, ob dem Antrag entsprochen oder seine Ausführung abgelehnt wird.

WICHTIG! Denken Sie daran, dass es sich hierbei nicht nur um eine Reihe von Regeln und Vorschriften handelt, sondern um eine Art Kunst, die von Fachleuten mit vielfältigen Kenntnissen im Bereich der Geschäftskommunikation erlernt werden sollte.

Achten Sie auf Fernschulungen:

E-Mail-Korrespondenz im Geschäftsleben. Verwalten Sie Geschäftsbeziehungen
E-Mail-Korrespondenz mit Partnern. Schwierige Situationen (fortgeschrittenes Niveau)

Artikel

Ein Geschäftsbrief ist eine Art psychologisches Porträt des Absenders, seiner Visitenkarte sowie Teil des Images und der Reputation des Unternehmens. Wie Sie sich davor schützen können, all das aufzugeben, erfahren Sie in unserem Artikel.

Tatiana Nikolaeva,

führender Experte für Geschäftsetikette am Negotiation Training Center, Moskau

Regeln für die E-Mail-Korrespondenz Für Geschäftsleute ist es eine Art Werkzeug, das es ermöglicht, das Gesicht des Unternehmens zu wahren und sein Image in der Kommunikation mit Partnern widerzuspiegeln. Was sind die wichtigsten Regeln der geschäftlichen E-Mail-Korrespondenz, die Händler berücksichtigen müssen? Schauen wir genauer hin, denn das spielt wirklich eine große Rolle.

Regel 1: Geben Sie den Betreff der E-Mail an

Anhand dieses Kriteriums entscheidet eine vielbeschäftigte Person, welchen Brief sie zuerst öffnet. Darüber hinaus ermöglicht diese Regel der elektronischen Korrespondenz dem Gesprächspartner, den gewünschten Brief im Korrespondenzfluss zu finden. Beispielsweise ist es praktisch, E-Mails zu erhalten, deren Betreffzeilen unterschiedliche organisatorische Aspekte desselben Prozesses widerspiegeln.

Zum Beispiel: „Paket der Teilnehmerunterlagen“, „Rechnung über die Zahlung der Teilnahme an der Ausstellung“, „Memo an den Ausstellungsteilnehmer“, „Grundrissplan der Ausstellungspavillons“ usw. Wenn die gesamte Korrespondenz mit dem Betreff „Teilnahme an“ geführt wurde B. der Ausstellung“, wäre es deutlich schwieriger, den benötigten Brief in umfangreicher Korrespondenz zu finden.

Regel 2. Anrede und Begrüßung nicht vergessen

Hier sollte der Brief beginnen. Besser ist es, dies in folgender Form zu tun: „Guten Tag, Vorname (Patronymie) des Adressaten.“ Das klobige Design von „Guten Tag!“ Es ist besser, es nicht zu verwenden. Es ist auch falsch, den folgenden Wortlaut anzugeben: „Hallo, Herr Ivanov.“ Im Geschäftsumfeld wird nicht über Gesundheit gesprochen. Wenn der Brief an eine Gruppe von Personen gerichtet ist, können Sie ein Sammelwort verwenden: „Sehr geehrte Damen und Herren!“ oder „Kollegen!“ Nur bei intensiver Korrespondenz im Frage-Antwort-Modus, wie bei der Kommunikation über Skype, können Sie auf die Kontaktaufnahme verzichten.

Phrasen, die in der Korrespondenz nicht verwendet werden sollten

Wenn E-Mail für Ihr Unternehmen ein wichtiger Kanal zur Lead-Generierung ist, finden Sie hier Informationen 11 Sätze, dessen Beseitigung die Redaktion des Magazins „Commercial Director“ dringend empfiehlt.

Regel 3. Denken Sie daran, dass Kürze die Schwester des Talents ist

Wenn der Betreff des Briefes Erläuterungen und Einzelheiten erfordert, geben Sie die erforderlichen Parameter an. Gießen Sie jedoch nicht zu viel Wasser darauf; Ideal wäre ein kurzer Brief, in dem Sie mit dem Adressaten ein Telefongespräch oder ein Treffen vereinbaren, bei dem Sie alle Details besprechen können.

Regel 4. Schreibstil – sachlich, Ton – neutral

Anders als bei persönlicher Kommunikation und Telefongesprächen, bei denen Sie ein Skript haben, sieht Ihr Empfänger Sie nicht nur nicht, sondern hört Sie auch nicht. Sie können Ihre Worte nicht durch Mimik, Betonung oder andere nonverbale Signale ergänzen. Halten Sie sich daher strikt an diese Regel der geschäftlichen E-Mail-Korrespondenz. Beispielsweise wird in einem Gespräch der Satz „Was brauchen Sie sonst noch von mir?“, der mit einer bestimmten Betonung ausgesprochen wird, den Wunsch ausdrücken, die gesamte Liste der Verantwortlichkeiten oder Handlungen zu kennen. Und in schriftlicher Form kann man es so lesen: „Wie viel kannst du mir aufladen?“ Habe ein Gewissen!“

Wenn Sie also zu weiteren Maßnahmen bereit sind, ist es besser, immer diese Regel der E-Mail-Korrespondenz zu verwenden. Schreiben Sie es so: „Wie kann ich sonst noch nützlich/nützlich sein?“ Wenn Sie am weiteren Prozess nicht teilnehmen möchten, müssen Sie dies richtig sagen. Zum Beispiel so: „Kolleginnen und Kollegen, angesichts meines hohen Arbeitspensums bei einem anderen Projekt wäre ich dankbar, wenn Sie ...“ und schildern Sie dann Ihre Wünsche: „Befreien Sie mich von der weiteren Arbeit an diesem Projekt“, „Beschreiben Sie es mir.“ Ich habe das gesamte Verantwortungsspektrum übernommen, sodass ich meine Arbeit planen konnte. Gleichzeitig ist es wichtig, die Unterordnung zu berücksichtigen: Wenn Sie mit Ihrem Vorgesetzten korrespondieren, klären Sie mit ihm die Priorität dieser Arbeit.

Regel 5. Dosieren Sie die Anzahl der Emoticons im Text

Dies ist eine Grundregel der elektronischen Korrespondenz zwischen Geschäftsleuten. Einige Unternehmen verbieten die Verwendung von Emoticons streng. Wenn Ihre Organisation nicht dazu gehört, verwenden Sie diese Symbole, aber sehr vorsichtig. Schließlich sind „Emoticons“ Symbole für Emotionen, die im Geschäftsumfeld dosiert werden müssen. Ein Symbol in einem Brief reicht aus, damit der Gesprächspartner Ihre Gefühle versteht. Diese Regel für die E-Mail-Korrespondenz gilt auch für die geschäftliche Kommunikation über Skype und ICQ.

Regel 6. Vergessen Sie nicht die elektronische Signatur

Am Ende jedes Briefes (nicht nur des ersten) muss eine Unterschrift stehen, die den Namen und die Position des Absenders, seine beruflichen Kontakte und das Firmenlogo enthält. Das ist guter Ton und ein Indikator für die Präsenz einer Unternehmenskultur.

Regel 7: Lesen Sie den Brief noch einmal, bevor Sie ihn absenden. Korrigieren Sie Fehler und Tippfehler

Nachlässigkeit ist für einen Unternehmer nicht die beste Eigenschaft.

Regel 8. Beantworten Sie die Korrespondenz innerhalb von 24 Stunden

Wenn Sie mehr Zeit benötigen, sollten Sie innerhalb von 24 Stunden darüber schreiben. Nach dem Absenden wäre es sinnvoll, den Empfänger des Briefes zu kontaktieren und sich zu vergewissern, dass er ihn erhalten hat und wann mit einer Antwort von ihm zu rechnen ist.

Regel 9. Bestätigen Sie den Empfang von E-Mails mit Anhängen

Überprüfen Sie, ob sie sich richtig öffnen. Bitte beachten Sie, dass Führungskräfte des Unternehmens keine Werbeangebote oder Links zu ihnen senden sollten (es sei denn, sie sind Gegenstand der Diskussion).

Es ist besser, solche Briefe im Namen des Vertriebsleiters mit der entsprechenden Benachrichtigung im Text des Briefes zu versenden.

Regel 10. Die Korrespondenz endet mit demjenigen, der sie begonnen hat

Der letzte Brief wird vom Initiator der Korrespondenz gesendet. Auch wenn alle Themen bereits besprochen wurden, schreiben Sie Ihrem Partner Dankesworte für die effektive Zusammenarbeit und die schnellen Antworten. Zum Abschluss wünscht man sich gute Laune und eine produktive Woche. Allerdings nur, wenn Sie eine enge und langfristige Beziehung zum Empfänger haben. In allen anderen Fällen ist es besser anzugeben: „Mit den besten Wünschen.“